Hvordan får nutidens controller tid til at agere business partner?

Af Martin Krogstad Andersen,
Head of Finance and Business Insights i Visma Enterprise

14.10.2019

En traditionel controller forbindes ofte med én, der har styr på virksomhedens økonomi, budgetter og regnskaber. Fokus er derfor i høj grad på fortiden for at forklare afvigelser. Det afspejler en rolle, som ikke nødvendigvis stiller krav til, hvorvidt en controller bør være proaktiv, en stærk kommunikatør og en som også formår at kigge op fra excel-arkene i løbet af arbejdsdagen. Det er derimod nogle krav, som i højere grad stilles til nutidens controller.

 

Flere forventninger til nutidens controller

Nutidens controller skal naturligvis stadig være en haj til at administrere tallene i excel-arkene og fortsat have det økonomiske overblik. Dog ses det i langt højere grad, at nutidens controller har fået et ekstra og vigtigt fokusområde - at agere business partner for organisationen ved at yde strategisk rådgivning om fremtiden på baggrund af fakta.  Et område, som selvfølgelig ikke kan stå alene uden det eksisterende bagudrettede fokus, som er et vigtigt ben i controller-rollen. Spørgsmålet er bare, hvordan nutidens controller reelt får tid til at håndtere begge fokusområder? 

 

Et HR-dataoverblik er vigtigere end aldrig før

BI påvirker organisationen på alle niveauer. Det kan medvirke til hurtigere og mere effektive arbejdsprocesser og skabe beslutninger ud fra mere solide grundlag. HR er en funktion, som i høj grad vil kunne drage fordele af mulighederne, som følger med BI.

Selvom dette er et blogindlæg om controller-rollen, er det ikke tilfældigt at HR nævnes.

HR er en af de funktioner, som vi controllere leverer analyser til – og netop fra denne funktion oplever jeg personligt en øget efterspørgsel på overblik over medarbejderdata. HR er uden tvivl begyndt at efterspørge mere og mere medarbejderdata, som kan kobles sammen med funktionens største udfordring - at tiltrække og fastholde de rigtige medarbejdere i en tid, som i høj grad er præget af hyppige jobskifte. At finde mønstre i medarbejderdata, såsom i fravær, er først og fremmest i HRs interesse -  men det er også et behov og ønske for hele organisationen.
 

For som enhver controller eller HR-medarbejder ved, så er det omkostningstungt at rekruttere og onboarde nye medarbejdere. Når vi forstår vores medarbejderdata, kan vi reducere fejlskud i rekrutteringen og dermed minimere rekrutteringsomkostningerne. 

Hvis dette skal opnås via en manuel procedure, kræver det først og fremmest, at data skal trækkes ud af kildesystemet eller skaffes direkte fra dataejer. Herefter skal data bearbejdes, analyseres og derefter visualiseres og præsenteres for de pågældende interessenter. Men processen slutter ikke her. Efter præsentationen af outputtet, kommer ofte korrektioner til data, som betyder, at processen som minimum gentages en gang til. En proces hvor der bruges meget “controller-tid” på noget så banalt som at bearbejde data - som i øvrigt langt fra frigiver tid til business partner-rollen. 

 

"At finde mønstre i medarbejderdata, såsom i fravær, er først og fremmest i HRs interesse -  men det er også et behov og ønske for hele organisationen."

Manuelle processer er den største udfordring for nutidens controller

Når der blandt andet skal skabes overblik over medarbejderdata gennem den beskrevne manuelle procedure, udfordrer det ideen om, at controllere skal have mere tid til at agere business partnere. For selvom der er mere fokus fra organisationers side på, at controllere i højere grad skal kunne give strategisk rådgivning og sparring ud fra data, mener jeg, at det naturligt vil kræve, at der frigives tid fra netop de manuelle processer. Et godt udgangspunkt for dette, er først og fremmest, at få struktureret, automatiseret og visualiseret organisationens data i et egnet system.

Et BI-værktøj understøtter nutidens controller 

En oplagt vej til at arbejde smartere med organisationens data er ved brugen af såkaldte BI-værktøjer. BI kan medvirke til at skabe overblik og gennemsigtighed over data - hvilket også skaber et bedre udgangspunkt for at få skabt et mere solidt datagrundlag.

Et sådan værktøj vil blandt andet kunne fjerne en stor del af databearbejdringen fra controllerens bord. For med adgang til et BI-værktøj, vil data automatisk blive visualiseret for blandt andet HR, ledere og andre nøglepersoner, der alle i stigende grad efterspørger overblik over medarbejderdata. Og den direkte adgang til automatiske overblik, vil også gøre det enklere for blandt andet HR på egen hånd at vedligeholde og forbedre data, hvilket vil spare alle involverede for tid.

På den måde rykkes en del af controllerens “arbejde” hen til dem, der ejer data, hvilket vil frigive tid til at analysere og tolke på data, og dermed hjælpe forretningen ved at agere business partner. En måde controllere kan komme ud af den bagudrettede rolle og i højere grad se fremad og være business partner.