Volvo Entreprenørmaskiner har outsourcet lønnen til Visma og slipper for bøvl, besvær og bekymringer

Volvo Entreprenørmaskiner vil undgå den afhængighed og det pres, der følger med at håndtere løn internt. Derfor har de gennem en lang årrække fulgt en outsourcing-strategi, der giver økonomiafdelingen bedre muligheder for at levere ekstra forretningsværdi til organisationen.

Volvo Entreprenørmaskiner A/S er, hvad man kunne kalde for rutinerede outsourcere af lønopgaven. I mere end 10 år har virksomheden valgt at lade Visma, tidligere Bluegarden, håndtere lønopgaven. Det er der en række årsager til, forklarer Bjarne Hansen, som er Senior Controller i Volvo Entreprenørmaskiner og den primært ansvarlige for løn.

“Vi vil ikke være afhængige af en enkelt lønmedarbejder. Vi er ikke store nok til, at lønopgaven kan optage en fuldtidsstilling. Så hvis vi skulle håndtere løn internt, skulle vi finde en medarbejder, der både kan varetage løn og en række andre administrative opgaver indenfor regnskab. De medarbejdere er svære at finde,” siger Bjarne Hansen.

“Derudover vil vi gerne være fri for selv at skulle holde styr på de mange deadlines, der er forbundet med at lave løn. Der er nogle opgaver, der skal foretages på bestemte tidspunkter, og det pres ønsker vi ikke. Og så vil vi være helt sikre på, at lønnen er korrekt og bliver udsendt rettidigt. Gennem alle årene med outsourcing af lønopgaven til Visma har vores fejlprocent på løn været meget lav. Det giver ro i organisationen, og det er vigtigt for os, at medarbejdertilfredsheden også her er helt i top.”

Flest fordele med outsourcing
Selvom Bjarne Hansen ikke har haft lommeregneren fremme, er han ikke i tvivl om, at outsourcing af lønopgaven ikke bare er en luksus, de tillader sig selv. Det er også en god forretning. Det kan godt være, at outsourcing af løn umiddelbart koster mere for virksomheden sammenlignet med at have opgaven in-house. Men med til det regnestykke hører, at egne medarbejdere kan blive syge, gå på barsel, afholde ferie, sige op osv. Så når man akkumulerer forretningsmuligheder, sparede bekymringer og udgifter, falder der flest lodder i vægtskålen med fordele.

“Derudover er der er en stor tryghed i at vide, at vi altid kan ringe til en konsulent i Visma. Det kan være i forhold til lønrelaterede spørgsmål, men det kan også være i forhold til personalejuridiske spørgsmål,” siger Bjarne Hansen.

Reelt samarbejde
Udover tilfredsheden ved at have en stabil og stort set bekymringsfri drift af lønopgaven, lægger han også stor vægt på, at Volvo Entreprenørmaskiner og Visma indgår i et samarbejde, der kommer begge parter til gode.

“I Visma lærer de konstant noget om vores forretning. Den viden lægger de automatisk ind i ydelsen, så den passer til os. Og omvendt lærer vi også konstant noget af Visma, ligesom vi får glæde af den ekspertise, Visma opbygger ved at servicere andre outsourcing-kunder i markedet,” siger Bjarne Hansen.

Servicehåndbog for outsourcing
Han forklarer, at Volvo Entreprenørmaskiner for nylig modtog en ny ajourført serviceaftalehåndbog fra Visma, som over 27 sider beskriver arbejdsopgaver og ansvarsfordeling i samarbejdet.

“Det er en håndbog, der dokumenterer alle de forhold, man skal kende til for at kunne køre løn hos os. Den er et rigtig godt værktøj for os. Vi har aldrig tidligere samlet alle vores lønprocesser ét sted på den måde. Og så opdaterer Visma endda serviceaftalehåndbogen en gang om året,” siger Bjarne Hansen.

