Den nye ferielov kræver nyt ferie-mindset

Den nye ferielov er nu officielt trådt i kraft - og det er vi mange, der længe har set frem til. I Visma Enterprise har vi arbejdet på den nye ferielov og overgangen dertil lige siden, at aftalen blev indgået tilbage i januar 2018.
Som software- og serviceleverandør betyder det naturligvis, at vores HR- og lønsystemer skal leve op til den nye lovgivning, akkurat som de skal leve op til alle andre regler og love. Dét, der især har vist sig at være en spændende udfordring med den nye ferielov, er, at ændre vores alle sammens opfattelse af, hvordan vi ’tænker’ i ferie.

Ferie på forskud er en strategisk beslutning - ikke et flueben i et system

Danske virksomheder skal derfor tage stilling til, hvordan de vil forholde sig til de nye muligheder - og dét er en opgave for virksomhedens øverste ledelse. Vil man eksempelvis lade medarbejderne låne feriedage? Og i hvilket omfang? Dertil kommer, at der i mange virksomheder er tilstødt en række andre ferierelaterede regler og goder, som fx. ekstra ferietillæg, særlige ferie- og fridage, og disse er ikke omfattet af den nye ferielov. Men langt de fleste medarbejdere skelner ikke. Ferie er ferie. Så der ligger en stor opgave ude i virksomhederne - både med at få taget stilling til ferielovens muligheder, og kommunikeret rammerne ud til medarbejderne.
Et eksempel kan være en virksomhed med medarbejdere, der kun har de lovbestemte 5 ugers ferie. Her vil en medarbejder gerne 3 uger til Australien hen over jul og nytår. Men med den nye ferielov, har medarbejderen ikke optjent nok feriedage, da man fra og med den 1.9. opsparer 2.08 feriedag om måneden. Det giver ca. 8 dages opsparet ferie for medarbejderen, når han/hun når frem til nytår og Australien står for døren. Hvis ikke virksomheden vil give medarbejderen mulighed for ferie på forskud, så må man vente til der er nok feriedage.

Det er derfor en rigtig god idé, at virksomhederne på forhånd får defineret, hvad medarbejderne kan forvente af fleksibilitet i forhold til ferieafholdelse og eventuel forskudsferie, så både medarbejdere og lønbogholderi kan vænne sig til de nye rammer. Hvis det kommer som et chok for medarbejderne, at de ikke lige kan holde 14 dage fri i næste måned, har virksomhederne ikke kommunikeret godt nok.

Den nye ferielov kan ikke løftes af lønbogholderiet alene

I dialogen med vores mange kunder har vi erfaret, at fokus primært har været på den systemtekniske understøttelse. Altså, om medarbejdernes ferie vil blive optjent og afstemt korrekt. Og om der har været styr på bogføring og overførsler af feriepenge.

Vi har haft flere hundrede lønbogholdere og administratorer på kurser og til møder omkring netop det juridiske samt det rent administrative, der skal ændres i forbindelse med først overgangsordningen og dernæst den nye ferielov. Men den nye ferielov kan ikke alene betragtes som en systemændring, der kræver nye processer i lønbogholderiet. For det er ingen hemmelighed, at en lov, der har været stort set uberørt i 80 år, sætter nogle dybe vanemæssige spor, der kræver fokus og energi at ændre på.

Den nye ferielov kræver derfor også, at både virksomheder og medarbejdere får et helt nyt mindset. For ét er, hvilke regler den nye ferielov bærer med sig. Noget andet er, at de nye rammer giver nye muligheder for at ændre på den måde, vi planlægger, afholder og administrerer ferie på i fremtiden - både som medarbejder og som virksomhed.

Få styr på det væsentligste

Alt for få virksomheder ser den nye ferielov som en dør, der giver adgang til nye muligheder. Samtidighedsferie er et opgør med hele den gamle ferielovs fundament. Et fundament, som kan sammenlignes med at være vant til at få alle sine lommepenge udbetalt én gang om året. Fremover får vi i stedet lommepengene løbende, så vi ikke skal vente for længe, hvis vi løber tør. Vi kigger derfor ind i en ny måde at tænke i ferie på.

Kort sagt skaber den nye ferielov nogle vigtige muligheder og valg, som skal tages på et strategisk niveau. For selvom valgene tapper ind i personalefronten, er det ganske enkelt ikke lønbogholderens lod at træffe den slags beslutninger alene.

Et par gode råd herfra er:

Tag en strategisk beslutning på ledelsesniveau om forskudsferie
Erkend, at den nye ferielov ikke er 1:1 med den gamle ferielov. Der er tale om et helt nyt mindset og en ny måde, folk skal til at planlægge deres ferie på
Informér medarbejdere om den nye ferielov og de muligheder, der åbner sig
Få styr på, at jeres administrative systemer understøtter den nye lov og giver både medarbejdere og ledere et overblik over ferieafvikling i virksomheden