Optimering af lønadministrationen

Håndterer hver af dine lønmedarbejdere over 1.000 lønsedler pr. måned?

Det er både muligt – og hensigtsmæssigt – at optimere arbejdet i lønafdelingen på samme måde som i andre afdelinger i en virksomhed eller organisation. Og der kan være store besparelser at hente – ikke kun i lønafdelingen, men med positiv effekt i virksomheden som helhed.

Driver man en økonomiafdeling i verdensklasse, er årsomkostningerne til denne højst 0,6% af virksomhedens omsætning. I en virksomhed med 500 mio. i omsætning, bør økonomifunktionen derfor max. koste 3 mio. om året – svarende til 5-6 fuldtidsstillinger. En tilsvarende benchmark for en lønfunktion er, at en fuldtidsmedarbejder bør kunne udarbejde mellem 1000-1200 lønsedler om måneden.

Kan I leve op til dét i jeres virksomhed? Hvis ikke, er det en god idé at effektivisere lønadministrationen, så den er toptunet og matcher de optimale nøgletal.

Økonomi- og regnskabsafdelingen er godt i gang

Inden for økonomi- og regnskabsfunktionen er de traditionelle opgaver ved at blive automatiseret i en sådan grad, at traditionelle bogføringsopgaver, såsom håndtering af leverandørfakturaer, betalinger og udligninger sker nærmest fuldautomatisk.

Digitaliseringsagendaen handler om at få dataflowet automatiseret og få sat gang i genbrugen af data i langt højere grad – og generelt er man godt på vej i virksomhederne til at opnå gode resultater på dette område.

Men… hvad med lønadministrationen?

I bund og grund er digitaliseringsprocessen i de danske virksomheder velkørende, men én funktion springes ofte over. Det er virksomhedens lønafdeling, der i mange tilfælde er en relativt lille funktion i det samlede billede, når man kigger på optimeringer og ændringer i arbejdsgangene.

En af årsagerne er, at lønafdelingen typisk bliver ledet af en økonomi- eller HR-uddannet, hvis primære agenda handler om alt muligt andet end at udarbejde løn. Løn er baseret på regelsæt og aftaler og skal til hver en tid være korrekt – og giver derfor ikke den visionære HR-chef de store udfoldelsesmuligheder.

Berøringsangst overfor lønadministration

Samtidig hersker der ofte en stor berøringsangst overfor lønadministrationen. Det er forståeligt – for hvis medarbejderne ikke får løn, eller hvis der er fejl i udbetalingerne, vil det resultere i et forudsigeligt ramaskrig af proportioner. Lønnen skal bare køre, og så er det naturligvis nemmest blot at fortsætte, som man altid har gjort.

Den ansvarlige leder vil derfor ofte blive mødt af en betydelig modstand, hvis der nævnes forandringer og forbedringsmuligheder i lønadministrationen. Og argumenterne for, hvorfor ændringerne ikke bør foretages – fejl i lønnen, mistet overblik, og andre katastrofescenarier – kan synes mere tungtvejende end mulighederne for et bedre dataflow, optimeringer – og i sidste ende besparelser og muligheden for højere kvalitet.

Hvorfor bør man (alligevel) optimere lønadministrationen?

Da lønafdelingen ofte drives ”som vi plejer at gøre det”, er håndbåret papir stadig en del af det variable løninput i mange virksomheder. Herudover er det benyttede lønsystem ofte af ældre dato, som betyder, at dataudveksling med andre relevante systemer, eksempelvis HR-system, tidregistrering, m.m. ikke er muligt og i bedste fald meget besværligt og komplekst.

Udover systemdelen bærer arbejdsgangene typisk også præg af rutiner, som ikke har gennemgået et review i længere tid. Det kommer bl.a. til udtryk i form af dobbeltgodkendelser såvel som manuel indtastning af data, der med fordel kan trækkes fra andre datakilder.

I mange lønafdelinger er der erfaringsmæssigt mange lavthængende frugter, som nemt vil kunne plukkes med stor gevinst som følge – men det kræver, at man som leder tør at udfordre medarbejderne og de områdeansvarlige på deres vante rutiner.

Også gevinster for medarbejderne

Yder en række erfarne medarbejdere modstand mod forandringer i arbejdsrutiner og -processer, kan det være svært som leder at turde tage de første skridt til at igangsætte den nødvendige forandringsproces.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at lønmedarbejderne ikke bevidst modarbejder forandringerne. De er blot i mange tilfælde ikke klar over de muligheder, der kan gøre deres hverdag lettere, mere spændende og dermed frigive tid og plads til fokus på andre områder, som vil løfte dem selv og virksomheden generelt.

Ledelsen skal prioritere optimering

For at komme modstanden til livs og bakke op om den medarbejder, der skal gennemføre ændringerne i praksis, er det afgørende, at ledelsen prioriterer opgaven. En optimeringsproces bør tage afsæt i krav og målsætninger, opsat af ledelsen. Det vil give den ansvarlige medarbejder den tyngde og opbakning, der skal til for at gennemføre et optimeringsprojekt overfor en gruppe medarbejdere, som ikke just er vant til forandringer

For at gennemføre forandringer bør man kende “As-Is” udgangspunktet. Man skal sikre sig, at man har et rimeligt detaljeret overblik over lønbehandlingen, herunder de stakeholders som bidrager i lønbehandlingen og de trin, der er i processen.

Det er altid svært at tage de objektive briller på, når det gælder ens egen organisation. Og sidder medarbejderne fast i indgroede rutiner, kan det være vanskeligt for dem at beskrive disse på en struktureret og overskuelig måde. De fleste mennesker er vanemennesker og gør dét, de altid har gjort – og har sjældent forudsætningerne for at ”tænke ud af boksen” eksempelvis ved at indtænke IT-løsninger eller administrative genveje, når de ikke har inspiration og viden fra andre brancher eller virksomheder.

Effektiv optimering kræver objektivitet

Skal man igangsætte et optimeringsprojekt i lønadministrationen, er det værd at overveje muligheden for rådgivning udefra. Inddragelsen af eksterne ressourcer kan bl.a. sikre, at arbejdsprocesser og rutiner beskrives objektivt.

Eksterne rådgivningsressourcer kan også komme med løsningsmuligheder og afdække effektiviseringspotentialer, som er de mest optimale for virksomheden objektivt set – og som ikke er farvede af eget tilhørsforhold og organisatoriske loyaliteter. Får man hjælp udefra, vil man således få et realistisk billede af ens virksomhed og de potentialer for optimering, der kan gemme sig i lønadministrationen.

Hvor effektiv er jeres lønadministration?

Og så lige et benchmark at slutte af på: En optimeret og toptunet lønproces er kendetegnet ved, at et enkelt årsværk kan udarbejde 1.000 lønsedler om måneden. Kan I leve op til det i jeres organisation? Hvis ikke, kunne det være, at det var tid til at optimere lønadministrationen.

Hvordan kan Visma hjælpe?

Vi kan hjælpe jer med at optimere lønfunktionen, så I får frigivet ressourcer og reduceret tiden med op til 30%.

Læs mere om Visma Løn