Ny ferielov: 
IBM indså hurtigt vigtigheden i korrekt ferieregistrering

30.01.2020

Den 1. september 2020 træder en ny ferielov i kraft i Danmark. For at vi kommer godt ind i den nye lov, er en overgangsordning nødvendig. En ny ferielov og overgangen dertil stiller en række nye krav til de danske virksomheder - heriblandt er vigtigheden i korrekt ferieregistrering. 

I denne artikel fortæller IBM Danmarks HR-direktør, Anne Marie Ravn, og HR Transformation and Operations Leader, Klaus Ottosen, om, hvordan IBM blev klar til den nye ferielov og overgangsordningen med hjælp fra Visma Enterprise.

 

 

IBM kom tidligt i gang med de interne indsatser

I foråret 2019 var IBM Danmark til et møde med deres løn-administrationspartner, Visma Enterprise, og her blev de bekræftet i, hvor omfattende og kompleks den nye ferielov er. Kort efter valgte IBM at oprette både en projekt- og en styregruppe, som skulle tage sig af den nye ferielov på et henholdsvis praktisk og strategisk plan. 

“Vi blev hurtig klar over, at den største forandring ville være at få medarbejderne til at forstå, at de fremadrettet bliver nødt til at planlægge ferie og samtidig få alle feriedage registreret korrekt og rettidigt.

Dette kommer til at betyde en væsentlig omvæltning for os - da det langt fra er alle medarbejdere, der har gjort det løbende”, forklarer Anne Marie Ravn. 

Ja, for selvom vi er systemunderstøttet både i forhold til vores løn- og HR-system, så stiller den nye samtidighedsferie højere krav til, at registrering af ferie for den enkelte medarbejder bliver gjort korrekt og rettidigt. Derfor var et af vores første tiltag også at få noget indledende kommunikation ud til vores medarbejdere, som vi startede på lige før sommerferien 2019”, forklarer Klaus Ottosen.

 

Derfor er korrekt ferieregistrering vigtigt

Med den nye ferielov følger samtidighedsferie. Det betyder, at vi fra 1. september 2020 kan afholde ferie samtidig med, at vi optjener den. Denne ændring gør det nødvendigt at registrere ferie korrekt, hvis både medarbejdere og virksomheder ønsker at bevare overblikket over tilgængelige feriedage. 

Derudover gør korrekt ferieregistrering det nemmere for virksomheder, når det kommer til hensættelse af feriepenge og driftplanlægning. Fx i forhold til at se, om der er nogle afdelinger, der ikke får afholdt deres ferie.

Den nye ferielov kan derfor ses som en god anledning for virksomheder til at få medarbejdere til at registrere ferie korrekt og rettidigt. 

En e-bog, en video, et forum til spørgsmål 
- og flere interne reminders

Med afsæt i få informationskilder startede IBM med at kommunikere til deres medarbejdere om, hvad den nye ferielov vil betyde for dem. 

“Kommunikationen til vores medarbejdere har i høj grad taget udgangspunkt i tilsendt materiale fra Visma Enterprise, som vi har videreformidlet på vores egne interne kanaler”, fortæller Klaus Ottosen. 

“Ja, og som noget af det første kommunikation til vores medarbejdere, har vi blandt andet delt Visma Enterprises e-bog, som kommer hele vejen rundt om den nye ferielov”, forklarer Anne Marie Ravn.

Udover at sende relevant eksternt materiale til medarbejderne, valgte IBM også selv at holde et internt møde i efteråret 2019 for alle medarbejdere, hvor de havde inviteret en jurist fra Visma Enterprise.

“Til mødet gennemgik vi den nye ferielov, hvad der bliver de største forandringer, og fik tips og tricks til, hvad det er, som vi skal gøre”, forklarer Anne Marie Ravn.

“På baggrund af mødet fik vi så lavet en intern video, som gennemgår alle vigtige elementer af den nye ferielov, de ting som vi internt skal gøre i fællesskab, og det som medarbejderne selv skal gøre”, uddyber Anne Marie Ravn. 

IBM forklarer, at videoen er en stor hjælp for dem og fungerer som et opslagsværk, som medarbejderne kan se og lytte til, når der er behov for afklaringer. 

Videoen giver både medarbejderne afklaringer på deres spørgsmål, samtidig med at den hjælper med at videreformidle budskaberne omkring den nye ferielov. Som supplement til videoen, har IBM Danmark også åbnet op for medarbejdernes spørgsmål på deres HR platform.

“Da mange af vores medarbejdere stiller de samme spørgsmål, har vi også et forum på vores HR platform, hvor alle kan stille spørgsmål og finde svar på tidligere spørgsmål”, fortæller Klaus Ottosen.

Hvem er Visma Enterprise?

Vi leverer software og services til flere end 1.500 mellemstore og store virksomheder, som medvirker til at effektivisere og automatisere forretningsprocesser, primært inden for HR og løn. Vores løsninger understøtter gældende regler og lovgivning såsom den nye ferielov.

Bliv klogere på den nye ferielov