Den 1. september 2020 træder en ny ferielov i kraft. En ny ferielov og overgangen dertil stiller en række nye krav til danske virksomheder – heriblandt er vigtigheden i korrekt ferieregistrering. Læs hvordan IBM Danmarks HR-direktør, Anne Marie Ravn, og HR Transformation and Operations Leader, Klaus Ottosen, gjorde organisationen klar til den nye ferielov.
IBM kom tidligt i gang med de interne indsatser
I foråret 2019 var IBM Danmark til et møde med deres løn-administrationspartner, Visma Enterprise, og her blev de bekræftet i, hvor omfattende og kompleks den nye ferielov er. Kort efter valgte IBM at oprette både en projekt- og en styregruppe, som skulle tage sig af den nye ferielov på et henholdsvis praktisk og strategisk plan.
“Vi blev hurtig klar over, at den største forandring ville være at få medarbejderne til at forstå, at de fremadrettet bliver nødt til at planlægge ferie og samtidig få alle feriedage registreret korrekt og rettidigt.
Dette kommer til at betyde en væsentlig omvæltning for os – da det langt fra er alle medarbejdere, der har gjort det løbende”, forklarer Anne Marie Ravn.
“Ja, for selvom vi er systemunderstøttet både i forhold til vores løn- og HR-system, så stiller den nye samtidighedsferie højere krav til, at registrering af ferie for den enkelte medarbejder bliver gjort korrekt og rettidigt. Derfor var et af vores første tiltag også at få noget indledende kommunikation ud til vores medarbejdere, som vi startede på lige før sommerferien 2019”, forklarer Klaus Ottosen.
Læs her, hvorfor korrekt ferieregistrering er vigtigt
IBM begrænsede sine kilder til information
om den nye ferielov
IBM oplevede først, at for meget information ikke nødvendigvis gjorde forståelsen for den nye ferielov nemmere – for information på området er der masser af.
“Da den nye ferielov blev vedtaget, væltede det med information på nettet – og det kunne godt være lidt svært at finde rundt i. Derfor er du nødt til at holde dig til et mindre, men repræsentativt fundament af kvalificerede kilder, som du har tillid til – og der har vi valgt Visma Enterprise og borger.dk”, fortæller Klaus Ottosen.
“Ja, for ellers kan man blive ved med at finde, læse og forsøge at forstå den samme information, der bliver forklaret på forskellige måder”, uddyber Anne Marie Ravn.
En e-bog, en video, et forum til spørgsmål – og flere interne reminders
Med afsæt i få informationskilder startede IBM med at kommunikere til deres medarbejdere om, hvad den nye ferielov vil betyde for dem.
“Kommunikationen til vores medarbejdere har i høj grad taget udgangspunkt i tilsendt materiale fra Visma Enterprise, som vi har videreformidlet på vores egne interne kanaler”, fortæller Klaus Ottosen. “Ja, og som noget af det første kommunikation til vores medarbejdere, har vi blandt andet delt Visma Enterprises e-bog, som kommer hele vejen rundt om den nye ferielov”, forklarer Anne Marie Ravn.
Udover at sende relevant eksternt materiale til medarbejderne, valgte IBM også selv at holde et internt møde i efteråret 2019 for alle medarbejdere, hvor de havde inviteret en jurist fra Visma Enterprise.
“Til mødet gennemgik vi den nye ferielov, hvad der bliver de største forandringer, og fik tips og tricks til, hvad det er, som vi skal gøre”, forklarer Anne Marie Ravn.
“På baggrund af mødet fik vi så lavet en intern video, som gennemgår alle vigtige elementer af den nye ferielov, de ting som vi internt skal gøre i fællesskab, og det som medarbejderne selv skal gøre”, uddyber Anne Marie Ravn.
IBM forklarer, at videoen er en stor hjælp for dem og fungerer som et opslagsværk, som medarbejderne kan se og lytte til, når der er behov for afklaringer. Videoen giver både medarbejderne afklaringer på deres spørgsmål, samtidig med at den hjælper med at videreformidle budskaberne omkring den nye ferielov. Som supplement til videoen, har IBM Danmark også åbnet op for medarbejdernes spørgsmål på deres HR platform.
“Da mange af vores medarbejdere stiller de samme spørgsmål, har vi også et forum på vores HR platform, hvor alle kan stille spørgsmål og finde svar på tidligere spørgsmål”, fortæller Klaus Ottosen.
Gå til e-bogen “bliv klar til den nye ferielov”
IBM er nu godt rustet til at gennemføre en nødvendig adfærdsændring
Selvom vi stadig er i overgangsordningen, arbejder IBM Danmark fortsat på at komme godt ind i den nye ferielov.
“Vi arbejder hele tiden på at få vores medarbejdere til at forstå, at de er nødt til at sætte sig ind i den nye ferielov – og det kan man ikke bare gøre på et minut. Særlig ikke med overgangsordningen”, forklarer Klaus Ottosen.
“Derfor gentager vi også budskabet om vigtigheden i at registrere ferie korrekt, så tit som vi kan. For vi skal have det indarbejdet som en vane, og det tager tid. Men her er det rart at føle tryghed i at være godt klædt på til den nye lov – og det er blandt andet takket været Visma Enterprise, som har været en rigtig god sparringspartner for os”, understreger Anne Marie Ravn.
