I.M. Frellsen om Visma Business

Detail løsning

Frellsen om Visma Business

Med ERP-programmet Visma Business gik Frellsen fra gefühl til viden.

Ledelsen hos Frellsen er gået fra gammeldags gefühl til at ha’ håndfast viden via Visma Business. Virksomheden håndterer årligt ca. 50.000 følgesedler elektronisk, og det sparer både tid og øger servicen over for kunderne. Følgesedlerne bruges nemlig som faktureringsgrundlag og som opslagsværk, hvis kunder ringer og spørger om detaljer ved en levering osv.

En hurtig udregning på lommeregneren og adm. direktør Henrik Frellsen kan fortælle, at der drikkes 1 milliard kopper Frellsen-kaffe rundt omkring på de danske arbejdspladser. De fleste ved, hvor vigtige kaffepauserne er, så det er nemt at forestille sig hvilket kaos, der ville blive, hvis kaffeautomaterne pludselig gik i stå rundt omkring på kontorer, institutioner og virksomheder.

Lidt på samme måde er det efterhånden blevet med Visma Business for Frellsen. Kaffen og chokoladen er selvfølgelig livsnerven, men Visma Business er blevet det allestedsnærværende følehorn, der uden ophør mærker efter, hvordan det går med drift, økonomi, salg og service i virksomheden.

Fra gefühl til viden

Da Visma Business flyttede ind hos Frellsen – i første afdeling i kaffeafdelingen - var der tale om et markant udviklingsspring fra en mere primitiv AS32- løsning til den nuværende avancerede og integrerede løsning.

- Jeg kom til i 2002, og allerede dengang vidste jeg godt, at en af mine vigtigste opgaver i forbindelse med generationsskiftet var integration af et ERP-system. Det var meget vigtigt, at der var de rette personer til at drive det frem, ellers ville det ikke blive forankret i virksomheden, siger Henrik Frellsen.

- Selvfølgelig kunne jeg undvære systemet, men så ville jeg blive nødt til at gå rundt og spørge en hel masse mennesker hele tiden, om hvordan status er på det og det. Det gjorde den tidligere generation jo, og de havde også styr på virksomheden. Forskellen er nok, at den tidligere generation havde en masse ”gefühl”, mens jeg har en masse underbygget detail-viden.

Krisen får folk til kaffekopperne

Konsulentfirmaet HerbertNathan & Co hjalp Frellsen med at afsøge markedet og finde frem til lige nøjagtigt det ERP-system, der passede bedst. En slags vellykket dating, der endte med det perfekte match, er der vel nærmest tale om. - Visma Business kan alt det, vi har brug for – også e-fakturering til vores mange kommunale kunder, der blev indført som krav i 2004-05. E-faktureringsløsningen i Visma Business sparer os for en mindre formue på 8-9 kroner pr. faktura.

- Udover at styre vores bogholderi og fakturering sikrer Visma Business, at der er fuldstændig gennemsigtighed i hele vores interne proces- og logistikflow, og jeg kan her fra skærmen i mit kontor følge alt, hvad der foregår fra lager til salg og levering. Jeg kan f.eks. se hver enkelt sælgers data og få et billede af, hvordan salget går, og om vi når vores servicemål, siger Henrik Frellsen.

Webshop på vej

Hen over den kommende sommer skal Frellsen Kaffe også have integreret Visma Business’ webshop løsning.

- Det vil give kunderne mulighed for at købe endnu mere på nettet, se hvilke varer, der er i restordre, genbestille efter favoritlister etc. og følge varens vej fra os til dem, fortæller Henrik Frellsen. Han satser på hurtigt at hæve mængden af e-handlende kunder fra 9 til 20 %. I dag foregår bestillingerne i en skønsom blanding af telefon, fax, mail og ekspedition af faste ordrer. Visma Business gør det muligt for Frellsens kunder at opnå bedre rabatter, hvis de køber logistikmæssigt fornuftigt. Vi kalder det en slags adfærdsrabatter, fordi vi i systemet kan se, at der er basis for rabat, hvis de samler indkøbene mere hensigtsmæssigt, fortæller Henrik Frellsen.

Elektroniske følgesedler

Før Visma Business brugte Frellsens chauffører et kvarters tid hver dag på at udarbejde følgesedler og lister over dagens kundebesøg. Det er slut i dag, hvor de får følgesedlerne genereret automatisk fra Visma Business.

- Vi har 11 chauffører, og det svarer til, at vi bare dér sparer 11 x 15 minutter hver dag, alene på den procedure, siger Henrik Frellsen og tilføjer, at følgesedlerne med chaufførernes håndskrevne tegn og bemærkninger fra køreturene efterfølgende scannes ind via Visma Business’ Document Center. - 40-50.000 følgesedler håndterer vi elektronisk om året, og det sparer os tid, for de bruges som faktureringsgrundlag og som opslagsværk, hvis kunder ringer og spørger om detaljer ved en levering osv., fortæller Henrik Frellsen. Han er, oplyser han, glad for samarbejdet med Amesto Solutions.

- Man kan mærke, at f.eks. både Klaus, Stefan og Ole synes, at det er sjovt og spændende at arbejde med os og finde gode løsninger, der virker. Selve processen med at få systemet implementeret var meget givende og udfordrende for mig, og jeg lærte en masse om virksomheden, som jeg ikke vidste i forvejen. På den måde har det været fint at blive udfordret, slutter Henrik Frellsen.

Bruno K. Sørensen A/S optimerer arbejdsprocesser med Visma Business

 

”Med Visma Business håndterer vi 40-50.000 følgesedler elektronisk om året, og det sparer os tid, for de bruges som faktureringsgrundlag og som opslagsværk, hvis kunder ringer og spørger om detaljer ved en levering osv.”

Henrik Frellsen, adm. direktør

Fakta

Hos Frellsen står 4. generation, i skikkelse af Henrik og Peter Frellsen, i dag i spidsen
Virksomheden beskæftiger 300 medarbejdere og producerer kvalitetschokolade og kaffe. 11 Lastbiler kører hver dag ud fra lagrene i Randers og Roskilde og leverer kaffe, koppeer, sukker, maskiner, termokander, småkager ect. til firmaerne

www.frellsen.dk

Leverandør

Løsningen er levereret af Nordens største Visma-forhandler Amesto Solutions, der har over 90 kvalificerede Visma-konsulenter

Læs mere om Amesto Solutions

Løsning:

  • Visma Business
  • 25 brugere
  • Leveret i 2005
  • Document center
  • Webshop

Har du lignende udfordringer

Læs mere om ERP-systemet, Visma Business