Output Management

Med en professionel Output Management-løsning fra Visma får du et ensartet udtryk i de dokumenter, du sender til kunder og samarbejdspartnere, og samtidig gør løsningen det enkelt at vedligeholde jeres dokumentskabeloner.

Ét centralt system med integrationer til forretningssystemer

Selv med et behov for mange forskellige dokumentskabeloner, kan du med fordel designe og distribuere dem alle fra ét centralt system, så det er op til dig, om de sendes som pdf, e-mail eller noget helt tredje.

Samtidig kan du selv vælge, om dokumenterne distribueres digitalt via for eksempel e-mail, e-Boks, fax, dokumentportaler, digital underskrift med NemID eller på ganske almindeligt printet papir.

Visma arbejder sammen med førende leverandører, der har udviklet standardprodukter inden for Output Management. Vi sørger for, du får en løsning, der er fuldt integreret med jeres bagvedliggende forretningssystemer, så du kan hente og distribuere præcis de data, du har behov for.

Masseudsendelse og individualiserede enkeltbreve

En Output Management løsning kan håndtere både masseudsendelser og enkeltbreve. Det kan for eksempel være velkomstbreve til nye kunder eller begrundede afslag. Hvis I har et printbureau til at udskrive breve til masseudsendelse, kan det ofte være svært at bevare kontrollen over, om udskriften bliver korrekt.

Du kan se en pdf version af, hvordan udskriften kommer til at se ud, så du kan rette dokumentet til, før du sender det til printbureauet. Du kan også forsyne dokumenterne med stregkoder, så de kan genkendes og indplaceres korrekt, når de returneres.

Kundecase

Pensionsmæglerhuset Aon investerede i Visma Addo fordi de ønskede en generel effektivisering af arbejdsprocesserne og dokumenthåndteringen og at køre en mobilbaseret pensionskampagne hos en af deres kunder.

Læs casen

Indsamling, formatering og distribution af data

Med en Output Management-løsning skal du ikke bekymre dig om at hente data fra mange forskellige forretningssystemer, når du sender breve, pensionsoverblik og andre dokumenter. Visma sørger for at lave de rette integrationer, så løsningen taler sammen med alle relevante forretningssystemer, så du kan nøjes med at hente data ét sted.

Ensartet udtryk i udgående dokumenter

Hvis du i dag anvender flere forskellige printsystemer til at håndtere håndtere jeres udsendelser, sørger vi for at konsolidere disse systemer med Output Management-løsningen. Ved at integrere de forskellige systemer til ét samlet system skal du ikke bruge tid og ressourcer på at vedligeholde og ændre skabeloner flere forskellige steder. Har du ændringer, der skal laves i samtlige skabeloner, gør du det fra centralt hold og lader ændringerne slå igennem over hele linjen, så virksomheden får et ensartet udtryk i de dokumenter, I sender ud af huset.

Valgfri distributionskanal

Hvis I har mange forskellige kunder og eventuelt både servicerer virksomheder og private kunder, møder I sikkert varierede ønsker til, hvordan I distribuerer jeres dokumenter. Nogle foretrækker at modtage dokumenter med posten, mens andre hellere vil have dem pr. e-mail, via e-Boks eller noget helt fjerde. Med en Output Management løsning kan I selv vælge, hvilke kanaler I vil bruge til at distribuere jeres dokumenter. Desuden kan løsningen automatisk arkivere udsendte dokumenter og advisere jer, eksempelvis når dokumenterne er nået frem til modtageren, eller hvis der er opstået problemer med udsendelsen.

Lav dine egne dokumentskabeloner

Med en Output Management løsning er det enkelt at ændre i skabeloner uden at involvere it-afdelingen. Du kan opbygge skabelonerne med regler for brug af standardtekster, så én skabelon kan dække flere forretningshændelser eller brevtyper afhængig af de data, du skal bruge i skabelonen.

Dokumenterne opbygges dynamisk og viser kun det, der er relevant i det enkelte tilfælde. På den måde kan antallet af skabeloner reduceres og vedligeholdelsen forenkles. Dette gøres af en af virksomhedens superbrugere. Benchmarks fra kunder viser, at de reducerer antallet af skabeloner med op til 75 %. Løsningen er desuden uafhængig af, hvilken Office-pakke du bruger, da du redigerer skabeloner og breve direkte i systemet.

Visma Addo

Visma Addo er Vismas SaaS løsning, der håndterer udsendelse af dokumenter til kunder med mulighed for indhentning af kundens accept/underskrift med det samme. Dokumentet kan være dannet på baggrund af data fra virksomhedens fagsystemer, kundens egen selvbetjening via en wepportal o.lign. Addo kan bruges som selvstændigt output mamagement system og kan samle og erstatte de mange printløsninger, der typisk findes i større virksomheder.

Læs om Visma Addo

Effektiv kommunikation

  • I distribuerer i præcis det format og via den kanal, som modtagerne foretrækker
  • I udvikler og ændrer selv virksomhedens dokumentskabeloner
  • Løsningen skaber et enkelt overblik over skabeloner og standardtekster og giver mulighed for at automatisere godkendelse af ændringer
  • Systemet distribuerer både enkeltbreve og masseudsendelser
  • Find og gensend dokumenterne med den indbyggede arkivfunktion eller integrer til et andet arkiv

Digital underskrift

I Vismas Output Management-løsninger er der integreret fuld understøttelse af digital underskrift af de udsendte dokumenter. Hvad enten du ønsker at dine kunder skal underskrive de digitale dokumenter vha. NemID eller direkte på en trykfølsom skærm, håndteres dette gennem systemet.

Bliv kontaktet 

Udfyld nedenstående formular og du vil blive kontaktet af os vedrørende en Output Management-løsning hurtigst muligt.

Lars Nygaard
Business Manager
lars.nygaard@visma.com
Telefon: +45 21 28 10 77

Visma Consulting
Vi har samlet udvikling af unikke it-løsninger i divisionen Visma Consulting A/S.
Læs mere om divisionen i Lyngby

Vi digitaliserer Danmark