Det vindende tilbud vinder ikke sig selv

En Bid Managers bekendelser (del 1)

Få de rigtige personer med på tilbudsbussen – uden dem er der ingen grund til at fortsætte. Det kan lyde meget banalt, men du har med stor sandsynlighed tabt på forhånd og kastet en masse ressourcer efter noget, hvor dine vinderchancer er gående mod nul, hvis du ved kick-off står med et tilbudsteam bestående af de forhåndenværende søm! Naturligvis er dette også en balancegang, hvor virksomhedens mange interesser skal tilgodeses, og alt ikke kan handle om ét tilbud, der bare skal vindes. Selv en meget stor og potentiel meget lukrativ opgave kan vise sig at være dyrt købt, hvis det betyder at gode kunder negligeres og i sidste ende fravælger dig som leverandør i dine bestræbelser på at vinde nyt land.

Heldigvis er det bedste tilbudsteam ikke bare identisk med de bedste individer. Det er langt vigtigere at teamet kan arbejde sammen og fungere som ét samlet hold, end at 5 individualister løber i hver deres retning (med hver deres bilag). Og ikke overraskende er det Bid Managerens opgave, at få alle personer i teamet til at arbejde sammen om ét fælles mål. Skal det lykkedes, skal der være processer, der er strukturerede og transparente for alle. Klare synlige processer hjælper alle til at forstå, hvordan vi kommer i mål. De anskueliggør, hvordan vejen dertil ser ud, og hvilke faser fra læs og forstå til udgangskontrol og aflevering, som tilbudsteamet skal igennem sammen. Samtidig er processerne med til at demontere idéen om ketchup-effekten, hvor alting bliver færdigt i sidste øjeblik. Med en deadline giver det jo sig selv, at venter du længe nok, så skal alting gøres færdig til allersidst. Du kan med andre ord godt få afleveret et tilbud inden afleveringsfristen overskrides uden brug af processtyring. Det lykkes som regel altid! Men det sker på bekostning af det, som du bør værne allermest om i dine bestræbelser på at vinde: Gennemskrivninger og reviews. Ikke bare én gang men 2, 3, eller 4 gange bør du udsætte det producerede for gennemskrivninger og reviews. Jo flere gange jo bedre. Ikke for sjov skyld, men fordi det at vinde kræver, at du møder tildelingskriterierne bedre end dine konkurrenter.

Lige så vigtigt, som at processerne er klare og entydige for alle, lige så vigtig er det, at få rollerne på plads fra start. Mens processerne viser vejen for alle, medvirker rollerne til at hver enkelt person kender sine opgaver og sit ansvar. Hemmeligheden er, at du som Bid Manager, er helt og aldeles afhængig af, at teamet består af personer, som du kan stole 100 % på, og som kan og vil påtage sig opgaver, roller og ansvar, som du hverken kan eller skal løfte. Forsøger du alligevel er det med stor risiko for, at du mister overblikket, at processen kører af sporet, og at tilbuddet mister kvalitet og vinderchancer. Sørg i stedet for at du kender dine lus på gangen. Når alt kommer til alt er det din viden om, hvem der kan levere i hvilken kvalitet og med hvilken hastighed, der gør den store forskel. Og ultimativt er det Bid Manageren, der står på mål for hele tilbuddet uanset resultatet, og hvordan du nåede dertil.

Jeg er direktør for salg og forretningsudvikling i Visma Consulting. Gennem mere end 12 år i it-branchen har jeg arbejdet med projekt- og teamledelse, forretnings- og brugerdrevet innovation samt Sales - og Bid Management. Jeg interesserer mig for hele processen fra idé til realisering af it-løsninger, og arbejder i dag primært med salg.
Kontakt Allan Lundgaard: