Mercedes-Benz CPH

Integrerede løn- og HR-processer sparer Mercedes-Benz for tid, sikrer kvalitet og datasikkerhed

Excel-ark. Word-dokumenter. Post-its. Løsark i ringbind. Det er stadig virkeligheden for mange virksomheder, når det kommer til håndtering af lønopgaven. Det var det også for Mercedes-Benz CPH indtil 2011, hvor de fik Visma Enterprises HR- og lønløsning. Siden da har de gradvist sat strøm til samtlige manuelle HR- og lønprocesser gennem flere løsninger fra Visma Enterprises systemsuite, My Visma.

Som den eneste lønmedarbejder hos Mercedes-Benz CPH har Mette Tropp Hoffmann det vigtige ansvar at sørge for, at alle 340 medarbejdere får udbetalt korrekt løn til tiden. Det kræver naturligvis de rette lønkompetencer, men næsten ligeså vigtigt er den rette systemunderstøttelse.

vismaenterprisemettemercph.png

Systemunderstøttelse efter behov og udvikling

Mercedes-Benz CPH har fået sat strøm til deres HR- og lønprocesser med My Visma, som er en suite af systemer, der tilpasses efter virksomhedens behov og udvikling. De startede med HR- og lønløsningen (Visma Løn og Visma HR), men har siden hen også fået koblet tidsregistreringen, Visma Time, og en medarbejderapp til deres My Visma.

“My Visma er en fantastisk helhedsoplevelse, som Visma Enterprise har skabt, der gør, at alle deres systemer er integrerbare. Det vil også sige, at de taler sammen i forhold til data, som giver os sparet tid”, forklarer Mette Tropp Hoffmann.

Alt data skal blot indtastes ét sted

Selvom Mette Tropp Hoffmann har ansvaret for lønopgaven, så arbejder hun i højere grad i Visma HR end i Visma Løn. Det skyldes, at meget data starter i Visma HR blandt andet i forbindelse med nyansættelser. Data, der indtastes i Visma HR, kommer automatisk over i Visma Løn (og ligeledes den anden vej). Det betyder, at data blot skal indtastes ét sted. “Det gør det nemt at få delt oplysninger på tværs af vores seks lokationer, og så mindsker det fejltastninger”, fortæller Mette Tropp Hoffmann.

Medarbejder- og lederadgang øger datakvaliteten

Med My Visma suiten har Mercedes-Benz CPH adgang til en medarbejder-app, hvor alle kan se deres status over ferie og fravær. Mette Tropp Hoffmann fremhæver, at appen har været en stor hjælp i skiftet til den nye ferielov, da medarbejdere nemt kan følge med i, hvad de optjener af ferie. 

Mercedes-Benz CPH har valgt, at alle deres medarbejdere og ledere også kan registrere deres fravær fra My Visma både via web og app. Det gør, at de let kan få klaret registreringerne, da tidspunkt og sted ikke er en hindring. Udover at den lette adgang til fraværsregistrering øger sandsynligheden for, at det bliver gjort rettidig, så medvirker det også til, at Mercedes-Benz CPH får søgt refusioner i tide på langtidssygemeldte medarbejdere. 

Med My Visma kan Mette Tropp Hoffmann til hver en tid trække en rapport over det fravær, der mangler at blive godkendt af lederne, ligesom hun også kan sende en månedlig feriestatus til alle chefer, så de kan få et overblik over medarbejdernes feriestatus. “I forhold til GDPR er det en stor fordel, vi ikke har person-lønoplysninger flydende på mails eller liggende på papir på skrivebordene - og det giver os en ro i maven”, forklarer Mette Tropp Hoffmann.

vismaenterprisemercla.png

Mindre travlhed omkring lønkørsel

Da Mette Tropp Hoffmann startede hos Mercedes-Benz CPH, fik hun hver måned omkring lønkørslen en stor bunke sedler med overarbejde, som manuelt skulle tastes ind. 

Mette Tropp Hoffmann fik derfor koblet tidsregistreringsløsningen, Visma Time, til deres My Visma suite. Det gør, at medarbejderne nu taster overarbejde ind direkte fra appen, som automatisk kommer i Visma Løn, så medarbejderne får de rigtige tillæg udbetalt.

“Det har frigivet halvanden til to dages arbejde for mig omkring lønkørslen. Nu kan jeg i stedet løbende over måneden godkende registreringerne. Det betyder meget i en periode, hvor jeg ellers har travlt med at gøre alt for, at lønnen skal være korrekt og udbetalt til tiden”, fortæller Mette Tropp Hoffmann.

Sparet tid, færre fejl og øget datasikkerhed

Med My Visma kan Mercedes-Benz CPH nu lade relevante data som for eksempel løn, fravær, pension, personalegoder og udleverede effekter følge den enkelte medarbejder – uanset om vedkommende skifter jobfunktion eller afdeling i organisationen. Derudover gør den lette adgang til tids- og fraværsregistrering for medarbejderne, at en del af ansvaret for rettidig registrering nu ligger hos dem. Det har givet Mercedes-Benz CPH en frigivelse af tid omkring lønperioden, færre manuelle processer og dermed færre fejl og en øget datasikkerhed.

1

Udfordring

Mercedes-Benz CPH organiserede tidligere deres HR-oplysninger i Excel-ark, Word-dokumenter, på post-its og i ringbind med løsark. Det betød besværlige og tidskrævende arbejdsgange mellem løn- og HR-funktionen, og det resulterede også i dobbeltarbejde, ekstra travlhed ved lønkørslen og administrative fejl

2

Løsning


Mercedes-Benz CPH så i 2011 fordelene i at have en integreret HR- og lønløsning, som Visma Enterprise har hjulpet dem med. Siden da har de tilkoblet flere løsninger til deres My Visma suite, der gør det nemmere for medarbejderne at bidrage med rettidig registreringer, som automatisk indlæses til lønkørslen blandt andet i forhold til særlige tillæg.

3

Resultat


Mercedes-Benz CPH har fået færre, smidigere og mere tidsbesparende arbejdsgange mellem HR- og lønfunktionen. De har også fået frigivet tid ved den ellers travle lønperiode ved at lægge ansvaret for tids- og fraværsregistrering ud til medarbejderne. Sidst men ikke mindst har de fået en øget datasikkerhed, i og med at data flyder sikkert rundt mellem systemerne.

Om Mercedes-Benz Danmark CPH A/S

Mercedes-Benz Danmark er den officielle importør af Mercedes-Benz i Danmark, og datterselskabet Mercedes-Benz CPH A/S er forhandlerleddet. Mercedes-Benz CPH A/S har omkring 340 medarbejdere fordelt på seks lokationer.

vismaenterprisecphlogo.png

   

 

 

My Visma: Mere end en systemsuite

Mette Tropp Hoffmann fortæller, at de fra Visma Enterprise får mere end en systemsuite. Udover hjælp fra lønkonsulenter via en hotline har de også adgang til et community, hvor der både er vejledninger, tips & tricks, artikler,  webinarer og plads til sparring med øvrige brugere af Visma Enterprises systemer. 

“Vi har en god oplevelse af de informationer, vi får fra Visma Enterprise: Alt fra ny lovgivning til opdatering i systemerne”, afslutter Mette Tropp Hoffmann.

 

MyVisma