Hvilket økonomisystem skal jeg vælge?

Markedet for økonomisystemer er enormt og det kan derfor virke uoverskueligt at finde frem til det system, der giver mest værdi for pengene. Vi giver dig her en tjekliste, der er en god hjælp, når du har indhentet tilbud fra forskellige leverandører og skal evaluere de forskellige økonomisystemer:

1. Vælg en totalløsning

Sørg for at få en fuld oversigt over, hvilke funktioner, der faktisk er inkluderet i det økonomisystem du køber. Mange leverandører tilbyder forskellige versioner og varianter af sine løsninger. Tanken er, at du kun betaler for de funktioner du bruger – og har brug for. Du bør derfor sikre dig, at du vælger en løsning, der indeholder al den funktionalitet du behøver.

Du bør også bede om at få en oversigt over omkostninger forbundet med udvidelse af økonomisystemet. Der findes ofte forskellige tillægsmoduler med tilsvarende forskel i funktioner og priser. Hvad koster for eksempel moduler til kundeopfølgning og e-handel? Hvad er udgiften for at give flere brugere adgang til systemet? Det kan være en god ide, at få en komplet prisliste over alle disse mulige udvidelser før du træffer din beslutning.

2. Hvor meget skal du selv gøre?

Mange virksomheder vælger at lade en revisor tage sig af dele af, eller hele regnskabet. Man bør derfor tænke grundigt igennem, hvad man faktisk giver fra sig. Et opdateret, moderne økonomisystem er din vigtigste kilde til kritisk information om salg, likviditet og ikke mindst kundeinformation. Mange vælger derfor at føre regnskabet selv og eventuelt lade revisoren afslutte momsterminer.

3. Find den reelle pris på økonomisystemet

Det er en god ide at få oplyst Total Cost of Ownership (TCO), dvs. den totale pris for anskaffelse, installation og drift af økonomisystemet. For at få mest muligt ud af TCO-analysen bør du også tjekke hvilke udgifter, der tilkommer de efterfølgende år.

4. Krav til hardware og sikkerhed

Undersøg hvilken infrastruktur, der er nødvendig for at kunne bruge økonomisystemet. Nogle løsninger kan for eksempel have krav om en egen webserver for at kunne køre e-handel. Du bør også tjekke om databasen er inkluderet i prisen. Hvis du skal betale ekstra for en SQL database, kan totalprisen for økonomisystemet hurtigt blive meget højere end det, du blev stillet i udsigt.

Et andet vigtigt aspekt er sikkerheden. Hvis du har din egen server, er det vigtigt at sikre alle data i økonomisystemet på tilstrækkelig vis. Et praktisk system bør indeholde automatisk backup, der sikrer dine data mod tyveri og brand. Alternativt kan du overveje at vælge en online løsning, der gemmer alle data i skyen.

5. Support- og vedligeholdelsesaftale på økonomisystemet

En god support- og vedligeholdelsesaftale bør dække dine behov for hjælp og support hos din leverandør. Derudover er det også vigtigt, at du er sikret opdateringer til dit system, så du til en hver tid lever op til den gældende lovgivning.

Du kan komme ud for, at vedligeholdelse og support er delt op i to separate fakturaer med forskelligt indhold. Skal du betale for opdateringer, der giver dig nye funktioner? Skal du betale for nye brugermanualer? Indeholder supportaftalen ubegrænset adgang til telefonisk support eller bliver dette faktureret separat? Alle disse ting har indflydelse på totalprisen af dit økonomisystem.

6. Unødvendige begrænsninger?

Undersøg hvilke begrænsninger økonomisystemet har. Det kan blive unødvendigt dyrt, hvis leverandøren har begrænset antallet af bilag eller transanktioner, der kan registreres eller databasens størrelse.

7. Har du brug for hjælp til installation og opsætning?

Hvis du ønsker hjælp til installation af en forhandler, er det vigtigt at undersøge, hvad der er inkluderet i installationen. Skal økonomisystemet, databasen eller rapporter konfigureres af en konsulent, kan det medføre en overraskende ekstra-regning. Skræddersyede løsninger kan være rigtigt gode til at dække specielle behov, men kan samtidig være besværlige og dyre at vedligeholde/ opdatere.

8. Integrerede online-løsninger

Hvis du ønsker dig et økonomisystem, der kan bruges via internettet, bør du nøje overveje, hvilke fordele og ulemper det indebærer for din virksomhed. Et online-system giver adgang til information uanset, hvor du er. Det resulterer også i en besparelse af tid og ressourcer til IT-drift. En lokal installation, hvor løsningen installeret på din computer, betyder at du ikke er afhængig af at have internetadgang og har større fleksibilitet i forhold til integration med andre hard- og softwareløsninger. Du kan læse mere om de forskellige fordele og ulemper ved de to løsninger her.

Kunder og leverandører forventer i stadig stigende grad, at dit økonomisystem kan distribuere information elektronisk på mange forskellige måder. Du bør derfor sikre dig at du vælger en leverandør, hvis løsninger understøtter disse distributionsmetoder, når du får brug for dem.

9. Sikre din regnskabshistorik

Hvis du ønsker at konvertere gamle data, bør du få specificeret, hvor meget leverandøren fakturerer for at konvertere data fra dit nuværende økonomisystem.

10. Kursus og oplæring

Få en oversigt over, hvad der er brug for at kurser og anden oplæring i forbindelse med implementeringen. Du bør også undersøge, hvad din leverandør tilbyder af denne type tjenester. Først når økonomisystemet anvendes af brugere, der forstår systemets muligheder fuldt ud, får du fuldt udbytte af din investering.

Hos Visma tilbyder vi selvfølgelig branchetilpassede økonomisystemer, der uden problemer kan konkurrere med andre store leverandører på de ovenstående parametre. Du kan læse mere om økonomisystemet Visma Business her>>

Stine Mieritz har en bachelor i Virksomhedskommunikation og Erhvervsøkonomi fra Copenhagen Business School og er netop påbegyndt en kandidat i Politisk kommunikation og ledelse. Hos Visma er hun ansat som Marketing assistent hos Visma Software.