JTI Denmark A/S om outsourcing af løn- og bogholderi

Vores samarbejdspartner tænker selv!

JTI: Driftsikker og stabil IT-platform

"Vismas konsulenter er både selvkørende og selvtænkende"

Verdensomspændende Japan Tobacco Inc. er repræsenteret i Danmark med hovedkontor i Brøndby og salgsrepræsentanter over hele landet. Hovedkontoret håndterer al afrapportering til de danske myndigheder og til det internationale hovedkontor i Genève, hvilket kræver et IT-system, der med kirurgisk præcision kan skære nøgletal og rapportering ud til ledelsen. Her er Visma valgt som strategisk outsourcing-partner.

JTI Denmark A/S er en del af en international koncern, der med tobaksprodukter arbejder i et ekstremt prisfølsomt og konkurrencepræget marked. Det danske selskab er derfor nødt til at være særdeles fokuseret på omkostningerne og sørge for konstant at have en effektiv og dynamisk organisation.

Derfor er både lager samt løn- og bogføringsopgaver lagt ud af huset til virksomheder, der har spidskompetence i den slags opgaver, og så koncentrerer JTI sig om deres kerneforretning. - Vi har gennem flere år kørt med en Navision-løsning, der løbende er blevet tilpasset vores behov. Visma sørger eksempelvis for løbende at tilrette systemer, når vi har særlige rapporter eller funktioner - og derudover ”hoster” Visma systemet for os, siger Financial Manager John D. Møller, der har været i JTI i en årrække og derfor ved præcis, hvad han kræver af en strategisk, ekstern partner

Ikke kun udførende - de tænker også proaktivt

På et tidspunkt havde JTI udfordringer med afstemning af handelsvirksomhedens mange lagre. Udover hovedlageret har sælgerne egne, små lagre. De styres i et separat IT-system, der taler med JTIs centrale Navisionløsning, hvor John D. Møller fremhæver to væsentlige indsatser:

- Med mange transaktioner hver dag lægger man ikke mærke til en enkelt afvigelse eller to, men det akkumuleres, og så er det svært at trævle op, hvor fejlene er opstået. Her var Visma igen gode til at levere varen ved at finde årsagerne og tilrette systemerne, så det hele stemte. Ikke bare i systemerne, men også i virkeligheden, fortæller han.

Problemknusere på forkant

En anden udfordring i forbindelse med lagrene opstod på et tidspunkt, da systemet foretog en automatisk prisberegning af varer, som JTIs medarbejdere ikke umiddelbart kunne finde årsagen til. Den skulle blandt andet findes i valutakurser, der svingede lidt for meget samt ved overførsler af data i forbindelse med overgangen fra gammel til ny måned. - Her gik Visma ind og kunne både give os en forklaring på udsvingene samt tilrette, så det blev logisk for os, fortæller John D. Møller.

Pragmatisk samarbejde

Små gråzoner i det kontraktuelle og formelle løses pragmatisk i samarbejdet. I starten holdt repræsentanter fra JTI og Visma månedsmøder, men nu kan parterne nøjes med at holde kvartalsmøder for at se hinanden i øjnene og drøfte, om det kører. - Og dét gør det. Men Visma bidrager også med, hvordan vi sammen kan strømline processerne. Her er Visma en god medspiller, fordi de udfordrer os og kommer med forslag til, hvordan vi også hos os kan optimere arbejdsgangene, så de kan udføre deres del endnu mere effektivt. Dermed kan begge parter bidrage til at optimere processerne og der opstår synergier, som både Visma og JTI har forretningsmæssig glæde af, fastslår John D. Møller.

Optimering af processer gav store tidsbesparelser

Resultatet af de fælles drøftelser er, at JTI kan afrapportere endnu hurtigere til hovedkontoret og de offentlige myndigheder. - Visma kom således med forslag til forbedring af måden, vi foretager lageropgørelser på. Den proces tog tidligere en halv dag, nu er vi nede på et par timer. Bogføring af skattemærker tog før et par timer, nu er vi nede på 10-12 minutter. Den slags sparring og samarbejde er jo i bogstaveligste forstand guld værd for en virksomhed som vores, der arbejder i et ekstremt konkurrencepræget marked, og hvor der skal være 100% styr på skatter og afgifter til det offentlige, slutter John D. Møller.

JTI fortæller om samarbejdet med Visma

 

"Fordelen ved at have arbejdet med Visma i mange år er, at de kan forudse ting, som jeg ikke har fokus på"

John D. Møller, JTI Denmark A/S

Fakta

En af verdens største valutavirksomheder

12 butikker i Danmark

Specialiseret i valutaveksel og pengeoverførsel

JTI logo

www.jti.com

Udfordring:

  • Afvigelser i lageropgørelser og prisberegninger
  • Tidsforbrug på lageroptælling og indrapportering af skattemærker

Løsning:

  • Hosted Navision ERP-system
  • Konsulentbistand med forslag til optimering af processer
  • Outsourcet løn- og bogholderifunktion

Resultat:

  • Driftssikker og stabil IT-platform
  • Præcise værdiansættelser af lagre samt indrapportering til SKAT
  • Reduktion i tidsforbrug

Download som pdf

Hent referencecasen om JTI (119 KB)

Hvad kunderne ellers siger om Visma

Andre case-stories