J.M. Gulv & Rengøring ApS om Visma Håndværker

Mobilt planlægningsværktøj

J.M. Gulv & Rengøring om Visma ServiceSuite

Sparer to mands løn om året efter indkøb af nyt it-system

Hos J.M. Gulv & Rengøring ApS fra Albertslund er både gulvbelægnings- og rengøringsopgaverne blevet mere effektive efter investering i Visma Håndværker, der både anvendes som opgavestyringssystem og planlægningsværktøj.

Papirarbejde og opgavestyring tyngede voldsomt i tidsforbruget hos J.M. Gulv & Rengøring ApS, der udfører guldbelægning og rengøring for boligselskaber og private virksomheder på det meste af Sjælland. Virksomheden ligger i Albertslund og drives til daglig af adm. direktør Michael Karlsen og konduktør Tonny Petersen.

Med flere end tyve ansatte og opgaver på hele Sjælland brugte ledelsen uforholdsmæssigt meget tid på uddelegering af opgaver og administration af time- og materialeforbrug.

I en branche med hård konkurrence og lave indtjeningsmarginaler besluttede ledelsen at se på, hvor de kunne effektivisere. Det resulterede blandt andet i et nyt IT-system, der kunne håndtere og understøtte hele arbejdsprocessen hos virksomhedens medarbejdere og erstatte en række manuelle arbejdsgange.

Lettere administration og planlægning

IT-systemet Visma Håndværker blev implementeret sammen med det hidtidige økonomisystem og anvendes i dag både på hovedkontoret og hos virksomhedens medarbejdere, der dagligt kører rundt på gulv- og rengøringsopgaver over hele Sjælland. Med Visma Håndværker som tidsregistreringssystem og planlægningsværktøj blev både opgavefordeling, time- og materialeregistrering, opgaveudførelse, afslutning og fakturering effektiviseret med forbedret indtjening til følge. 

- Det var lidt af en omvæltning, da først vi fik introduceret medarbejderne for systemet. Før mødte stort set alle ansatte ind hver dag på pladsen kl. 7:30 og blev sat til opgaver og fik tildelt materialer. Der skulle tages stilling til, hvilke opgaver, der var afsluttet dagen før, og hvad de skulle samme dag, før vi kunne sende alle af sted, fortæller konduktør Tonny Petersen, der er ansvarlig for administrationen og opgavefordelingen i virksomheden. 

Nu taster folk selv ind, når de er færdige, og virksomheden kan derfor planlægge om aftenen og sende folk direkte fra deres bopæl om morgenen. 

Bedre likviditet og større omsætning

Selv med et par usikre faktorer i regnestykket er det Tonny Petersens overbevisning, at investeringen allerede nu har tjent sig selv hjem mange gange. 

- Vi har sparet ekstremt meget i tid og administration. Blandt andet har vi mindre papirarbejde og printer slet ikke så meget mere. Derudover kan vi bruge tiden på noget bedre end at have andre på nakken, fordi vi nu ved, hvor folk er og hvornår de er ved næste kunde. 

- Før var der bunker af papir og små lapper. Nu registreres alt med det samme i Visma Håndværker. Vi kører timesedler ud hver fjortende dag, hvor folk får løn efter registreringen.

- Omregnet til antal medarbejdere vil jeg skyde på, at vi i likviditet har sparet, hvad der svarer til en til to medarbejdere om året, fordi de kommer hurtigere afsted. Det er noget, vi også har mærket på omsætningen, der er steget støt siden vi fik det nye system, fordi vi har fået frigjort mere tid til kunder og tilbud, siger Tonny Petersen. 

Større overblik og bedre kundeservice

På de administrative linjer har programmet været en positiv gevinst og skabt større overblik over kunder, opgaver og medarbejdere. Medarbejderne opdaterer dagligt deres timesedler, mens systemet styrer det enkelte timeforbrug per kunde. Det har gjort det lettere at holde styr over timeforbrug på de enkelte opgaver. 

- Hvis en medarbejder er færdig før tid og kører hen for at hjælpe en kollega, kan kollegaen selv skrive medarbejderen på opgaven i systemet, og så tager de selv manden fra igen dagen efter. Det er genialt og letter mange af de administrative byrder, siger Tonny Petersen, og fortsætter:

- Samtidig bruger vi ikke lige så meget tid på at holde styr på folk. Hvor vi før brugte hukommelsen eller små lapper til at huske, hvilke opgaver folk var på, kan vi nu slå op og se, hvor de er. Hvis en kunde for eksempel ringer og spørger, hvornår en medarbejder er på vej, kan vi trace ham og se hvor langt, han er nået. Systemet har dermed også hjulpet med at give bedre kundeservice, fastslår Tonny Petersen.

J.M. Gulv og Rengøring

 

”Omregnet til antal medarbejdere, vil jeg skyde på, at vi i likviditet har sparet, hvad der svarer til en til to medarbejdere om året”

Tonny Petersen, J.M. Gulv & Rengøring

Fakta

J.M. Gulv & Rengøring ApS udfører gulvbelægning og rengøring for boligselskaber og private virksomheder på det meste af Sjælland. 

www.jmgulvservice.dk

Har du lignende udfordringer?

Læs mere om Visma Håndværker