1. Definer formålet med mødet!
En af de vigtigste forberedelser til et møde er at definere formålet. Er formålet at informere, sagsbehandle eller træffe en beslutning? Ved at planlægge, hvad man vil opnå med mødet, bliver det lettere at beslutte, hvilke personer der skal deltage, og sætte en dagsorden, der skal føre frem til formålet.
2. Lav en dagsorden!
En gennemtænkt og tydelig dagsorden vil automatisk gøre mødet effektivt, ved at deltagerne ved, hvad de skal forberede sig på, og kan sætte deres egne forventninger. En dagsorden bør sendes ud i god tid før mødet. En dagsorden, der er sendt ud til deltagerne, bør ikke ændres. Ellers skal de varsles om det med tydelig fokus på, hvad der er ændret.
3. Reducer antallet af mødedeltagere!
Med et klart formål og en god dagsorden vil det være let at afgøre, hvem der skal deltage i mødet. Ved at reducere antallet af deltagere øges effektiviteten i virksomheden. Inviter kun kolleger, der er relevante for at opnå formålet med mødet.
4. Hold tiden!
At sætte en realistisk tidsplan for hvert punkt på dagsordenen bør være en del af forberedelserne til mødet. Hvis tidsplanen skrider, er det mødelederens ansvar at indhente den igen. Måske skal en anden end mødelederen have ansvar for tiden?
5. Arbejd på at skabe en god mødekultur!
Hvordan er mødekulturen i din virksomhed? God mødekultur er at starte mødet til den aftalte tid, at telefoner og andet udstyr, der ikke skal bruges, lægges væk, og at man ikke afleder opmærksomheden fra det, som mødet handler om. Gem småsnakken til efter mødet. Med en dårlig mødekultur begynder møderne for sent, har unødvendigt indhold og tager meget længere tid end nødvendigt.
6. Opsummer og konkluder!
Ved slutningen af mødet skal hovedpunkter, beslutninger og opgaver opsummeres i et referat. Opgaver og opfølgningspunkter skal altid have en ansvarlig person og en tidsfrist. Brug tid på at udarbejde referatet, så det er forståeligt, når det sendes ud. Referatet bør komme inden for 24 timer efter, at mødet er afholdt. Tænk også på, hvem du sender referatet til. Skal det kun sendes ud til dem, der deltog i mødet, eller er der nogen, der bør have en kopi til orientering?
7. Evaluering!
Lykkedes det jer at følge den planlagte dagsorden, og gav mødet det ønskede resultat? Gik I over tiden? Bidrog alle? Blev mødet afsluttet med entusiasme og en klar fremdriftsplan? Brug lignende spørgsmål til at vurdere, om mødet var en succes, og om det kunne gøres bedre næste gang.
Effektive møder som opsummeret i disse syv tip er nemme i teorien, men ofte vanskelige i praksis. Faktisk kan der hentes meget inspiration fra, hvordan bestyrelsesmøder gennemføres. Det er normalt velplanlagte og strukturerede møder med god tidsstyring, klart referat og opfølgning. Det er i hvert fald vores erfaring fra virksomheder, der bruger bestyrelsesportalen som et redskab til at tilrettelægge en god proces for bestyrelsesmøderne.
Læs mere om:
5 gode grunde til at blive papirløse i bestyrelseslokalet
Effektiv Bestyrelsesarbejde i en bestyrelsesportal
