Frederiksberg Kommune om lønadministration og HR-assistance

Lønsomt Offentligt-Privat Samarbejde

Frederiksberg Kommune sparer 7,5 mio. kr. på at lade Visma køre lønnen

“At vi sparer 7,5 mio. kr. på at lade en privat aktør løse lønadministrationsopgaven taler for sig selv”

Frederiksberg Kommune har i over 10 år haft Visma til at håndtere lønnen for ca. 7.000 medarbejdere. Det betyder, at kommunen kan bruge de administrative kræfter på andre områder.

At en kommune kan høste fordele ved at overlade lønadministrationen til en ekstern leverandør vil Adam Hey, der er afdelingschef i Udbud og Indkøb hos Frederiksberg Kommune, gerne skrive under på. Kommunen har siden 2003 samarbejdet med Visma Services Public A/S om opgaven. Siden den nuværende kontraktperiode begyndte 1. april 2011 og frem til november 2013 blev den økonomiske gevinst opgjort til ca. 7,5 mio. kr., svarende til en besparelse på næsten 33 %.

Visma styrer på tiende år lønnen for ca. 7.000 medarbejdere. Herudover håndterer virksomheden også ansættelsesbreve og kontrakter, og den erfarne leverandør bistår i samarbejde med KL tillige med besvarelse af spørgsmål om lønfortolkning. Endelig fungerer Visma også som superbruger på vagtplan og lønsystem.

Kvalitet og overblik

En analyse fra Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde, der er forankret i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, slår fast, at der kan opnås betragtelige stordriftsfordele og mere effektivitet, når offentlige myndigheder udbyder administrative opgaver som eksempelvis lønadministrationen. Rådet anbefaler mindre kommuner og offentlige myndigheder at overveje at udbyde opgaven i fællesskab med andre for at få adgang til disse fordele.

Adam Hey bekræfter, at det er muligt at få gevinst på flere fronter. - At vi sparer 7,5 mio. kr. taler for sig selv. På den front er vores målsætning opfyldt i alle de tre udbudsrunder, vi har haft siden 2003. Samtidig får vi ved gennemførelse af udbud et godt overblik over, hvilke arbejdsgange, der er i opgaverne, og hvad de koster. Men lige så vigtigt er, at kvaliteten i leverancen er tilfredsstillende. Det er stærkt, at vi kan kræve en høj kvalitet uden at skulle tænke på kurser og rekruttering af medarbejdere, for det tager leverandøren sig af, siger Adam Hey.

Kendskab giver tryghed

Visma har vundet udbuddet alle tre gange. Det betyder, at relationen gradvist er udbygget og hviler på gensidig fleksibilitet og tillid opbygget over mere end ti år. I følge senior manager Dorte Frigast fra Visma har det stor værdi i forhold til samarbejdet. - Vi oplever Frederiksberg Kommune som en yderst kompetent partner. Nu har de haft opgaven i udbud tre gange og får derfor også større erfaring som kontraktpart. Det er klart, at vores indbyrdes kendskab har stor værdi og er med til at sikre, at vi kan levere en stabil ydelse, som kunden er tryg ved, fastslår Dorte Frigast.

Adam Hey: - Vi sætter pris på, at Visma har et team af medarbejdere, som qua det lange samarbejdsforhold kender vores organisation. Det giver vished for, at vi får vores løn håndteret effektivt og stabilt. Det er meget betryggende og betyder, at vi kan bruge vores kræfter på andre opgaver.

Frederiksberg Kommune om samarbejdet med Visma omkring lønoutsourcing

 

“Kvaliteten i leverancen er yderst tilfredsstillende. Det er stærkt, at vi kan kræve en høj kvalitet uden at skulle tænke på kurser og rekruttering af medarbejdere"

– Adam Hey, Frederiksberg Kommune

Fakta

  • 102.000 indbyggere
  • Driftsbudgettet var i 2013 ca. 5,3 milliarder DKK
  • Kommunens indikator for konkurrenceudsættelse var i 2012 27,0 mod 25,4 på landsplan

 

Frederiksberg Kommune logo

www.frederiksberg.dk

Udfordring:

  • Krav om effektivisering inden for givne økonomiske måltal og kvalitetskrav til opgaven

Løsning:

  • Outsourcing af lønadministration samt HR-opgaver til Visma

Resultat:

  • Effektiv, driftssikker og stabil lønadministration
  • Optimering af driftsomkostninger med en besparelse på 7,5 mio. over 2½ år
  • Større overblik over driftsomkostninger og arbejdsgange
  • Adgang til høj faglig kompetence og opkvalificeret personale
  • Ingen bekymring om optimering og rekruttering af medarbejdere

Hvad kunderne ellers siger om Visma

Andre case-stories