DEAS

Vi har hjulpet DEAS med at udvikle portalen findbolig.nu, der blandt andet giver mulighed for at skrive sig på venteliste til lejeboliger.

Videreudvikling af løsningen

DEAS er et af Danmarks største ejendomsadministrationsselskaber, og administrerer blandt andet udlejning af boliger for en række store pensionsselskaber. 

DEAS fik løbende flere ønsker til brugervenlighed, funktionalitet og bedre integration med andre systemer. Visma har i den forbindelse hjulpet med at videreudvikle løsningen og løfte den op på en ny teknologisk platform.

Løsningen giver DEAS

  • Udvidede muligheder for selvbetjening og mindre manuel indtastning.
  • Gennemsigtighed for den boligsøgende, der kan finde alle relevante oplysninger om boligen og opleve findbolig.nu som en seriøs boligportal.
  • Integration med interne og eksterne systemer, der sikrer enklere kommunikation med udlejere og boligsøgende, færre manuelle arbejdsgange og hurtigere genudlejning af ledige boliger.
  • Integration med Google Maps, Nets og sms-tjenester.

Udvidet selvbetjening

De to løsninger, som DEAS ønskede at samle og videreudvikle, var dels et webbaseret ventelistesystem, hvor boligsøgende kan skrive sig på venteliste, dels et annonceringsmodul, hvor man som udlejer kan annoncere ledige boliger.

 

”Ventelistesystemet var efterhånden så gammelt, at det ikke længere levede op til vores høje krav til brugervenlighed. Det skulle være meget lettere for de boligsøgende at betjene sig selv, og samtidig skulle løsningen fungere, uanset hvilken browser, man brugte,"

 

Dorte Hovgård Hansen
udviklingschef, DEAS.

Nye funktionaliteter tilføjet

Dorte Hovgård Hansen forklarer, hvordan Visma har tilføjet nye funktioner og øget graden af selvbetjening:

"Visma har taget alle de gode ting, der var i de gamle løsninger, og samlet dem i ét system, samtidig med, at vi har fået nye funktionaliteter tilføjet til. En af de vigtigste forbedringer er, at graden af selvbetjening er øget markant. Når et boligsøgende medlem af en pensionskasse skriver sig op til en bolig, bliver vedkommende bedt om en masse information og derefter placeret på et givet sted i køen, alt efter, hvilke regler det enkelte pensionsselskab har for anciennitet. Når der så kommer en ledig bolig, får vedkommende besked pr. mail eller sms og kan vælge at sige ja eller nej til tilbuddet.”

Regelmotor sikrer fleksibilitet

”Hvis den boligsøgende siger nej til en ledig bolig, eller måske slet ikke svarer på et tilbud, har pensionsselskaberne endnu engang hver deres regler for, hvad der skal ske. Måske kommer den boligsøgende i karantæne i en givet periode eller placeres længere tilbage på ventelisten end før. Samtidig skal boligen udbydes til den næste på listen, og hvis boligen bliver lejet ud, skal den automatisk pilles af nettet igen. Der er utrolig mange regler at tage hensyn til hele tiden, og selvom systemet udadtil virker let at gå til, ligger der en kæmpe regelmotor bag.”

Automatisering eller manuel håndtering

For at sikre, at den boligsøgende nu også opfylder de kriterier, vedkommende angiver, har Visma sørget for, at DEAS automatisk kan krydstjekke oplysningerne med pensionsselskaberne. Tjekket sker blandt andet ud fra CPR-oplysninger og foregår automatisk, i det omfang pensionsselskabernes systemer er integreret med DEAS’. ”I forbindelse med nogle af vores mindre kunder må vi stadig udveksle visse informationer over telefon eller mail og taste dem ind i systemet, men hos andre kunder foregår dataudvekslingen automatisk. Systemet er så fleksibelt, at det tillader begge dele,” siger Dorte Hovgård Hansen.

Portalen signalerer seriøsitet

”Det er ekstremt vigtigt for os, at portalen fremstår seriøs over for de boligsøgende. Der må ikke være nogen tvivl om, hvad en bolig koster, hvem der udlejer den eller hvilke betingelser der ellers gælder for boligen. Visma har sørget for, at alle boliger annonceres efter en foruddefineret skabelon, så alle relevante oplysninger er tilgængelige for den boligsøgende.

Hvis en bolig udlejes, bliver den automatisk taget af nettet med det samme, så den boligsøgende får et reelt billede af, hvor mange boliger, der er til rådighed. Samtidig har vi med den nye løsning fået mulighed for at vise plantegning over boligerne, og via integration til Google Maps kan man også let se, hvor den pågældende bolig ligger henne."

Dorte Hovgård Hansen
udviklingschef, DEAS.

Hurtig genudlejning

”I forhold til tidligere betyder den nye løsning, at pensionsselskaberne kan genudleje ledige boliger endnu hurtigere end før,” pointerer Dorte Hovgård Hansen. ”Automatiseringen af de førhen manuelle arbejdsgange formindsker den tid, der går, fra en bolig bliver ledig, til den kan lejes ud igen.

Samtidig betyder en udvidet annonceringsmulighed, at pensionsselskaberne let kan annoncere boligen på det brede boligmarked, hvis ingen af medlemmerne ønsker den pågældende bolig. På den måde undgår pensionskasserne at miste lejeindtægt, fordi boligerne står ledige for længe.”

Agilt samarbejde sikrer kvalitet

Selve samarbejdet har kørt efter agile metoder, hvilket Dorte Hovgård Hansen ser som en stor fordel: ”Vores medarbejdere har løbende været involveret i udviklingen i stedet for først at se produktet, når det var færdigt. Organisationen er blevet hørt, og vi har haft mulighed for at genoverveje den måde, vi arbejder på, så forretningsgangene er blevet støvet af hen ad vejen.

Dét, at vi hele tiden har kunnet komme med indvendinger og nye ønsker undervejs, har naturligvis stillet store krav til både Visma og os, men i den sidste ende betyder det, at jeg føler en langt større sikkerhed i forhold til, at vi ikke ender med en løsning, hvor fejlene vælter ud af skabet, når vi er færdige. I stedet har vi en gennemtænkt løsning, der fungerer efter netop vores og vores kunders forretningsgange.”

Visma Web og brugervenlighed

I Visma Consulting er vi specialister i brugervenlighed. Kontakt os, og hør hvad vi kan gøre for dig og din virksomhed.


Esben Emborg
Head of User Experience
esben.emborg@visma.com
31 58 80 33

Vi digitaliserer Danmark