Understøtter digitaliseringsproces

Som en del af den løbende optimering af outsourcingydelsen implementerede Volvo Entreprenørmaskiner i 2014 Visma HR (tidligere kendt som Orkidé). Det betyder, at de i stedet for at arkivere og håndtere personaleoplysninger manuelt nu gør det digitalt. Det gælder eksempelvis ansættelseskontrakter samt følsomme persondata omkring medarbejdernes sygdom, fravær og lignende.

Med implementeringen af GDPR er der kommet ekstra fokus på beskyttelse og dokumentation af den type databehandlinger efter de højeste sikkerhedsstandarder. I den forbindelse lægger Volvo Entreprenørmaskiner også stor vægt på muligheden for NemKontobaseret-lønudbetaling samt håndteringen af lønsedler via e-Boks. Og de ser frem til, at løsningen i fremtiden kan foretage CPR-nummeropslag med direkte integration til CPR-registret ved oprettelse af nye medarbejdere, hvilket sikrer en korrekt viderebehandling omkring overførelser til eksempelvis SKAT, pension og e-Boks.

Er du eksisterende eller ny kunde?

“Vi vil ikke være afhængige af en enkelt lønmedarbejder. Vi er ikke store nok til, at lønopgaven kan optage en fuldtidsstilling.” 

Bjarne Hansen, Senior Controller i Volvo Entreprenørmaskiner

Volvo Entreprenørmaskiner bruger også Visma HR til decentral registrering af eksempelvis ferie og fravær, hvor nærmeste leder får en notits og kan godkende registreringen direkte i systemet. Alle godkendte oplysninger bliver derefter automatisk opdateret i medarbejderens Outlook-kalender.

“Når det kommer til digitalisering, har Visma HR og integrationen til vores lønløsning virkelig været med til at skubbe virksomheden i den rigtige retning,” siger Bjarne Hansen.

Gør det, de er bedst til
Bjarne Hansen har ingen planer om at stoppe outsourcing af lønopgaven. Tværtimod.

“I økonomiafdelingen sidder der en CFO, en Business Controller, en assistent og så mig som Senior Controller. Det tager vel max. 1-2 dage om måneden fordelt på mig og min kollega at lave løn for vores ca. 100 medarbejdere, hvoraf ca. halvdelen er timelønnede.

Løn er kun en meget lille del af det, vi laver, og vi ville slet ikke have tid til alle de andre opgaver, hvis det tog længere tid. I afdelingen gør vi det, vi er gode til, og det er at bruge lønoutputtet til at skabe forretningsværdi. Vi behøver ikke at producere løninputtet manuelt selv. Det er optimalt, at den opgave ligger hos Visma,” slutter Bjarne Hansen. 

***

Om Volvo Entreprenørmaskiner A/S
Volvo Entreprenørmaskiner A/S er et datterselskab af AB Volvo med ansvar for betjening af det danske marked. Visma håndterer løn for ca. 100 ansatte i Volvo Entreprenørmaskiner A/S.

***

Udfordring
Økonomiafdelingen i Volvo Entreprenørmaskiner har udover løn også ansvaret for en lang række administrative og regnskabsmæssige opgaver.

Løsning
Volvo Entreprenørmaskiner har igennem en lang årrække outsourcet lønopgaven til Visma og koblede i 2014 Visma HR på løsningen. Det giver dem en stor leverancesikkerhed, og det giver dem mulighed for konstant at optimere outsourcingydelsen på tværs af løn og HR.

Resultat
Fordelt på to medarbejdere bruges der max. 1-2 dage om måneden på lønopgaven for ca. 100 medarbejdere.

 

 

 Læs mere om Visma Løn

Læs mere om Visma HR

Download kundecase (pdf)

Vi anvender cookies til at indsamle information om din aktivitet på vores hjemmeside. Kombineret med data, du har oplyst os, skaber vi en profil, så vi kan vise dig indhold, der er tilpasset dine interesser. Når du accepterer, giver du os lov til at indsamle og behandle dine persondata som beskrevet her.