Effektiviser dit arbejde som HR-administrator: Udarbejdelse af kontrakter

Kender du det, at lederne i din virksomhed ikke sender alle de nødvendige informationer om en ny medarbejder i første omgang?  Eller sidder du med følelsen af, at processen omkring kontraktskrivning og oprettelse af nye medarbejdere er tung og ineffektiv?

Der findes flere tiltag, du kan sætte i gang, for at optimere din arbejdsgang.

Et godt udgangspunkt: skabeloner

Hvis I ikke allerede har en skabelon, som lederen og/eller den kommende medarbejder kan bruge, når de relevante informationer skal indhentes og videreformidles, bør du kigge på det som noget af det første. Lav et skema med de oplysninger, som du har brug for, for at kunne lave et kontraktudkast og for at kunne oprette medarbejderen i jeres systemer.

En god skabelon til at indhente informationer skal opfylde følgende kriterier:

1. Skabelonen skal være intelligent:

  • Der skal være afhængigheder mellem valgmulighederne i skemaet.
  • Skemaet skal kunne kontrollere om alt er udfyldt og gøre opmærksom på mangler.
  • Skemaet skal sende oplysningerne til den rette person.

2. Skabelonen skal bestå af kolonner med overskrifter:

  • Ved brevfletning i Word er der behov for, at informationerne står i kolonner og ikke i rækker.
  • Flere HR-systemer kan uploade informationer, hvis de står i kolonner.

3. Det er en stor fordel med en webbaseret løsning:

  • Så har udfylderen kun adgang til den nyeste version.

Effektiviser kontraktskrivningen

Når selve kontrakten skal udformes, opnår du igen den største effektivitet ved at oprette og bruge standardskabeloner. Skabelonerne kan enten brevflettes via Word eller via HR-systemet.

Den hurtige gevinst kommer til dig, når du har oprettet et sæt standardskabeloner, som enten er klar til brevfletning eller indeholder fill-in bokse, der hurtigt kan udfyldes.

Når den nye medarbejder skal underskrive

Ofte sidder man og venter på at få en kontrakt retur fra medarbejderen, og kontrollisten er enten en bunke på bordet eller en liste i Excel.

En smartere måde at komme uden om bunken eller det manuelle regneark på, er ved at finde en løsning med digital signering af kontrakten. Det kan eksempelvis være en løsning, som sender kontrakterne til digital signering via mail eller e-boks. En sådan løsning har ofte en automatisk reminder-funktion, og giver HR mulighed for altid at have et overblik over, hvilke kontrakter der er ude, hvornår de er signeret og med muligheden for at sætte udløb på. Der findes flere løsninger på markedet til dette formål, Visma Addo er en af dem.

Få hjælp til at komme videre – Find os på Træfpunkt HR den 30/9 og den 1/10

Ønsker du information om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, så kontakt Thomas Grundahl Hannberg på mail eller telefon 44 51 81 13.

Du kan også finde os på stand 38 på Træfpunkt HR den 30. september og 1. oktober.

Læs mere om Vismas HR-services

Læs mere om Træfpunkt HR

Thomas er uddannet Cand.merc.AUD og er teamleder i Visma HR-Services & Servicedesk. Thomas har været i Visma i 8 år og hjælper kunder med opgaver inden for løn og HR med hovedfokus på effektivitet.