Trafik- og Byggestyrelsen

Trafik- og Byggestyrelsen har fået enklere samarbejde med uddannelsessteder og bevisproducent

Enklere samarbejde

Ud over kørekort skal erhvervschauffører have et såkaldt chaufføruddannelsesbevis som dokumentation for, at de har gennemført den nødvendige uddannelse.

Visma har leveret en administrationsløsning, der letter processen mellem alle involverede parter, herunder Trafik- og Byggestyrelsen, uddannelsesstederne og kortproducenten, der producerer de færdige beviser.

Lettere administration

  • Løsningen letter administrationen, både hos styrelsen og på uddannelsesstederne
  • Løsningen er så generisk, at den med tiden kan bruges til andre former for beviser
  • Løsningen hostes på Trafik- og Byggestyrelsens egne servere
  • Udviklingen foregik så agilt som muligt
  • Projektet blev færdigt inden en helt fast deadline

Generisk løsning

”Ud over at opfylde ønskerne fra omkring 50 uddannelsessteder var det vigtigt for os, at løsningen blev så generisk, at den også kunne bruges til andre former for beviser end lige dem til chaufførerne,” siger Henning Kristensen.

”Trafikstyrelsen er en fusion af tre statslige enheder, og vi håndterer derfor beviser og licenser til både chauffører, piloter, stewardesser, lokomotivførere og mange andre. Der er mange datatyper, som er de samme fra det ene område til det andet, men samtidig er der mange forskelle, som systemet skal kunne håndtere.

I første omgang fokuserede vi dog 100% på chaufføruddannelsesbeviserne, da det var et ufravigeligt krav at få systemet på plads inden den 1. november 2013, hvor den gamle aftale udløb.”

Flere forskellige grænseflader

Med udgangspunkt i standardløsninger fra Microsoft og K2 blackpearl har Visma udviklet en løsning, der er specifikt målrettet Trafik- og Byggestyrelsens behov.

Løsningen er webbaseret og har flere forskellige grænseflader. Dels er der en grænseflade ud mod uddannelsesstederne, hvorfra Trafik- og Byggestyrelsen modtager alle nødvendige informationer, digital underskrift og billede, og dels er der en grænseflade mod banken, der modtager betalingerne. Endelig er der en grænseflade mod kortproducenten, der automatisk modtager alle relevante data og filer.

Integrationerne mod de forskellige eksterne enheder betyder, at al dataudveksling foregår automatisk. Det gælder også validering af CPR-numre, da løsningen har integration mod CPR.

En enklere arbejdsdag

I forbindelse med håndtering af chaufføruddannelsesbeviser er Trafik- og Byggestyrelsens vigtigste interessent de uddannelsessteder, der uddanner chaufførerne. Trafik- og Byggestyrelsen er derfor glad for at have medvirket til, at de administrative medarbejdere har fået en lettere arbejdsdag med den nye administrationsløsning.

”Uddannelsesstederne kan blandt andet bruge deres medarbejder-NemLog-in til at logge på løsningen, så de ikke behøver at huske på nye brugernavne og passwords. Og så oplever de også gladere betalere, fordi prisen for et chaufføruddannelsesbevis er faldet fra 500 til 350 kroner, takket være den nye og mere omkostningseffektive løsning.”

Henning Kristensen
Chefkonsulent i Trafik- og Byggestyrelsen





Fleksibiliteten er en lettelse

Henning Kristensen fortæller, at en af de største administrative fordele ved den nye løsning vedrører betalingsmulighederne. ”Før kunne man kun betale med girokort, og hvis en virksomhed forsøgte at betale for mere end én chauffør ad gangen, kunne vi ikke se, hvor pengene hørte til. Det skabte frustrationer rundt omkring. Den nye løsning er langt mere fleksibel, og det er en stor lettelse, både for uddannelsesstederne og vores administration.”

Glade brugere

”Brugerne er glade for forbedringerne i det nye system, siger Henning Kristensen. ”Deres ønsker er blevet hørt, og Visma har sørget for, at hele overgangen til den nye løsning kom til at fungere utrolig nemt. Uddannelsesstederne begyndte lige så stille at afprøve den nye løsning tre uger før, den gamle løsning lukkede ned. Det betød, at vi næsten ikke oplevede nogle problemer eller spørgsmål fra brugerne, den dag den nye løsning gik i luften.”

Ukompliceret og tidsbesparende proces

”Hele cut over-perioden kørte godt, blandt andet på grund af en grundig planlægning, der startede hos Visma. De har også været hurtige til at forstå vores forretningsgange, og gennem hele udviklingsfasen har de haft 4-5 mand siddende hos os.

Det kan ikke understreges nok, hvor godt det har været, at have dem siddende sammen med os, for det har sparet en masse tid og gjort det hele meget ukompliceret.”

Et eksemplarisk projekt

Ifølge Henning Kristensen har planlægningen af hele forløbet været afgørende for projektets succes. ”Vi havde en meget stram deadline, som vi skulle overholde, og det har vi gjort. Samtidig var vi bundet til en K02-kontrakt, der krævede, at vi arbejdede vandfaldsagtigt, men Visma lyttede til vores ønsker om en mere agil tilgang og formåede at skrue projektet sammen, så vi alligevel fik meget af fleksibiliteten ved den agile metode. Og endelig har vi holdt os inden for budgettet, så projektet er her hos os blevet billedet på et eksemplarisk projekt!”

Business Process Management

Vi har samlet udvikling af unikke BPM-løsninger i divisionen Visma Consulting A/S. Kontakt os, og hør hvad vi kan gøre for dig og din virksomhed.

Carsten Foghmar
Team Manager, BPM
carsten.foghmar@visma.com
Telefon: +45 41 91 43 47

Vi digitaliserer Danmark