Medarbejdere fra udlandet – hvad bør HR vide?

Her får du et hurtigt overblik over reglerne og faldgruberne

Det er i dag slet ikke ualmindeligt at have medarbejdere fra udlandet blandt sine ansatte. De åbne grænser til nabolandene giver virksomhederne mulighed for at tiltrække kvalificeret arbejdskraft uden for Danmark, og tendensen skaber en større kompetencemæssig diversitet og mangfoldighed i virksomhederne. Dog er der mange HR-afdelinger, der ikke er bekendt med de udfordringer, der følger med, når man får medarbejdere ind fra udlandet.

Lokalansættelse eller indstationering?

I første omgang skal man som dansk arbejdsgiver gøre sig det klart, om den udenlandske medarbejder skal lokalansættes, indstationeres eller blot arbejde i Danmark på et kortvarigt projekt.

En lokalansættelse anvendes, når medarbejderen skal ansættes direkte i den danske virksomhed og ikke har nogen tilknytning til en udenlandsk virksomhed. I nogle tilfælde vil en lokalansættelse afløse en indstationering, og den udenlandske medarbejder slipper dermed forbindelsen til den tidligere arbejdsgiver i udlandet.

Når man taler om indstationering vil det sige, at en medarbejder fra udlandet skal arbejde i Danmark i en midlertidig periode. En indstationering varer ofte 2-3 år, men i flere tilfælde ser vi indstationeringer af både kortere og længere varighed. Det ligger i begrebet indstationering, at medarbejderen bevarer sin ansættelse hos sin udenlandske arbejdsgiver og dermed vender tilbage til denne, når arbejdet i Danmark er udført.

Hvordan med ansættelsesretten?

Hvis jeres udenlandske medarbejder lokalansættes hos jer, gælder der helt de samme regler for vedkommende, som der gør for jeres andre medarbejdere. Hvis der er tale om en funktionær, vil medarbejderen derfor være beskyttet af Funktionærloven, være omfattet af Ferieloven mv.

For indstationerede medarbejdere kan man sige, at der gælder to ansættelsesforhold: 1) den bagvedliggende ansættelse med den udenlandske arbejdsgiver og 2) indstationeringsansættelsen i Danmark. Vi ser ofte, at der i indstationeringskontrakten er angivet, at medarbejderen er omfattet af reglerne i sit hjemland. Som dansk arbejdsgiver for en indstationeret medarbejder kan man dog ikke se bort fra den danske ansættelsesret. Dette kan have betydning i forhold til reglerne om ferie, opsigelsesvarsler mv.

Hvordan skal udenlandske medarbejdere beskattes?

Det er faktisk slet ikke så svært, da man som hovedregel altid skal beskattes i det land, hvor man arbejder.

Jeres udenlandske medarbejder skal derfor beskattes på almindelig vis i Danmark, uanset om I har valgt lokalansættelse eller indstationering, da vedkommende arbejder i Danmark for en dansk arbejdsgiver.

Når man som udenlandsk medarbejder lokalansættes i Danmark, eller indstationeres for en midlertidig periode, er der i flere tilfælde mulighed for at optimere den skattemæssige situation. Dette kan også have stor betydning for de arbejdsgivere, der indstationerer deres medarbejdere på en nettoløn.

Inden medarbejderen indstationeres eller lokalansættes i Danmark, bør mulighederne for at anvende 26 %-skatteordningen (ekspertskatteordningen) altid undersøges. Ordningen kan anvendes i fem år, hvis værdien af den månedlige lønpakke er på mindst kr. 61.500 (2015), og de øvrige krav er opfyldt. Du kan læse mere om ekspertskatteordningen her.

Herudover bør mulighederne for udbetaling af skattefrie diæter også vurderes. En medarbejder, der indstationeres i to år hos en dansk virksomhed, har under visse betingelser mulighed for at få udbetalt skattefrie diæter. Diætsatsen for kost og logi er henholdsvis kr. 471/dag og kr. 202/dag. Diætsatsen for kost kan udbetales i de første 12 måneder, og diætsatsen for logi kan udbetales i op til 24 måneder.

Hvor er den udenlandske medarbejder social sikret?

Hvis I har lokalansat jeres udenlandske medarbejder, vil medarbejderen være omfattet af dansk social sikring, når medarbejderen bor og arbejder i Danmark. Der skal således afregnes ATP mv., præcis som I gør for jeres danske medarbejdere. Bemærk, at AM-bidraget tidligere var knyttet sammen med den sociale sikring og skulle betales, hvis medarbejderen var underlagt dansk social sikring. I dag er AM-bidraget en skat og skal derfor betales uanset, om medarbejderen er på dansk eller udenlandsk social sikring.

Hvis medarbejderen er indstationeret, vil denne i visse tilfælde være omfattet af hjemlandets sociale sikring. Det gælder, når medarbejderen kommer fra et andet EU-land eller et land, som Danmark har en aftale med om social sikring. Da Danmark er et af de billigste lande at være social sikret i, anbefaler vi, at alt planlægges og er klart, herunder ansøgninger og registreringer, inden medarbejderen ankommer til Danmark.

Vi kan assistere jer med en vurdering af lovvalget og med at få de praktiske forhold på plads.

Læs mere om, hvordan Visma kan assistere jer

Pia var advokat med deponeret beskikkelse og har over 15 års erfaring med rådgivning inden for skatteret, ind- og udstationeringer samt personalejura. I Visma Services Danmark A/S er Pia ansvarlig for afdelingen HR Jura. Siden december 2016 arbejder Pia i Azets, hvor hun er ansvarlig for afdelingen HR Jura.