Vi har alle været der. Et møde, hvor du ingen idé har om dagsordenen, eller hvad du skal bidrage med. Det er ikke effektivt. Vi har i dette indlæg samlet 12 punkter, som gør at dig og din virksomhed kan have mere effektive møder. Derudover vil vi efterfølgende udfordre, om alle de møder du afholder og deltager i, rent faktisk er nødvendige.
12 tips til effektive møder
- Mail agendaen mindst 24 timer inden mødet
- Del al relevant information med deltagerne inden mødet
- Kom til mødet 5 minutter før tid
- Kom forberedt – brug tiden til at tage beslutninger i stedet for at diskutere
- Hold dig til agendaen, ingen møde i mødet
- Begynd og afslut til aftalt tid
- Book mødet til 45 min. i stedet for 60
- Lad telefon blive udenfor
- Afbryd ikke den som taler
- Stille – ingen indvendinger
- Udfordrer idéerne, ikke budbringeren
- Følg op med en mail inden for 24 timer
Vælg dine møder med omhu
I en nylig artikel af mødeeksperten Al Pittampalli publiseret på Harvard Business Review, hævder han at virksomheder drukner i ineffektive møder, og at en af grundene er at vi kalder dem for møder. Al mener at hvis vi vil have færre og mere meningsfulde møder, er vi nød til at anvende mere robuste udtryk til at beskrive dem. Vi skal ganske enkelt stoppe med at kalde samtaler for møder.
Vi har ovenfor opridset 12 tips til mere effektive møder, men listen kan også bruges til at vurdere, hvilke møder der reelt er relevante. Hånden på hjertet, hvis du kigger i din kalender, hvor mange af de møder du har de næste 14 dage er så reelle møder? Altså møder med en klar dagsorden, beslutningspunkter, etc.?
Tre eksempler på møder du kan droppe
- Informations møder: Information er en type kommunikation som er ensrettet. Så der er ikke behov for at dine kollegaer afbryder deres arbejde for lytte på dig, det er bare spild af din og dine kollegaers tid. Brug i stedet e-mail eller intranettet, så kan de få informationen, når det passer dem bedst.
- Forplejnings møder: Dette skal ikke forveksles med kaffepauser (som vi er store fortalere for). Forplejnings møder er et planlagt møde, et socialt møde, hvor formålet i virkeligheden er at være social. Drop dem og indlæg i stedet reelle kaffepauser.
- Det ugentlige møde: Måske største synder af alle – mandags mødet. Har du virkelig brug for et møde hver uge, bare fordi det er mandag? Hvis det drejer sig om opgave- og ressourceplanlægning, så bør du i stedet teste et online værktøj, der kan håndtere dette mere effektivt.
Har du eksempler på andre møder, du har fjernet i din kalender? Del dem gerne med os i kommentarfeltet nedenfor.
Dette indlæg er oprindeligt skrevet på svensk af markedschef for Visma Software Sverige, Niclas Nässlander. Du kan læse hans indlæg “Effektivitetstips #6 – 12 tips för effektivare möten” her.
