Fem grunde til, at en bestyrelsesportal vil skabe værdi for din virksomhed

Den digitale revolution har ændret den måde, vi kommunikerer og interagerer på overalt i samfundet – noget, der også gælder inden for bestyrelseslokalets fire vægge. Bestyrelsesportalen har derfor fået sin naturlige plads i de fleste børsnoterede selskabers bestyrelseslokaler samtidig med, at flere små og mellemstore virksomheder også har fået øjnene op for fordelene ved en digital løsning som bestyrelsesportalen.

Men hvad er egentlig de konkrete fordele ved at benytte en bestyrelsesportal i sin virksomhed? Her kan du læse de fem primære årsager til, at en bestyrelsesportal skaber værdi for virksomheder i alle størrelser:

1. Din virksomhed sparer tid

Det kan være en omfattende opgave at distribuere dokumenter til bestyrelsesmedlemmerne via e-mail eller almindelig post. Med en bestyrelsesportal vil bestyrelsesmedlemmerne modtage alle dokumenter til bestyrelsesarbejdet på ét og samme sted, og de slipper for at bruge tid på at skulle lede i e-mails og mapper. Admincontrols kunder fortæller, at forberedelse og distribution af bestyrelsesdokumenter er blevet reduceret betydeligt efter overgangen til bestyrelsesportal – nogle har faktisk fortalt, at de nu kun bruger 30 minutter på arbejde, som tidligere ville have taget dem 8 timer.

2. Din virksomhed bliver mere effektiv

Fordelene ved at implementere en bestyrelsesportal kommer både før, under og efter bestyrelsesmøderne. Bestyrelsesmedlemmer kan bruge portalen til at oprette og dele notater, stemme om vigtige sager og få adgang til det historiske arkiv. Protokollen kan underskrives elektronisk efter bestyrelsesmødet og opbevares digitalt. Dokumenterne er altid tilgængelige – online og offline, via browseren eller appen. Det er tid sparet for både bestyrelsesmedlemmerne og administrationen.

3. Din virksomhed bliver mere sikker

Distribution af bestyrelsesdokumenter via e-mail eller almindelig post kan betyde, at du mister kontrollen over dine mest følsomme dokumenter. Med en bestyrelsesportal har du fuld kontrol over distributionsprocessen. Alt foregår på en sikker og krypteret platform, der kun er tilgængelig for de brugere, du inviterer.

4. Din virksomhed bliver mere miljøvenlig

Forestil dig bunken af sagsdokumenter, som hører til et bestyrelsesmøde. Gang så denne med antallet af bestyrelsesmedlemmer og derefter med antallet af bestyrelsesmøder i løbet af året. Der er ingen tvivl om, at overgangen til en papirløs bestyrelse er et miljøvenligt initiativ.

5. Din virksomhed bliver klar til den nye GDPR-lovgivning

I maj 2018 træder EUs nye persondataforordning i kraft. Det giver nye regler vedrørende behandling og opbevaring af både personoplysninger og formelle dokumenter. En bestyrelsesportal vil fungere som en god og sikker værktøjskasse for ledelsen i denne forbindelse.

Når alt kommer til alt er der altså god grund til at stadigt flere virksomheder ser bestyrelsesportalen som et værdifuldt og vigtigt værktøj til at skabe mere tid, sikkerhed og overblik i dagligdagen.

 

Vil du vide mere?

Download Admincontrols whitepaper for at læse mere om, hvilke virksomheder en bestyrelsesportal er bedst egnet til. Admincontrol er et selskab i Visma-koncernen.

 

Laurids sidder til dagligt i Visma Software og er National Web Editor i Visma Danmark
Kontakt Laurids: