Fokus på dårlige betalere? Der er ikke råd til andet
Det er ingen hemmelighed, at omsætningskroner ikke er meget værd, hvis kunden ikke betaler.
Gennem finanskrisen har virksomhederne generelt været mere opmærksomme på, at få kreditvurderet nye kunder gennem en skærpet oprettelsesprocedure.
Men ét er proceduren omkring nye kunder, men hvad med de gode gamle kunder? Er det ikke ofte sådan, at advarselslamperne først begynder at blinke, når betalingerne for alvor hænger – og er det så for sent? Er kunden på vej mod konkurs eller?
Finanskrisens hærgen har med alt tydelighed bevist, at der fortsat er et behov for fokusering på forfaldne kundefordringer.
Hurtig reaktion er et must!
En væsentlig forudsætning for at undgå tab på kundefordringer, er en veltilrettelagt rykkerprocedure. En sådan procedure vil sikre en kontinuerlig bevågenhed af virksomhedens kunder og at virksomheden kan reagere i tide inden situationen løber løbsk, eksempelvis ved at lukke for yderligere ordretilgang.
En vigtig del i en effektiv rykkerprocedure er, at kunderne bliver rykket umiddelbart efter en faktura er forfalden. Et værktøj til at reagere hurtigt kan være en nedskrevet politik for virksomhedens ageren – hvor mange dages forfald inden rykker 1? Hvordan eksekveres rykningen, via print, mail eller telefon?
Det er vigtigt, at politikken overholdes, og du ikke glider over i en dårlig vane, hvor kunderne via ”selvtægt” opnår en uhensigtsmæssig lang kredittid, som din virksomhed i den sidste ende selv må finansiere.
Rykkerproceduren
I selve rykkerproceduren er der en række forhold, som du skal være OBS på, blandt andet:
- Forhold dig til skyldners eventuelle indsigelser og svar på dem
- Der må kun kræves betaling af forfaldne beløb
- Der må ikke trues med fogedretten før der eksisterer et fundament (eksempelvis underskrevet skyldnererklæring eller gældsbrev)
- Du må ikke trykke ”rykker” på konvolutten eller på andre måder skilte med inkassationen
- Så længe debitor ikke har fremsat indsigelse, må du gerne indberette til RKI
- Er skyldner under gældsernæring, konkurs eller tilsvarende, må du ikke fortsætte med at inddrive penge
- Og en lidt speciel: Du må ikke rette henvendelse til en debitor på juleaftensdag, nytårsdag og grundlovsdag
- Personlige henvendelser til skyldner må kun foretages:
- Hvis skyldner selv har bedt om det
- Hvis debitor træffes på offentlige steder (dog ikke dennes arbejdsplads)
- På skyldners bopæl på hverdage mellem kl. 8.00 og 21.00 og lørdage mellem kl. 8.00 og 16.00
Sådan kan en rykkerprocedure se ud:
- rykker (minimum 10 dage efter betalingsfrist) – hold en venlig tone, det kan være en forglemmelse
- rykker (minimum 10 dage efter første rykker) – vær lidt skarpere i tonen
- rykker (minimum 10 dage efter anden rykker) – her varsles der med inkasso og tonen bliver igen skarpere
Husk at tage højde for 2-3 dages interne bogføringsdage efter hver tidsfrist. Du kan pålægge et rykkergebyr på 100 kr. pr. rykker.
- Ønsker du information om hvordan du kan opsætte en rykkerprocedure i dit regnskabsprogram er du velkommen til at besøge e-conomic regnskabsprogram, hvor du kan finde en guide.
