Erstat de proppede arkiver med en brugervenlig digital løsning

Kender du det? Arkivskabene er proppede med papirer, og væggene kan kun lige skimtes bag de tårnhøje skabe. Alligevel er der ikke plads nok. Endnu en gang må papirerne sorteres og de ældste arkiveres i kælderen.

Situationen er forsat ikke ukendt hos nogle af landets skoler og institutioner, og det er nok også grunden til, at flere og flere virksomheder og organisationer vælger et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, også kaldet for ESDH-system. Mange skoler udtrykker det selv sådan.

	"Fordelene ved et ESDH-system er at vi helt undgår papir, alle kommunikerer i dag elektronisk, og vi kan nemt journalisere alt indgående post, også selvom det kommer som en e-mail eller via andre digitale kanaler".
	"Besparelserne ved afskaffelse af vores fysiske arkiver, skal både ses som den tid vi bruger på at administrerer dem, men også gevinsten ved helt at undgå den fysiske plads, og de kedelige skabe, som udbygges år efter år".

 

Hurtig adgangen til dokumenter skaber effektivitet i dagligdagen

En af de ting vi ofte hører fra nye brugere er at det er fantastisk, at der er nem adgang til sager og dokumenter, det at man ikke længere skal i arkivet for lede efter sager og dokumenter giver en bedre og hurtigere sagsbehandling. 

”Det er en tydelig fordel, at vi har adgang til dokumenter, også selvom vi ikke lige befinder os på vores eget kontor. Derudover er det befriende at skærmbillederne er meget nemme og enkel at forstå. Jeg har tidligere brugt systemer, hvor det ikke vare lige så nemt”.

Med Visma Case undgår I at bærer papirer rundt mellem forskellige kontorer og kollegaer, dette er både tidskrævende, og usikkert når det fx vedrør personfølsomme sager. I Visma Case distribueres dokumenter nemt og sikkert, og det er altid synligt hvem som har adgang til hvilke dokumenter. Dette giver administrationen en større tryghed, når de ved, at der er styr på alle personfølsomme papirer, og at kravene til GDPR opfyldes.