Medarbejdere fra udlandet

Rejsende lønmodtagere og skattefrie godtgørelser

– Få styr på din kontrolforpligtelse – det kan blive dyrt at lade være

Hvert år udbetaler danske arbejdsgivere store skattefrie beløb til deres medarbejdere, når de rejser i forbindelse med arbejdet.  Det drejer sig om kørselsgodtgørelser og godtgørelser til dækning af kost, logi og småfornødenheder.

Som arbejdsgiver er du forpligtet til at kontrollere, at alle betingelserne for at udbetale skattefrie godtgørelser er til stede, da du i modsat fald kan risikere at skulle betale skatten af de udbetalte godtgørelser.

SKAT har i år kørselsbilag og rejsegodtgørelser som et af deres indsatsområder, og der er derfor god grund til at læse videre, så du sikrer, at du som arbejdsgiver overholder reglerne.

Hvis du vil vide mere om emnet, er du velkommen på vores morgenmøde den 1. december i Herlev, hvor vi går i dybden med området og især har fokus på arbejdsgiverforpligtelsen. Læs mere her

Skattefri befordringsgodtgørelse

Satserne

Som arbejdsgiver kan du udbetale skattefri befordringsgodtgørelse, når din medarbejder anvender egen bil, motorcykel, knallert – og i princippet cykel – til erhvervsmæssig kørsel i forbindelse med arbejdet.

Reglen gælder uanset, om der er tale om erhvervsmæssig kørsel i Danmark eller i udlandet.

Der kan i 2015 skattefrit udbetales følgende:

Kørsel i egen bil eller på motorcykel Skattefri sats
Indtil 20.000 km/år Kr. 3,70/km
Ud over 20.000 km/år Kr. 2,05/km

 

Kørsel på egen knallert eller cykel Skattefri sats
Pr. km Kr. 0,52/km

Satsen for kørsel i egen bil er lavere end i 2014, da myndighederne har vurderet, at det er blevet billigere at have bil. Et af argumenterne er, at biler i dag kører længere på literen.

Udbetales der et højere beløb end de angivne satser, er hele beløbet som udgangspunkt skattepligtigt for medarbejderen.

Betingelserne for at udbetale skattefri befordringsgodtgørelse

En medarbejder kan få udbetalt skattefri befordringsgodtgørelse, hvis der er tale om erhvervsmæssig kørsel. Erhvervsmæssig kørsel defineres som:

  • Kørsel mellem forskellige arbejdspladser for samme arbejdsgiver – f.eks. kundebesøg.
  • Kørsel inden for samme arbejdsplads – f.eks. lufthavne eller havneanlæg.
  • Kørsel mellem hjem og samme arbejdsplads i op til 60 arbejdsdage inden for en 12-måneders periode. Reglen betyder, at medarbejderen fra den 61. dag i perioden ikke længere kan få udbetalt skattefri befordringsgodtgørelse, da kørslen ikke længere anses for at være erhvervsmæssig. Medarbejderen kan i stedet gøre brug af det almindelige befordringsfradrag.

Arbejdsgivers kontrolforpligtelse

Som nævnt har SKAT i år skærpet fokus på området. I en af de seneste sager krævede myndighederne en efterbeskatning på over en halv million kr. Dette skyldtes blandt andet, at godtgørelsen for kørsel i december 2014 var blevet udbetalt til medarbejderne med lønnen i januar 2015, hvorved satsen var 2 øre for høj pr. km. Hele beløbet – og ikke kun det, der var udbetalt for meget – blev anset for skattepligtigt.

Kontrolforpligtelsen anses som udgangspunkt for opfyldt, hvis arbejdsgivers bogføringsbilag indeholder:

  • Modtagerens navn, adresse og cpr.nr.
  • Kørslens erhvervsmæssige formål – f.eks. et salgsmøde hos kunde
  • Dato for kørslen
  • Kørslens mål og eventuelle delmål
  • Antallet af kørte kilometer
  • Den anvendte sats
  • Selve beregningen af befordringsgodtgørelsen

Herudover skal det fremgå af de underliggende bilag, at arbejdsgiveren har ført den fornødne kontrol.

Skattefri rejsegodtgørelse

En medarbejder kan være berettiget til at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse, hvis medarbejderen er på rejse for sin arbejdsgiver, og rejsen varer i mere end 24 timer.

Satserne

Der kan i 2015 skattefrit udbetales:

Rejsegodtgørelse Skattefri sats
For kost og småfornødenheder
(kan udbetales i op til 12 måneder)
Kr. 471/døgn
Kr. 19,63/påbegyndt time for tilsluttende rejsedag
For logi
(kan udbetales i op til 24 måneder)
Kr. 202/døgn

Godtgørelsessatsen for udgifter til kost skal reduceres med henholdsvis 15 % for fri morgenmad, 30 % for fri frokost og 30 % for fri middag. Dette efterlader 25 % af godtgørelsen, der dækker småfornødenheder som kaffe, en avis osv.

Betingelserne for at udbetale skattefri rejsegodtgørelse

Som nævnt kan en medarbejder være berettiget til at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse, hvis medarbejderen er på rejse for sin arbejdsgiver, og rejsen varer i mere end 24 timer.

I skattemæssig forstand er en medarbejder på rejse når:

  • Medarbejderen opholder sig på et midlertidigt arbejdssted, det gælder således også udstationeringer, OG
  • Afstanden mellem medarbejderens bopæl og det midlertidige arbejdssted ikke giver mulighed for at overnatte på sædvanlig bopæl, ELLER
  • Medarbejderen er på tjenesterejse, f.eks. kursus og lignende, for arbejdsgiveren og derfor ikke har mulighed for at overnatte på sin sædvanlige bopæl.

Arbejdsgivers kontrolforpligtelse

Arbejdsgiveren skal føre kontrol med rejsens erhvervsmæssige formål og delmål, antallet af rejsedage, herunder rejsens start- og sluttidspunkt samt kontrollere de satser, der er anvendt.

Opfylder rejsen ikke betingelserne, er godtgørelsen skattepligtig A-indkomst for medarbejderen.

SKAT har på det seneste rejst kravet om betaling af den manglende A-skat og AM-bidrag direkte mod arbejdsgiveren, som dermed er gjort overordnet ansvarlig. I en af de seneste sager blev arbejdsgiveren pålagt at betale knap 2,5 millioner kr., da arbejdsgiveren ikke havde ført en effektiv kontrol med, at betingelserne for skattefrihed var opfyldt.

Udbetalingen af skattefri rejsegodtgørelse OG arbejdsgiverens kontrol skal således være ordentligt dokumenteret. Dokumentation forudsætter, at de nævnte oplysninger fremgår af arbejdsgiverens bogføringsbilag og er synligt kontrolleret af arbejdsgiveren, eksempelvis i form af en underskrift eller et stempel.

Pia var advokat med deponeret beskikkelse og har over 15 års erfaring med rådgivning inden for skatteret, ind- og udstationeringer samt personalejura. I Visma Services Danmark A/S er Pia ansvarlig for afdelingen HR Jura. Siden december 2016 arbejder Pia i Azets, hvor hun er ansvarlig for afdelingen HR Jura.