Dansk lønadministration er et forbillede for resten af Norden

Espresso House Danmarks lønansvarlige bruger ca. en dag om måneden på at håndtere løn for ca. 700 medarbejdere. Det betyder, at der ved siden af lønopgaven også er tid til bl.a. driftsoptimering, strategiudvikling, uddannelse af kolleger og personalejura.

Kaffekæden Baresso Coffee har været på en lang rejse, siden den første kaffebar åbnede i København i 2000. I takt med at danskerne tog den eksklusive kaffeoplevelse til sig, voksede Baresso Coffee støt op gennem 00’erne. I 2016 blev der føjet endnu et kapitel til kaffehistorien, da Baresso Coffee smeltede sammen med svenske Espresso House og skabte Nordens største kaffekæde. I dag er Espresso House Danmark i gang med en konverteringsproces, hvor de gamle Baresso Coffee-kaffebarer skifter navn og udseende.

Lønhåndteringen kører snorlige
I Baresso Coffee har der altid kun været én person, der har varetaget lønopgaven. Sådan var det, dengang der kun var 10 medarbejdere, og sådan er det stadig, selvom virksomheden i dag tæller ca. 620 timelønnede og 80 funktionærer fordelt på 48 coffee shops og 10 franchises. Den person er Head of HR & Administration i Espresso House Danmark, Ane Duus. Hun er med egne ord en kombination af et tryghedsmenneske og en systemnørd.

“For mig er det supervigtigt, at jeg arbejder i en løsning, hvor lønhåndteringen kører snorlige. Jeg bruger ca. en dag om måneden på at lave løn. Inklusive oprettelsen af nye kolleger, reguleringer i forbindelse med eksempelvis bonus og lønforhøjelser, indtastning af sygdom og selve lønkørslen. Det er ret effektivt. Men det er det også nødt til at være. For udover løn har jeg ansvar for bl.a. kontrakter, overenskomster, personalejura, uddannelse og træning af medarbejdere, drift og regnskab,” siger Ane Duus og forklarer, at man i de andre nordiske lande er interesseret i den danske model, fordi lønhåndteringen er så effektiv.

Ingen planer om at skifte lønløsning
Espresso House Danmark anvender Visma Løn, som integrerer direkte til vagtplanlægningssystemet, Tamigo. Det betyder, at coffee shop-manageren i hver enkelt coffee shop selv udarbejder og sender månedens timeregistreringer fra de timelønnede til Ane Duus, som derefter læser filerne direkte ind i Visma Løn. Resten af lønopgaven består i at kontrollere og følge op på lønnen til funktionærerne.

“Jeg kan godt lide at gennemgå det hele, kigge lønsedler igennem for fejl osv. Men jeg behøver faktisk ikke at gøre det, for der sker sjældent fejl. Når først jeg har oprettet en kollega korrekt med stamoplysninger, kører det bare. Det er virkelig nemt at lave løn. Det er også årsagen til, at vi ikke overvejede at skifte lønløsning i processen med at konvertere Baresso-kaffebarer til Espresso House-kaffebarer. Vi har umiddelbart heller ingen planer om at skifte,” siger hun.

Personlig relation til ekspert
Når det sker, at Ane Duus kommer i tvivl om et eller andet, så er hjælpen ikke langt væk.

“Gennem de sidste to år har jeg opbygget en rigtig god relation til den samme konsulent i Visma. Hun er fantastisk. Jeg har endnu ikke haft en udfordring, som hun ikke har kunnet hjælpe mig med. Jeg plejer bare at skrive en mail til hende, så ringer hun mig op. Jeg sætter virkelig pris på, at jeg har personlig kontakt til en fagekspert. Det giver en stor tryghed.”

Henter nøgletal i lønløsning
Som en del af sin blækspruttefunktion har Ane Duus også ansvaret for at følge med i driften af de enkelte coffee shops. Sammenlignet med for 10 år siden trækker Espresso House Danmark i dag væsentligt flere KPI’er ud af lønløsningen, end de gjorde dengang. Eksempelvis om medarbejder-turnover, sygdom og vagtplanlægning.

Er du eksisterende eller ny kunde?

“Jeg bruger ca. en dag om måneden på at lave løn. Inklusive oprettelsen af nye kolleger, reguleringer, indtastning af sygdom og selve lønkørslen. Det er ret effektivt.” 

Ane Duus, Head of HR & Administration i Espresso House Danmark

“Løn er vores allerstørste omkostning. Hvis ikke vi har fuld kontrol, kan lønomkostningerne hurtigt vælte en coffee shop. Det handler bl.a. om, hvorvidt de enkelte coffee shop-managers kan finde ud af styre vagtplanen i forhold til deres omsætning, om de er over- eller underbemandet osv. For mig er det vigtigt, at jeg ved præcis, hvad der sker i hver eneste kaffebar, og at jeg kan reagere på eventuelle symptomer inden for få dage. Det er vi rigtigt gode til. Og det har betydet, at vi har kunnet holde vores lønomkostninger nede,” slutter Ane Duus.

***

Om Baresso Coffee og Espresso House 
Danmarks største kæde af kaffebarer, Baresso Coffee, ændrer i disse år navn og udseende og bliver en del af Nordens største kaffekæde, Espresso House. Espresso House har mere end 250 coffee shops i Sverige, Norge, Finland og Danmark. Espresso House Danmark har ca. 620 timelønnede og 80 funktionærer fordelt på 48 coffee shops og 10 franchises.

***

Udfordring
I forbindelse med konvertering af kaffebarer fra Baresso Coffee til Espresso House Danmark havde administrationen valget mellem at blive i Vismas lønløsning eller skifte leverandør.

Løsning
Espresso House Danmark valgte at blive i Vismas lønløsning, fordi løsningen opfylder alle behov for effektiv og fleksibel lønhåndtering med direkte adgang til personlig support.

Resultat
Den lønansvarlige i Espresso House Danmark bruger ca. én dag om måneden på at udarbejde løn til ca. 700 medarbejdere, hvilket frigør tid til bl.a. driftsoptimering, strategiudvikling, uddannelse og personalejura.

 

 Læs mere om Visma Løn

Læs mere om Visma HR

Download kundecase (pdf)

Vi anvender cookies til at indsamle information om din aktivitet på vores hjemmeside. Kombineret med data, du har oplyst os, skaber vi en profil, så vi kan vise dig indhold, der er tilpasset dine interesser. Når du accepterer, giver du os lov til at indsamle og behandle dine persondata som beskrevet her.