Alle virksomheder gennemgår forandringer. Nogle gange umærkelige forandringer, andre gange radikale med stor indflydelse på processer, medarbejdere og arbejdsvilkår. Uanset om forandringen kommer indefra på grund af ledelsesstrategiske beslutninger, eller om forandringen er drevet af markedet, er det afgørende at have styr på din kommunikation, hvis forandringen skal forankres i organisationen.
Adm. direktør for flere danske Visma-selskaber, June Mejlgaard Jensen, giver her nogle gode råd til at geare organisationen til forandringer.
Hold fast!
De fleste af os er vanemennesker og har en naturlig indbygget modstand over for forandring. Som leder er det vigtigt at udleve og kommunikere forandringerne på en måde, så både kunder og medarbejdere ser værdien i at gøre tingene anderledes i morgen i forhold til i går. Således bør der være en rød tråd i det ledelsen siger og gør – og udmeldingerne skal hænge sammen med den øvrige strategi. Her er det ikke sikkert, alle er enige, men som leder er det vigtigt at være vedholdende, når du har taget en beslutning. Du når aldrig i mål med en forandring, hvis ikke du holder fast.
Synliggør forandringen
Uanset om der er tale om store eller små forandringer, er forandringsmodstand ikke til at komme udenom. Derfor er det væsentligt at motivere organisationen og styrke det potentiale, der er for forandringsparathed. Hvor visse forandringer kan fremmes ved hjælp af incitamenter som bonus eller andet – er det altid bedst, at medarbejderne og ledelsen er motiveret for forandringen i sig selv, fordi de kan se, at det er det rigtige for virksomheden. Det er derfor alfa og omega at give medarbejderne de rigtige årsagsforklaringer, hvis man vil minimere modstand.
Ledelsen kender ofte planerne en vis periode i forvejen og kan nå at drøfte ting internt eller selv forberede sig på egen rolle. Men for medarbejderne kommer forandringen som en konklusion på andres overvejelser gennem en periode og kan derfor virke voldsomme. Forandringen skal derfor synliggøres, så den virker som en positiv værdi i stedet for en trussel.
Kommunikér direkte og ærligt
Når først beslutningen om forandringerne er taget, er det altid en udfordring, hvor meget man skal kommunikere, til hvem og hvornår. Overordnet skal der dog være tilpas information til, at alle medarbejdere er informerede – men ikke så meget, at det bliver trættende, som om det er det eneste, der er fokus på. Vigtigt er det dog at have en ærlig og direkte kommunikation. Lederne skal således kunne svare på spørgsmålet ”Hvad betyder det for mig og min hverdag?”
Udmeldinger afhænger naturligvis af budskabet og målgruppen. Stort og småt kan udmeldes på intranettet. Men hvis det er væsentlige forandringer for virksomheden og for den enkelte medarbejder bør det tages op på fælles informationsmøder og gerne på samme tidspunkt. Det kan eksempelvis foregå gennem en videokonference, så alle medarbejdere får den samme information samtidigt. Den centralt udmeldte information kan herefter uddybes på afdelingsmøder og i mindre fora alt efter behov for at sikre, at den enkelte medarbejder er tryg ved situationen.
Husk også dét, der fungerer godt
Når man melder forandringer ud, har man i ledergruppen en tendens til at have fokus på selve forandringen og de udfordringer, der er forbundet med implementeringsprocessen. Ved forberedelse af et opkøb eller gennemførsel af en organisationsændring vil man ofte fordybe sig i processen og tænke planer for, hvordan man håndterer de berørte medarbejdere ledelsesmæssigt. Men mange glemmer den eksisterende og velfungerende organisation, og her er det vigtigt at både direktør og de øvrige ledere husker at sætte ind med målrettet information, der er afstemt efter behovet.
Forandringen skal give mening
Forandringer er nødvendige for hele tiden at udvikle virksomheden. For hvis ikke man udvikler sig, så risikerer man blot, at kunderne eller konkurrenterne løber fra en, og så er det ofte for sent. Men man skal selvfølgelig ikke forandre blot for at forandre. Man skal gøre det, når det giver mening. Kontinuitet er godt, men må ikke blive en sovepude!
5 gode råd fra den administrerende direktør
- Vær troværdig.
- Vis de gode eksempler og understøt med ordentlige fakta – fx løbende opfølgning i form af indlæg og udsagn fra medarbejdere på forskellige niveauer, der fortæller om, hvad den pågældende forandring har betydet for dem.
- Fokusér ikke kun på forandringen i sig selv. Hold også fokus på den eksisterende organisation og støt op om dét, der virker og om det, der ikke umiddelbar bliver berørt.
- Især i en ”people business”-virksomhed er det vigtigt at have en velfungerende organisation, fordi medarbejderne er virksomhedens aktiv og omsætning – og ikke mindst det vigtige kontaktpunkt til kunderne, som vi jo lever af.
- Hold fast! Undersøgelser viser, at 7 ud af 10 beslutninger om forandring ikke bliver til noget; enten fordi der ikke følges op, eller fordi der gives op over for forandringen. Hvis en business case eller anden analyse viser, at der skal gennemføres en forandring, så gør det! -Og kommuniker, så alle er med.
