Den gode fratrædelsessamtale

Den gode fratrædelsessamtale

Hvad er en fratrædelsessamtale, og hvad kan virksomheden bruge den til?

En fratrædelsessamtale bruges, når en medarbejder fratræder sin stilling. Den bruges af arbejdsgiver til at få “feedback” om medarbejderens erfaringer i virksomheden til brug for fremtiden, og samtalen bruges af den fratrædende medarbejder til at videregive information og få en afslutning på ansættelsesforholdet. Der er ikke noget krav om at afholde en fratrædelsessamtale, og derfor bør den fratrædende medarbejder inviteres til en frivillig samtale.

Som oftest holdes samtalen, når medarbejderen selv har sagt op, og dette behøver ikke være på grund af utilfredshed med leder eller virksomhed. Måske flytter medarbejderen sin adresse langt væk fra arbejdspladsen, måske kan sygdom eller alder være årsagen. Men hvis årsagen er, at medarbejderen har været utilfreds, afdækkes dette uden risiko for den fratrædende og bidrager til, at nuværende medarbejdere ikke får samme udfordring. Medarbejderen videregiver erfaring og viden eller kommer med ideer til forbedringer. Her er det vigtigt, at den som er repræsentant for virksomheden lytter aktivt og noterer råd, kritik og forbedringsforslag.

Før samtalen:

Virksomheden indkalder medarbejderen i god tid inden sidste arbejdsdag til en frivillig samtale enten med nærmeste leder, med HR eller en anden person efter medarbejderens ønske. Medarbejdere forlader ofte virksomheden pga. utilfredshed med nærmeste leder, og derfor kan det være problematisk at afholde fratrædelsessamtalen med denne.  Det er vigtigt, at medarbejderen føler, at han/hun kan tale frit. Begge parter i samtalen forbereder sig til samtalen eventuelt via nedenstående skema.  Selve samtalen bør finde sted uden forstyrrelser.

Under samtalen:

Samtalen bør være en ligeværdig dialog, hvor medarbejderen fortæller om sine positive og negative oplevelser, og hvor den anden part kan spørge ind til medarbejderens arbejdsopgaver. På denne måde får virksomheden en idé om, hvor der skal sættes ind efter fratrædelsen. Hermed et par eksempler til at starte stamtalen:

  • Hvilke opgaver er du i gang med?
  • Hvad er og har været den røde tråd i dit job og i dine arbejdsopgaver?
  • Hvordan havde du tænkt dig at arbejde videre med opgaverne, hvis du var blevet i stillingen?
  • Hvilken forskel vil det gøre for arbejdspladsen, at du holder op?

Undgå rutine

Det er vigtigt, at medarbejderen ikke føler, at samtalen gennemføres som en rutine. Medarbejderen skal have en oplevelse af, at der er en oprigtig interesse i medarbejderens budskab. Medarbejderen er ikke forpligtet til at give oplysninger, så samtalen bør holdes på et fagligt plan. Kommer der uventede og vigtige informationer frem, kan disse undersøges efter samtalen. Hvis det viser sig, at de faktiske opgaver eller arbejdspresset adskiller sig fra stillingsbeskrivelsen, kan disse oplysninger være af stor værdi, når stillingen genbesættes.

For at fratrædelsessamtalen skal blive rigtig god, er det vigtigt, at også medarbejderen får brugbar information. For eksempel kan følgende gennemgås med medarbejderen:

  • Så mange måneder udbetales der løn fra virksomheden
  • Husk at udbetaling af feriepenge ikke er indregnet i din forskudsopgørelse
  • Hvor mange feriedage udbetales via Feriekonto eller kontant, hvis du holder ferie lige efter fratrædelsen
  • Markedsføringsloven
  • Eventuelle klausuler

Til slut taler medarbejder og den anden part om, hvilke initiativer der eventuelt kan tages i fremtiden, og om der skal formidles information til resten af arbejdspladsen. Virksomheden er ansvarlig for denne formidling. Fratrædelsessamtalen bør sluttes, når medarbejderen har givet de oplysninger, som vedkommende kan eller vil give, og når leder/HR har besvaret medarbejderens spørgsmål. Der er ingen grund til at trække samtalen i langdrag.

Efter samtalen:

Der skrives referat, og eventuelle udtalelser eller postulater undersøges. Det skal overvejes, om eventuelle forslag kan skabe forbedring, og om initiativer skal sættes i gang.

Den gode fratrædelsessamtale er altså den ligeværdige dialog, hvor virksomheden får brugbar viden om virksomheden, samarbejdet og eventuelle mulige forbedringer i fremtiden.  Den fratrædende medarbejder bliver hørt, får afsluttet sit ansættelsesforhold på en god måde og er rustet til tiden efter fratrædelsen. Forhåbentligt forlader medarbejderen virksomheden som en god ambassadør for denne.

Du kan læse mere om vores HR-ydelser her.

Susan er uddannet Akademimerkonom i HR og ledelse og har 15 års praktisk erfaring inden for HR, heraf 7 år som HR Manager. I Visma Services Danmark A/S hjælper Susan kunder med udførelsen af HR-opgaver. Siden december 2016 arbejder Susan i Azets, hvor hun hjælper kunder med udførelsen af HR-opgaver.