Elektronisk underskrift til HR-afdelingen

Digitalisér håndteringen af underskrifter på HR-dokumenter

Størstedelen af de processer en HR-ansvarlig beskæftiger sig med involverer indhentning af underskrifter på diverse dokumenter. Det kan være i rekrutteringsprocesserne, hvor der skal indhentes underskrifter på ansættelsesaftaler, eller som resultat af en lønforhandlingssamtaler, hvor både virksomhed og medarbejder skal skrive under på ændringer eller tillæg.

I HR-afdelinger udsendes der hvert år tusindvis af dokumenter, som skal underskrives eksempelvis:

  • Ansættelseskontrakter
  • Lønallonger
  • Lønreguleringer
  • Bonusaftaler
  • Tro og love erklæringer mfl.

Med Visma Addo digitaliseres håndteringen af underskrifter og sparer HR-medarbejderen for tunge og tidskrævende processer.

Elektronisk underskrift gør det lettere for alle parter

Elektronisk underskrift i HR-processer gør det ikke kun nemmere for HR-medarbejderen. Både medarbejdere og nyansatte vil nyde godt af, hurtigt og nemt at kunne underskrive dokumenter sendt fra HR-afdelingen.

I skal ikke bekymre jer om den juridiske gyldighed, når I udsender dokumenter med Visma Addo. En digital underskrift med Visma Addo er nemlig lige så sikker og juridisk gyldig, som en traditionel underskrift med kuglepen på et stykke papir. Læs Bird & Birds juridiske dokument om gyldighed.

  • Giv medarbejdere og den nyansatte en god og professionel oplevelse
  • Få en underskrift retur i løbet af få minutter
  • Spar tid og penge med en 100 % digital proces
  • Kom hurtigt i gang – ingen tidskrævende installation
  • Øge sikkerhed og dokumentation
  • Undgå forsinkelser

Giv din HR-medarbejder mere tid til at skabe værdi

Med elektronisk underskrift til HR-afdelingen sætter I skub i processerne, når der skal indhentes underskrifter på fx ansættelseskontrakter, tillæg, lønallonger mfl.

Gør HR til en forretningsdrevet og strategisk partner

I dag, hvor HR faget bevæger sig fra, at være en stabsfunktion til at være forretningsdrevet og strategisk HR partner i virksomheden, bliver digitalisering og automatisering et vigtigt element, for at minimere det administrative tidsforbrug og skabe tid til de HR opgaver, der skaber værdi i forretningen.

Eliminer de tidskrævende manuelle processer med at printer, udsende, kuvertere, modtage og scanne dokumenter, og HR-afdelingen fokusere på det arbejde, der gør en forskel.

100 % digital proces med Visma Addo

Med elektronisk underskrift til HR-afdelingen behøver I ikke længere håndbære fysiske HR-dokumenter. Dokumenterne kan udsendes elektronisk og når det er underskrevet, får hver part automatisk tilsendt en underskrevet version – så I kan arkivere elektronisk. Med Visma Addo får I en 100 % digital proces, der reducerer de manuelle HR-processer, så I kan spare penge og tid. Læs hvordan apotekerforeningen optimerede interne processer med Visma Addo.

Når I sender dokumenter ud med Visma Addo får modtagerne et link på SMS eller E-mail og kan, ved at klikke på linket, underskrive dokumentet.

Det er muligt at underskrive på følgende måder:

  • Med fingeren direkte på telefon eller tablet
  • Med musen på PC
  • Eller med NemId

”Hele vores DNA som konsulenthus er jo, at optimere forretningsgange og processer hos vores kunder, at effektivisere gennem it og det må være den bedste anbefaling, at vi også selv tager vores egen medicin. Det er et rigtigt godt produkt vi har skabt her og jeg kan med stolthed sige, at det virker fantastisk og gør en stor forskel i vores HR processer, som nu er mere agile, enklere og langt mere effektive end før, så vi kan fokusere på mere værdiskabende tiltag.”

Sabrina Hansen
HR Projektleder
Visma Consulting A/S

Skån miljøet med bæredygtige HR-processer

Når I udsender, eksempelvis ansættelseskontrakter, til elektronisk underskrift undgår I at skulle printe og arkivere fysiske dokumenter. Når ansættelseskontrakten returneres, i underskrevet stand, via Visma Addo, er originalversionen allerede i digitalt format og I slipper dermed for at skanne dokumenter ind og printe, for til slut at arkivere dem i et fysisk HR-arkiv. I kan bare arkivere det digitale dokument direkte i jeres virtuelle arkiv eller i jeres HR-system.

Ved at bruge elektronisk underskrift i HR-afdelingen opnår I en række fordele

  • Ingen fysisk arkivering
  • Ingen forsinkelser med posten
  • Minimering af fejl, da der kun er ”én” original
  • Hurtigere processer
  • Nå modtagerne på deres foretrukne platform og der hvor de befinder sig
  • Sparer tid, porto & papir

Nå den travle direktør på farten

I en verden, hvor fleksibilitet og hastighed kan være en afgørende faktor, eksempelvis når der skal ansættes en ny medarbejder, kan den manuelle og tidskrævende proces, med at sende dokumenter til underskrift hos flere parter, opleves som en klods om benet.

Ved at sende dokumenterne ud med Visma Addo går det langt hurtigere at indhente underskrifter, dels fordi I kan nå modtagerne af dokumentet på deres foretrukne platform, så som telefon, tablet eller PC, men også fordi I kan skære fordyrende og tidskrævende mellemled, som postforsendelser væk.

Med Visma Addo og elektronisk underskrift kan I med det samme nå den travle direktør på farten og den nyansatte medarbejder, som ikke er fysisk til stede på kontoret.

Få elektonisk underskrift på kontoret uanset om jeres behov er stort eller småt

Visma Addo som integreret løsning

Visma Addo kan integreres direkte I jeres HR system eller lignende med en Visma Addo Enterprise løsning. Med en integreret løsning kan I indhente elektroniske underskrifter direkte fra de forretningssystemer i dagligt benytter.

Lær mere om, hvordan Visma Addo kan integreres til jeres fortrukne forretningssystemer

Visma Addo som selvbetjeningskoncept

Visma Addo som selvbetjeningskoncept giver fleksibilitet og kræver ingen installation eller integration til jeres egne forretningssystemer. I kan selvbetjene jer direkte via vores Visma Addo selvbetjeningsportal, eller sende dokumenter direkte til elektronisk underskrift via Addo Print fra fx Word, Excel eller Outlook.

Læs mere om de forskellige funktioner

Kontakt os

Har du spørgsmål eller er du nysgerrig efter mere information om, hvad digital underskrift kan gøre for dig, så udfyld kontaktformularen og vi vil vende tilbage til dig.

Visma Consulting  A/S
Nørgaardsvej 32
2800 Lyngby
consulting.dk@visma.com
CVR-nr 29973334

Kontakt Visma Addo Teamet
addo@visma.com

Visma er en af Nordens største
it-virksomheder med mere end
7.000 medarbejdere og 500.000
kunder og er førende inden for
SaaS løsninger.