I forbindelse med vores løbende dialog med forskellige typer af selskaber, har vi ofte oplevet, at selskabets ledelse ikke har styr på reglerne omkring ejerbogen. Dette på trods af, at det er et krav ifølge Selskabslovgivningen. Undlader dit selskab at føre en ejerbog, kan ledelsen straffes med bøder.
Hvad er en ejerbog?
En ejerbog er en fortegnelse/liste over alle ejere og samtlige selskabets aktier eller anparter og information om hvem, der ejer disse. Ejerbogen skal føres af alle og er ikke åben for offentligheden.
Baggrunden for at registrere i ejerbogen
Følgende virksomheder skal registrere i ejerbogen:
- Aktieselskab (A/S)
- Anpartsselskab (ApS)
- Iværksætterselskab (IVS)
- Partnerselskab (P/S)
- SE-selskaber
Årsagen til, at der skal registreres i Ejerbogen er, at det skal være gennemskueligt at se:
- Ejerne eller panthaverens samlede andele i selskabet
- Ejerens eller panthaverens navn og bopæl – og for virksomheder navn, CVR-nummer og hjemsted
- Dato for erhvervelse, afhændelse eller pantsætning af kapitalandele samt deres størrelse
- De stemmer, der er knyttet til kapitalandelen
Hvad definer en ejer til registrering i ejerbogen
En ejer skal være en selvstændig juridisk enhed, som f.eks. en fysisk person eller et selskab. Enkeltmandsvirksomheder, personligt ejede mindre virksomheder (PMV’er) samt filialer kan ikke figurere som ejere i ejerbogen.
Ved udenlandske personer eller virksomheder skal der vedlægges dokumentation, der sikrer identifikation af kapitalejeren.
Deadline for registrering i ejerbogen
Ejerbogen skal oprettes hurtigst muligt efter stiftelsen af selskabet.
Ved overdragelse af anparter skal ændringen registreres inden for 2 uger efter ejerskiftet eller pantsætningen.
Den ejer, der erhverver anparter, har pligt til at indberette overdragelsen inden for denne tidsfrist.
Hvem skal oprette og opdatere ejerbogen?
Det er det enkelte selskab, der skal sørge for, at ejerbogen bliver oprettet, og at den bliver opdateret med korrekte oplysninger.
Selskabet kan vælge selv at føre ejerbogen. Det er også muligt at få en rådgiver til at stå for opdatering af ejerbogen. Hvis selskabet ikke selv fører ejerbogen, skal dette stå i vedtægterne sammen med oplysninger om navn og adresse på den, der fører ejerbogen.
Ejerbogens tilgængelighed for offentligheden
Selskabets ejerbog er ikke tilgængelig for offentligheden. Den skal dog som minimum være tilgængelig for:
- Offentlige myndigheder (f.eks. SKAT).
- Repræsentant for medarbejdere – i selskaber, hvor medarbejderne er berettigede til at vælge medlemmer til selskabets øverste ledelsesorgan (if: § 140 i Selskabsloven), men hvor denne ret ikke er udnyttet, skal ejerbogen være tilgængelig for medarbejderrepræsentanten.
- En repræsentant for medarbejderne i de øvrige danske koncernselskaber – gælder dog kun i det tilfælde, hvor koncernens medarbejdere ikke har valgt medlemmer til selskabets øverste ledelsesorgan (if § 141 i Selskabsloven).
- Medarbejdernes repræsentant i bestyrelsen, hvis en sådan er valgt.
- I anpartsselskaber har alle ejere ret til at se ejerbogen. I andre selskaber har ejerne ikke adgang til ejerbogen, medmindre dette særligt er bestemt i vedtægterne.
Forskellen på ejerbogen og det Offentlige Ejerregister
Offentlige Ejerregister
Det Offentlige Ejerregister er Erhvervsstyrelsens online register til registrering af betydelige ejerskaber. Her skal selskabets oplysninger om en ejerandel eller stemmeandel på mindst 5 % eller mere registreres. Dette register er åbent for offentligheden.
Oplysninger om en ejer af et selskab skal registreres i ejerregistret, når ejerskabet er mindst 5 % af stemmerne eller selskabskapitalen.
Ejerbogen
Ejerbogen er en fortegnelse over samtlige ejere af et selskab. Selskabet kan vælge sin egen fortegnelse eller benytte Erhvervsstyrelsens ejerbogsløsning.
Registrering i ejerregistret er en pligt for selskabet til forskel fra Erhvervsstyrelsens ejerbogsløsning, som selskabet kan vælge at bruge eller ikke bruge.
Rådgivning hos Visma
I Visma yder vi rådgivning inden for juridisk HR og regnskab. Vi hjælper med juridiske udfordringer relateret til ansættelsesret, skatteret og selskabsret. Vi rådgiver og assisterer også med opgaver i relation til moms, selskabsstiftelse og virksomhedsændringer i øvrigt.
Vil du vide mere om Visma og Regnskab?
Vismas regnskabsløsninger hjælper mere end 160000 kunder med deres regnskab. Læs mere om, hvordan vi også kan hjælpe med jeres regnskab.
