Velkørende løn- og personaleadministration i Mercedes-Benz CPH A/S

Når Mercedes-Benz Danmark CPH A/S skal gøre fordelene op ved deres integrerede løn- og HR-løsning fra Visma Enterprise, nævner de først og fremmest de økonomiske besparelser og den reducerede administrationstid. Men de nævner også en bedre evne til at servicere hinanden i organisationen, og det har mindst lige så stor betydning.

Excel-ark. Word-dokumenter. Post-its. Løsark i ringbind. Sådan beskriver lønningsbogholder, Pia Skov Andreasen, selv den tidligere organisering af HR-oplysningerne i Mercedes-Benz Danmark CPH A/S, som er en del af den internationale Daimler-koncern. Men i efteråret 2011 implementerede organisationen Visma HR. Det har betydet en lang række effektiviseringsfordele og en højere grad af kvalitetssikring i de daglige processer. ”Man kan roligt sige, at vi ikke har fortrudt det valg,” indleder Pia Skov Andreasen og fortæller, at de udover Visma HR også anvender lønløsningen Visma Løn.

Sparet tid og færre fejl

Med Visma HR kan Mercedes-Benz Danmark CPH A/S lade relevante data som for eksempel løn, fravær, pension, personalegoder og udleverede effekter følge den enkelte medarbejder – uanset om vedkommende skifter jobfunktion eller afdeling i koncernen. Og ikke nok med det; alle data fra Visma HR bliver automatisk samkørt og integreret med Multiløn ved ét enkelt klik på en tast. Det sparer arbejdsgange, tid og mindsker risikoen for fejl, at data kun skal vedligeholdes ét sted.

Pia Skov Andreasen forklarer, at udover mange tidsbesparelser i den daglige administration har implementeringen af Visma HR også optimeret samarbejdet mellem løn- og HR-afdelingen.

”Vi er spredt ud over seks adresser i Danmark. Jeg sidder med løn i Hørsholm, og vores HR-afdeling ligger i Søborg. Tidligere lå alle HR-oplysningerne hos mig. Det betød, at hver gang HR skulle bruge informationer, skulle jeg finde den pågældende medarbejders oplysninger i et ringbind og sende dem – enten via mail eller med et bud. I dag kan alle administrative medarbejdere se de samme oplysninger i Visma HR og trække de informationer, de har brug for. Det betyder, at der bliver begået færre fejl,” siger Pia Skov Andreasen.

Uhensigtsmæssig ”hjemmestrik”

I sommeren 2014 valgte Mercedes-Benz Danmark CPH A/S at få tilføjet Leder- og medarbejdermodulet til Visma HR, som blandt andet giver et godt overblik over fraværsregistreringer. Tidligere anvendte virksomheden en ”hjemmestrikket” løsning til fraværsregistrering, men løsningen havde indbyggede fejl og mangler. Når medarbejderne anmodede om ferie, sendte de en forespørgsel til deres leder, som så enten kunne afvise eller godkende forespørgslen. Hvis forespørgslen blev godkendt, røg ferieregistreringen automatisk ind i den ansattes kalender.

”Problemet var, at jeg ikke kunne trække en rapport over det fravær, der manglede at blive godkendt. Jeg kunne kun se det fravær, der var blevet godkendt. Det vil sige, at hvis den pågældende leder glemte at svare på forespørgslen, røg ferieangivelsen aldrig ind i den ansattes kalender og dermed heller ikke ind i systemet som godkendt – selvom den ansatte endte med at afholde feriedagene,” forklarer Pia Skov Andreasen.

I dag kan hun meget nemt og til enhver tid gå ind i Visma HR og trække en rapport over det fravær, der mangler at blive godkendt af lederne, ligesom hun også kan sende en månedlig feriestatus til alle chefer, så de kan få et overblik over medarbejdernes feriestatus. Den automatisering af fraværsregistreringerne har ikke bare ”lukket mange huller i fraværsstatistikken” – den har også sparet Mercedes-Benz Danmark CPH A/S betydelige beløb.

”Hvis en medarbejder pludselig fratrådte og stod registreret til ikke at have afholdt ferie, men reelt havde holdt eksempelvis 20 dages ferie, kunne sådanne fejl godt koste os op mod 30.000 kroner, fordi vi så endte med at udbetale de allerede afholdte feriedage til FerieKonto,” siger Pia Skov Andreasen.

Brugen af Visma HR har også betydet besparelser ved ansøgning af refusion hos kommunen. Travle chefer er ikke altid opmærksomme på at få meldt deres medarbejdere langtidssyge eller på barsel i god tid. Det har tidligere betydet, at Pia Skov Andreasen missede en deadline for udbetaling af refusionsmidler. Den risiko er nu meget lille, fordi hun kan trække rapporter i Visma HR, der giver hende et overblik over både langtidssygdom og barsel.

Bedre service til kollegerne

Pia Skov Andreasen er meget tilfreds med den integrerede løn- og HR-løsning fra Visma Enterprise. Den sparer både hende og resten af organisationen tid og penge.

”Men det vigtigste er næsten, at jeg synes, at jeg kan give mine kolleger en bedre service. I Mercedes-Benz gør vi meget ud af at sige, at vores primære fokus er kunderne. Mine kunder er mine kolleger. Og jeg kan mærke, at jeg i dag kan betjene mine kolleger meget bedre,” slutter Pia Skov Andreasen.

Er du eksisterende eller ny kunde?

I dag kan alle administrative medarbejdere se de samme oplysninger i Visma HR og trække de informationer, de har brug for. Det betyder, at der bliver begået færre fejl.

Om Mercedes-Benz CPH A/S

Mercedes-Benz Danmark AS er den officielle importør af Mercedes-Benz i Danmark, og datterselskabet Mercedes-Benz CPH A/S er forhandlerleddet. Ca. 335 medarbejdere er fordelt på Mercedes-Benz CPH A/S’ seks adresser – alle adresser har værksted, fem har salg.

Udfordring

Mercedes-Benz Danmark CPH A/S organiserede tidligere deres HR-oplysninger i Excel-ark, Word-dokumenter, på post-its og i ringbind med løsark. Det betød besværlige arbejdsgange mellem løn- og HR-funktionen, og det resulterede også i en række tidskrævende administrative fejl, som det tog tid at rette op på.

Løsning

Siden 2008 har Mercedes-Benz Danmark CPH A/S været brugere af MultiLøn. I 2011 valgte de HR-løsningen Orkidé og tilføjede i 2014 Leder- og medarbejdermodulet, så de i dag har en samlet løsning, som understøtter alle administrative processer.

Resultat

Mercedes-Benz Danmark CPH A/S har fået smidigere og mere tidsbesparende arbejdsgange mellem løn- og HR-funktionen. Med Leder- og medarbejdermodulet har de blandt andet fået et bedre overblik over fravær, hvilket har resulteret i kontante besparelser ved fratrædelse af medarbejdere.

Mercedes Benz kundecase

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Læs mere om Visma Løn

Læs mere om Visma HR

Download kundecase (pdf)

Vi anvender cookies til at indsamle information om din aktivitet på vores hjemmeside. Kombineret med data, du har oplyst os, skaber vi en profil, så vi kan vise dig indhold, der er tilpasset dine interesser. Når du accepterer, giver du os lov til at indsamle og behandle dine persondata som beskrevet her.

Se, hvilke cookies der gemmes, når du bruger siden og hvordan du ændrer dine præferencer i vores cookiepolitik.