Vælg den korteste vej fra whiteboardet til nyt værktøj mellem hænderne

Er du også frustreret over, at det er vanskeligt at ændre status quo i forhold til arbejdsgange og it-værktøjer? Måske er prototyping vejen til at skabe forandring i din organisation.

Tidlig prototyping er genvejen til implementering af nye it-værktøjer

Det kan virke så uoverkommeligt at mobilisere ledelses- og forandringskraft eller retfærdiggøre en holdbar business case i sin egen organisation, at man næsten opgiver på forhånd. Måske er du ikke opmærksom på den snedige vej gennem dette tilsyneladende beslutnings-vakuum. Kombinationen af cloud services og konfigurerbare standard it-platforme, som f.eks. Microsoft Dynamics 365, giver unikke muligheder for at afprøve dine ideer til en ny forretningsløsning med en lav risiko og en lav initialomkostning. Cloud-platformene har nået et modenhedsniveau, hvor du trygt kan gå i gang. En simpel og billig prototype på en ny digital løsning kan være beviset for, at din idé holder vand.

Udvikling med historisk lav risiko

I dag kan du komme i gang med det samme. Uden en forkromet kravspecifikation og med et meget lille budget. Hvor det tidligere var en større omgang at komme i gang med et forretningsprojekt, som inkluderede implementering af nye it-værktøjer, så er det nu blevet helt anderledes tilgængeligt. Det bør din projekttilgang tage højde for. Tidligere skulle du investere i hardware/software og bistand til installation og opsætning osv. Du skulle være præcis i specifikation af krav, så it-folkene kunne bygge den rigtige server og købe den rigtige licens - første gang. Det krævede involvering af en række kolleger og en business case, som kunne tåle at blive udfordret på kryds og tværs.

I dag kan du komme i gang med det samme. Uden en forkromet krav-
specifikation og med et meget lille budget.

De store softwareproducenter tilbyder gratis prøveabonnement til deres vidtfavnende, cloud-baserede systemer og sammen med en kompetent it-partner kan du på meget kort tid have en konfigureret, funktionel løsning mellem hænderne, som du kan stille til rådighed for udvalgte pilotbrugere i din virksomhed. Det skaber først og fremmest en mere konkret referenceramme for den videre udvikling. Pludselig kan kolleger og ledelsen se mulighederne. Frygten for fejlinvesteringer reduceres. Nu begynder engagementet og ideerne i stedet at blomstre - fordi de kan se, at de forholdsvis nemt kan realiseres.

Kast dig ud i det og inviter en leverandør på kaffe

Det eneste du skal kunne for at komme i gang med din tidlige prototype er:

  • Være i stand til at formulere din nuværende og ønskede situation med fokus på gevinstrealisering - hvad vil du gerne opnå?
  • Sætte tid af til at "lege" med forretningskrav, processer og systemet
  • Identificere en intern forretningsenhed, som vil være pilotbrugere
  • Finde en samarbejdspartner, som du har tillid til og som er committed til din gevinstrealisering (og ikke kun sin egen). Det inkluderer en forretnings-konsulent, som forstår din mission, samt en effektiv konfigurations-konsulent, som forstår it-platformens muligheder og begrænsninger. Det forudsætter et godt samarbejde mellem de to (i sjældne tilfælde kan de to roller varetages af én person, men det er ikke nødvendigvis en fordel).

Inviter et par potentielle leverandører til kaffe - du fornemmer hurtigt, hvem der har evnerne og den gode kemi, som er så væsentlig for et godt og energiskabende samarbejde. Efter et par workshops og lidt konfiguration har du formentlig allerede en simpel, men tilpasset prototype mellem hænderne. De "svære" ting som integrationer og datamigrering kan ofte vente.

Lad kolleger og ledelse se mulighederne

Set i et strategisk forretningsmæssigt perspektiv er fordelene ved at manifestere sine ideer i en tidlig funktionel prototype:

  • Dine kolleger kan se, hvor du vil hen. Og det virker pludseligt realiserbart. "Seeing is believing".
  • Bruger-adoption bliver forberedt tidligt - og du får mulighed for at adressere indvendinger og budgettere eventuelle tilpasninger. Er brugervenligheden "god nok" eller skal der arbejdes yderligere med designet?
  • Du har et bedre udgangspunkt for indsamling af yderligere krav - kan brugerne lide systemet og kan de effektivt anvende det i dagligdags arbejdssituationer? Kan ledelsen lide standardrapporter og dashboards eller skal der budgetteres med tilpasninger, addons eller integration til et BI-værktøj?
  • Systemets stabilitet, performance osv. bliver testet på et meget tidligt tidspunkt Samarbejdet med leverandøren bliver afprøvet - forstår de din forretning? Kan de give modspil på dine ideer og kan de omsætte dem til systemunderstøttelse på en hurtig og effektiv måde? Du får et bedre og mere smidigt fremtidigt samarbejde med leverandøren, fordi I bygger videre på en kendt platform.
  • Tilgangen giver en kortere time-to-value, fordi du rent faktisk kommer i gang - og med den etablerede prototype er du bedre i stand til at manøvrere gennem et implementeringsprojekt.

Efter demonstration af en tidlig prototype tør direktion og bestyrelsen godt sætte et lidt større projekt i gang. Ofte er de allerede opmærksomme på behovet for forandring, og jeg ser ofte, at de gerne vil belønne initiativ, virkelyst og engagement blandt medarbejderne. Men de er travle og risiko-averse, når det kommer til forandrings- og it-projekter, og de holder på pengene, når usikkerheden synes for høj. Men når du tropper op på deres kontor med en prototype på en løsning bliver den opfattede risiko markant lavere.

Mit råd til dit næste it-projekt

Kom ud af starthullet og dvæl ikke ved kravspecifikationen fra projektets start. Det er blevet så let at udvikle funktionelle prototyper, at der ikke længere er nogen undskyldning for at lade være.

Lad os gøre it-projekterne lidt lettere og sjovere - dér hvor det er muligt.

_____

Er det blevet for nemt at implementere CRM? Det spørgsmål stiller, udvikler og CRM-konsulent, Dennis Skelbo i dette blogindlæg. Læs hans dom her.

Dennis, udvikler CRM-konsulent Brian Rosbøg
CRM-konsulent og teamleder
brian.rosbog@visma.com