Outsorcing eller inhouse?

Outsourcing: Skal vi ansætte eller outsource regnskab og løn?

Giver outsourcing af opgaver som løn og regnskab mening for din virksomhed, eller skulle I hellere ansætte en bogholder (mere)? Det spørgsmål er der mange virksomhedsejere og direktører, der stiller sig selv, og svaret kan du kun selv finde.

Nogle vælger at outsource hele virksomhedens økonomifunktion. Andre vælger at holde alt inden for virksomheden. Mange gør en blanding, og varetager nogle opgaver internt, mens andre bliver løst eksternt.

Der er fordele og ulemper ved både outsourcing og ansættelse, men hvilke vejer tungest i din virksomhed, og hvad er det i grunden for parametre, du bør tage i betragtning, inden du vælger model?

Her har vi samlet en liste over parametre som udgifter, effektivitet og kompetencer m.fl., og vi tager en snak om, hvad de betyder for virksomheden, når du henholdsvis ansætter eller outsourcer.

Udgifter

Er det billigere eller dyrere at ansætte frem for at outsource?

Kigger vi på medarbejderens timeløn, er den oftest lavere end timesatsen for en tilsvarende ekstern konsulent. Det kunne derfor se ud til, at det er dyrere at outsource. Regnestykket er dog ikke så enkelt, for der er flere udgifter forbundet med en fast medarbejder, bl.a. ferie, pension, forsikringer, sygdom, barsel og personalegoder. En tommelfingerregel lyder, at en medarbejder koster virksomheden mellem 1,3 og 1,5 gange lønnen.

Til sammenligning vil virksomheden oftest kun betale timesatsen for den eksterne konsulent, og ingen øvrige omkostninger.

Illustrationudgifteroutsourcing3

Effektivitet pr. løntime

Det er ikke nok at kigge på løn og lønomkostninger. Det siger jo intet om, hvad virksomheden får for pengene. Medarbejderens effektivitet er en væsentlig del af puslespillet, og den vil variere fra medarbejder til medarbejder og fra virksomhed til virksomhed.

En tommelfingerregel lyder, at en fuldtidsmedarbejder bruger ca. 60% af arbejdstiden på kerneopgaverne. Resten af arbejdstiden er ’overheadtid’, der går på ferie, kompetenceudvikling, småpauser, sygdom m.m.

Til sammenligning vil en ekstern konsulentvirksomhed typisk kun fakturere den tid, konsulenten har brugt på kerneopgaven for kunden. Når du outsourcer, betaler du altså hverken for ferie, barsel, sygdom eller kursusdage. Effektiviteten pr. betalt time er derfor 100%.

Illustrationeffektivitet

Gratis guide til regnskabsafdelingen – hvem gør hvad og hvornår?

Overblik over regnskab og økonomi

Hvornår får du det bedste overblik over virksomhedens regnskab og økonomi?

Mange vil intuitivt svare, ”Når vi klarer opgaverne internt”, for det synes logisk, at når opgaver løses in-house, så bliver viden og indsigt også formidlet internt mellem afdelinger. Men så enkel er virkeligheden sjældent.

Spørg dig selv, om du lige nu har overblik over dette kvartals indtægter og udgifter, samt hvorvidt disse stemmer overens med det budgetterede?

Overblik = Opdaterede tal + løbende formidling

Det daglige overblik over økonomien kommer ikke automatisk, men er et resultat af løbende opdateringer af regnskabet og afrapporteringer til ledelsen.

Nogle økonomisystemer giver overblik i form af brugervenlige dashboards, men også disse kræver at tallene bagved hele tiden er opdaterede. (Læs evt. om MyVisma, der er outsourcing og online økonomiportal på én gang.)

Vælger I at løse opgaverne internt, må I derfor sikre, at I har faste procedurer på plads, så regnskabet hele tiden er up to date og nøgletal formidles videre til ledelsen.

Vælger I at outsource hele eller dele af økonomifunktionen, skal I kigge efter en løsning, der giver jer det forkromede overblik over jeres økonomi.

Kompetencer

Størstedelen af virksomheder i Danmark er små og mellemstore, og mange af disse har blot en bogholder ansat.

Uanset virksomhedens størrelse og sammensætningen i regnskabsafdelingen, kræver det mange forskellige kompetencer at varetage virksomhedens samlede økonomi og regnskab. Det er dog de færreste virksomheder, der har interne ressourcer til at dække hele spektret ind.

Bogholderen kan typisk ikke analysere regnskabstallene eller udarbejde et likviditetsbudget.

Varetager I regnskabsopgaverne internt, er I derfor ofte nødt til at vælge, hvilke kompetencer, I får. Der er sjældent økonomi til at sammensætte den perfekte regnskabsafdeling.

Vælger I at outsource hele eller dele af økonomifunktionen, bør I sikre jer, at leverandøren har alle de kompetencer, virksomheden har brug for – også den specialist, I kun har brug for 2 timer om året.

Gratis guide til regnskabsafdelingen – hvem gør hvad og hvornår?

Fleksibilitet

Hvad gør du, når virksomheden har brug for en kvart bogholder i 6 måneder? Mængden af opgaver og sammensætningen af medarbejderstaben er aldrig statisk. Et særligt projekt kræver flere hænder, Mads bliver sygemeldt, Sonja skal på barsel og årets gang byder på større eller mindre bunker på skrivebordene.

Det er situationer som disse, der gør det så vanskeligt at sammensætte det helt rigtige team in-house, for det rigtige team nu, er ikke nødvendigvis rigtigt om 6 måneder.

Vælger virksomheden at outsource, bør I sørge for, at aftalen giver jer mulighed for at skrue op og ned for ydelserne løbende.

Kvalitet og kontrol

Hvis du outsourcer, hvordan kan du så vide, om virksomheden får de rigtige fradrag, indbetaler den rigtige moms og at likviditetsbudgettet stemmer? Hvordan sikrer du med andre ord, at kvaliteten er i orden?

Det er nogle af de spørgsmål, vi typisk hører fra nye kunder. At virksomheden mister noget af kontrollen, når den outsourcer, er en udbredt myte.

Der sker tværtimod ofte dét, at de eksterne konsulenter er så erfarne og specialiserede, at de fanger en række ting, som virksomhederne ikke selv har opdaget eller tænkt over, og som efterfølgende medfører regnskabsmæssige fordele.

Kender du til andre fordele eller ulemper ved at henholdsvis ansætte eller outsource medarbejdere i regnskabsafdelingen? Så vil vi meget gerne høre din kommentar herunder.

Test: Hvor godt er din virksomhed dækket ind på regnskabsområdet? Tag testen her og få overblikket!

Bogføring, budgettering, analyse og skatteberegning er blot nogle af de opgaver, som alle virksomheder står med – uanset størrelse.

De mange opgaver danner det økonomiske fundament, virksomheden står på og hjælper ledelsen til at træffe de rigtige beslutninger. Det gælder, hvad enten det drejer sig om nyansættelsen i den
lille virksomhed eller ekspansionen af den større.TestMyVisma

Men har din virksomhed egentlig styr på opgaverne? Får I taget hånd om dem – både de løbende og de lejlighedsvise? Eller mangler I tid eller kompetencer?

Tag testen her

Semir Sirbubalo er leder og erfaren økonomikonsulent i Visma Services Danmark A/S. Semir bistår virksomheder med implementering af nye ERP-systemer, rådgivning og effektivisering af forretningsgange inden for regnskabsfunktionen. Siden december 2016 arbejder Semir i Azets som leder og økonomikonsulent.