En integreret løsning hos Carl Ras A/S

Effektiv administration med Epos

En integreret løsning hos Carl Ras A/S

“Med Epos-platformen er mange af de tidligere manuelle processer blevet automatiserede og digitale.”

Mange virksomheder har fokus på at spare på ressourcerne – også i HR-afdelingen. Hos Carl Ras A/S sikrer Epos-platformen fra Visma, at HR kan forvalte sin tid under hensyntagen til ressourcerne.

Den 1. januar 2009 fik HR-afdelingen hos Carl Ras A/S et ekstra gear, som har klaret en stor del af det administrative arbejde. Den øgede effektivisering skyldes tre systemer fra PBJ: Epos HR, Epos Portal og Epos Løn. Tilsammen har de tre systemer medført en effektiv håndtering af de administrative opgaver i HR-afdelingen hos Carl Ras A/S.

"Førhen benyttede vi os af et lønsystem fra én leverandør og et HR-system fra en anden leverandør. Det betød, at HR-afdelingen skulle forholde sig til to forskellige systemer og logikker. Derudover var det besværligt at skulle overføre data fra det ene system til det andet, ligesom der skulle opdateres to forskellige personaledatabaser. Så da PBJ A/S (i dag Visma red.) fremlagde en løsning, der håndterer løn og HR på én og samme platform, slog vi til”, fortæller HR-chef hos Carl Ras A/S, Tina Ziegler, og fortsætter:

"Integrationen af systemerne er vigtig for os. I dag får vi support fra ét og samme sted på såvel HR- som lønsystemet. Derudover har vi sparet administrationstid. Inden overgangen til Epos havde vi to administrative medarbejdere i HR-afdelingen, hvis primære ansvar var at håndtere de mange processer forbundet med løn og personaledata i øvrigt. Med Epos-platformen er mange af de tidligere manuelle processer blevet automatiserede og digitale. Det har betydet, at vi i dag kan klare os med en deltidsansat, som tager sig af lønnen”, siger Tina Ziegler.


Mellemledere som Epos-ambassadører

Men det er ikke kun i HR-afdelingen, man har mærket den positive indvirkning på den daglige drift. Implementeringen af Epos har betydet, at mange indtastningsopgaver, som før hvilede på HR-afdelingen, er blevet placeret i de enkelte afdelinger hos mellemlederne. Tina Ziegler havde fra starten en ambition om, at HR og løn skulle rodfæstes i de enkelte afdelinger, og at mellemlederne skulle have en fornemmelse af ejerskab i forhold til det nye system. Derfor gjorde hun i opstartsfasen mellemlederne til ambassadører for Epos.

”Det var vigtigt for mig, at mellemlederne kunne tage ansvar for det nye system. Vi meldte klart ud, at Epos var den eneste løsning, og at det var den rigtige vej at gå for organisationen. Men vi lod det være op til mellemlederne at stå for integrationen i deres egne afdelinger. I en overgangsperiode på seks måneder gik alle medarbejdere til deres mellemleder med alt det, de før ville være gået til HR med: altså alt fra persondata til ferie og sygdom.

Da mellemlederne var blevet trygge ved systemet, og vi havde overstået de værste børnesygdomme, valgte vi at indføre en større gruppe medarbejdere i systemet”, forklarer Tina Ziegler og fortsætter: ”Ambitionen er, at halvdelen af alle medarbejdere i Carl Ras A/S skal være aktive brugere af Epos. At ambitionen ikke er højere skyldes, at lager- og butiksmedarbejderne ikke har adgang til computere i deres daglige arbejde.

”Resultatet af den velovervejede implementeringsproces er, at mellemlederne hos Carl Ras A/S har fået mere overblik. Det er blevet lettere at holde styr på alle data, og medarbejderne føler, at der er god opbakning om systemet fra deres nærmeste leder, som også står for en stor del af den daglige support på systemet.


Mere fokus på udvikling og strategi end administration

Epos har ikke kun afløst to andre it-systemer hos Carl Ras A/S. Det har også afløst utallige mapper, Excel-ark og papirstakke, som tidligere var en fast del af HR-afdelingens hverdag. Den administrationsmæssige side af HR er blevet decentraliseret, samtidig med at den er blevet betydeligt formindsket. ”Hos os har HR en udviklingsrolle. HR-afdelingen er ikke et kontor for personalefester og registrering af sygefravær. HR bør beskæftige sig med, hvordan man udvikler organisationen og medarbejderne i tråd med virksomhedens strategi”, udtaler Tina Ziegler og uddyber:

”Vi har altid haft udvikling i højsædet og er, når vi selv skal sige det, dygtige til det. Vi er ikke den eneste virksomhed, der sælger værktøj og beslag, så vores produkter er på ingen måde unikke. Det unikke ved Carl Ras A/S er måden, vi gør det på. Og her er ledelse og HR afgørende faktorer, som holder udviklingsgnisten ved lige”, slutter Tina Ziegler.

Om Carl Ras A/S

Carl Ras A/S blev etableret i 1932 og er i dag en af de største leverandører af værktøj og beslag til håndværkere, institutioner og industrien. Firmanavnet Carl Ras A/S er en ændring af det oprindelige 75 år gamle navn Carl Rasmussen Værktøj og Beslag A/S. Carl Ras A/S har 8 engroscentre fordelt på Sjælland, Fyn og Jylland og 250 medarbejdere.

www.carl-ras.dk

Udfordring:

  • To forskellige systemer til HR og løn
  • Besværlig dataoverførsel
  • Dobbeltregistreringer

Løsning:

  • Epos HR
  • Epos Portal
  • Epos Løn

Resultat:

  • Effektiv håndtering af administrative opgaver i HR-afdeling
  • Sparet administrationstid
  • Manuelle processer er nu automatiserede
  • Data input lagt ud til mellemledere
  • Bedre overblik hos mellemledere
  • Tid til at fokusere på udvikling i stedet for administraton

Har I lignende udfordringer?

Læs mere om Epos her

Download som pdf

Kommer snart