Digitalisering af dokumentarkiver hos skoler og uddannelsesinstitutioner

Digitalisering af sager og dokumenter

Book en demonstration
Visma Case

Nem administration, sagsbehandling
og dokument arkivering hos erhvervsskoler

Visma Case er et sags- og dokumenthåndteringssystem, med journalisering- og arkiveringsfunktionalitet målrettet danske erhvervsskoler og uddandelsesinstituationer. Løsningen som er skabt i samarbejde med århusianske IMS er et tidssvarende og brugervenligt ESDH system, som effektiviserer den daglige administration, sagsbehandling og dokumentarkivering.  

Filosofien bagved Visma Case er, at skabe en løsning, som er smidig, nem at omstille til individuelle behov og krav, og nem at udbygge. Derudover ønsker vi, at sagsbehandlingen bliver gennemsigtig, på en sådan måde, at man som bruger, altid har overblik, hvad enten der er tale om individuelle sager og dokumenter eller sager man er fælles om i team.



Udvalgte funktioner i Visma Case

Sagshåndtering

  • Sagstyper
  • Dokumenter
  • Noter
  • Tidsplan og fasestyring
  • Rettighedsstyring

Dokument-håndtering

  • Versionsstyring
  • Kommentarspor
  • Godkendelses-flow
  • Skabelonbibliotek
  • Flette-funktionalitet
  • Rettighedsstyring

Opgaver

  • Sagsbestemte opgaver
  • Avanceret opgavehåndtering
  • Godkendelses-flow

Adressebog & kontakter

  • Interessenter
  • Kunder
  • Eksterne partnere
  • Andre

Notificering

  • Følg sager
  • Bliv underrettet på e-mail

Rapporter

  • Ledelsesinformation
  • Rapportgenerering
  • Avanceret udsøgning

Samarbejdsportal

  • Projekt- og samarbejdsrum
  • Del dokumenter eksternt
  • Mulighed for blanketter

Integrationer

  • Microsoft Office
  • Microsoft Outlook
  • Google Office applications
  • Libre Office
  • Visma Business
  • Visma Addo

Erstat de proppede arkiver med en brugervenlig digital løsning

Kender du det? Arkivskabene er proppede med papirer, og væggene kan kun lige skimtes bag de tårnhøje skabe. Alligevel er der ikke plads nok. Endnu en gang må papirerne sorteres og de ældste arkiveres i kælderen.

Situationen er forsat ikke ukendt hos nogle af landets skoler og institutioner, og det er nok også grunden til, at flere og flere virksomheder og organisationer vælger et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, også kaldet for ESDH-system. Mange skoler udtrykker det selv sådan.

"Fordelene ved et ESDH-system er at vi helt undgår papir, alle kommunikerer i dag elektronisk, og vi kan nemt journalisere alt indgående post, også selvom det kommer som en e-mail eller via andre digitale kanaler".
"Besparelserne ved afskaffelse af vores fysiske arkiver, skal både ses som den tid vi bruger på at administrerer dem, men også gevinsten ved helt at undgå den fysiske plads, og de kedelige skabe, som udbygges år efter år".

 

Hurtig adgangen til dokumenter skaber effektivitet i dagligdagen

En af de ting vi ofte hører fra nye brugere er at det er fantastisk, at der er nem adgang til sager og dokumenter, det at man ikke længere skal i arkivet for lede efter sager og dokumenter giver en bedre og hurtigere sagsbehandling. 

”Det er en tydelig fordel, at vi har adgang til dokumenter, også selvom vi ikke lige befinder os på vores eget kontor. Derudover er det befriende at skærmbillederne er meget nemme og enkel at forstå. Jeg har tidligere brugt systemer, hvor det ikke vare lige så nemt”.

Med Visma Case undgår I at bærer papirer rundt mellem forskellige kontorer og kollegaer, dette er både tidskrævende, og usikkert når det fx vedrør personfølsomme sager. I Visma Case distribueres dokumenter nemt og sikkert, og det er altid synligt hvem som har adgang til hvilke dokumenter. Dette giver administrationen en større tryghed, når de ved, at der er styr på alle personfølsomme papirer, og at kravene til GDPR opfyldes.



Visma Case samarbejder 
med IMS i Århus

Visma har i samarbejde med IMS skabt et version af Visma Case dokument- og sagsbehandlingssystem målrettet erhvervsskolerne i Danmark. IMS er en virksomhed, som har lang tradition for udvikling af it-understøttende systemer til uddannelsessektoren i Danmark. ”Samarbejdet med Visma Case har sikret, at vores kunder kan tilbydes en tidsvarende platform, som indeholder endnu mere funktionalitet, som passer ind i den daglige administration på landets erhvervsskoler” fortæller Henrik Rabæk Poulsen, IMS.

Kontakt IMS eller Visma Case
hvis du vil høre mere om løsningen

”IMS har i samarbejde med Visma Case skabt en udvidelse af Visma Case som er målrettet vores eksisterende og nye kunder. 

Løsningen er designet på en sådan måde, at vores kunder nemt kan overgå fra IMS Arkiv til Visma Case. Vi har store forventninger til at servicerer eksisterende kunder på denne platform, og glæder os til dialogen herom”. 

Henrik Rabæk Poulsen, IMS.

Visma overtog i marts 2019 softwarevirksomheden IMS A/S, der bl.a. udvikler løsninger til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) samt en GDPR-compliant platform til digital post.


 

Oplev Visma Case i virkeligheden

Kan du afsætte en lille time? Lad os holde et online-møde, hvor vi går Visma Case igennem

Få gratis demo

Visma
Nørgaardsvej 32
2800 Kgs. Lyngby
CVR-nr. 29973334

case@visma.com

Visma Case er et cloudbaseret ESDH-system leveret af Visma. Visma er Nordeuropas største it-virksomhed, med mere end 10.000 medarbejdere og 1.000.000 kunder fordelt på services og produkter i hele verden.

Vismas privatlivspolitik