Kender du det, at to-do-listen bare bliver længere og længere, og at tiden bare flyver afsted for dig? Så er det tid til at lære og prioritere dine opgaver, og komme stress til livs. Vi kommer i dette indlæg, som er en del af rækken af effektivitetstips, med 3 gode værktøjer, som du kan begynde og bruge allerede nu.
Tip 1 – Prioriter efter akut/ vigtig metoden
Forfatteren Stephen Covey har skrevet en meget brugbar bog, som hedder “First Things First“. Bogen præsentere flere forskellige metoder, som kan hjælpe med at prioritere. Blandt andet præsenteres metoden akut (urgent)/ vigtigt (important), som er en helt enkelt metode, der vil hjælpe dig til at prioritere dine arbejdsopgaver rigtigt. Med dette system er det muligt at opbygge en rutine, som er illustreret i nedenfor.
På den ene side, indsætter du Akut/ ikke akut og på den anden side vigtigt/ ikke vigtigt. Herefter kan du fordele dine opgaver efter, hvor vigtige og hvor akutte de er. Efterfølgende vil din prioritet selvsagt skulle være på de opgaver, der er ligger i kassen med kombinationen Akut + Vigtigt. Ifølge Stephen bør det generelle fokus for ens tid være på de opgaver, der ligger på vigtigt-siden. Du kan læse mere om metoden her >>.
Tip 2 – Prioriter efter PICK-chart-metoden
Forkortelsen PICK, står for Possible (muligt), Implement (udførelse/gennemførelse), Challenge (udfordring) og Kill (Afsked/ fjern). Dit PICK chart er et visuelt redskab, der ved at lade vurderings kriterierne krydse hinanden, skaber en firesporet matrix, der guider dig til at prioritere.
Når opgaverne skal placeres i diagrammet, så er det efter de fire kriterier:
- Possible: Her placeres opgaver, der er nemme at implementere, men giver en lille effekt
- Implement: Her placeres opgaver, der er nemme at implementere og giver store resultater
- Challenge: Dette er opgaver, som er svære at implementere, og vanskelig at vurdere effekten af
- Kill: Her skal opgaver, som er svære at implementere og har en lille effekt placeres.
Metoden er meget udbredt i produktionskrævende virksomheder.
Tip 3 – Prioriter efter forretningens mål
Start med at tage fat i din forretningsplan og de mål, som virksomheden har. Derefter laver du prioriteringen efter hensynstagen til virksomheden, herefter kunden og til sidst dig selv.
Hvis du så har en opgave, der understøtter virksomhedens mål, ja så prioriterer du den som nummer 1. Har du til gengæld en opgave, der kun vil gavne dig, så skal du sætte den med laveste prioritet.
Har du andre gode råd til at prioritere dine opgaver? Så skriv dem gerne i kommentarfeltet
Dette indlæg er oprindeligt skrevet på svensk af markedschef for Visma Software Sverige, Niclas Nässlander. Du kan læse indlægget “Effektivitetstips #14 – Tre tips hur du prioriterar” her.
