Håndteringen af rejseafregninger og udgiftsbilag er en tilbagevendende aktivitet i alle større virksomheder. En enkel proces er afgørende for optimering af tidsstyring og omkostningseffektivitet. Det er midlertidig en proces, der ofte ignoreres. Processen for rejseafregning og udlæg er som regel en af de sidste administrative processer som virksomhederne gør elektroniske. Den manglende handlen leder til problemer, specielt i den daglige rutine af administrationen, hvilket medfører at ledelsen ikke får en tilstrækkelig rapportering af udgifter.
De mest almindelige udfordringer
De største udfordringer virksomheder oplever i processen med håndtering af rejseudgifter og udlæg er:
- Lav forudsigelighed
- Styring af omkostninger
- Papirkvitteringer og manuelle trin
Taget i betragtning, hvordan rejseudgifter og udgiftsbilag normalt håndteres, er disse udfordringer meget forventede og genkendelige. Når en medarbejder registrerer deres rejseudgifter i eksempelvis Excel, og afleverer deres beregninger i papirformat, er regnskabsafdelingen nødsaget til at registrere informationen igen, for at kunne samle det materiale, der skal indtastes i regnskabssystemet mm. Håndteringen af papirkvitteringer og løse Excel-filer er derudover meget tidskrævende, fordi det fordobler arbejdsbyrden og medfører ydereligere flytning af papirer og filer.
Målet bør være, at når en medarbejder har registreret deres udgifter og vedhæftet deres kvitteringer, så er de i det rigtige format i forhold til regnskabssystemet, og derudover skal så mange trin som muligt automatiseres.
Gør rejseafregningen til en automatiseret proces
Formålet med en enkel og effektiv rejseafregning og udlægshåndtering er, at når medarbejderen registrerer sine udgifter, vil informationen være i et format, som både automatiserer processen og regnskabsafdelings arbejde. For at processen bliver automatiseret er der flere ting, der er vigtige at have for øje:
- En registrering skal kun gøres én gang i løbet af processen
- Alle medarbejdere er nød til registrere deres udgifter på den samme måde, således at de efterfølgende processer kan automatiseres.
- Det må ikke være muligt i registreringsformularen at indtaste forkerte oplysninger, og alle obligatoriske informationer skal indtastes.
- Alle medarbejdere skal vide, hvor de finder registreringsformularen, og hvordan den udfyldes korrekt.
- Kvitteringer skal vedhæftes til udlægskravet i registreringsprocessen.
- Oprettelse af data og overførsel af information fra udlægsregistreringerne til andre systemer, skal være automatiserede.
- Det skal være muligt at generere rapporter baseret på den registrerede information for omkostningseffektivisering og forudsigelighed.
- Medarbejderne skal kunne se en status på deres registrerede udlæg.
Som ovenstående liste viser, har processen flere forskellige trin, som alle er tæt forbundet med hinanden. For at undgå fejl i processen, anbefaler vi, at vælge et system til rejseafregning, som er designet til at leve op til disse krav.
Det kan et rejseafregningssystem
Set ud fra regnskabsafdelingens synspunkt, er håndteringen af rejseudgifter og udlæg en af de mest frustrerende tilbagevendende aktiviteter. Den nemmeste måde at afvikle en proces med flere trin er at erhverve sig et system til at håndtere det.
Med Visma Expense, Vismas rejseafregningssystem, kan din virksomhed håndtere rejseudgifter og udlægskvitteringer ganske enkelt. Du kan definere grundindstillingerne på få timer og derefter er tjenesten klar til brug. Rejseafregningssystemet er også overraskende enkelt og nemt at bruge, specielt når man tager i betragtning at det er et regnskabssystem.
