Udlændingestyrelsen

Vi hjalp Udlændingestyrelsen med at indrage brugerne i udformningen af brugervenlige løsninger. Det agile samarbejde lugede ud i nice-to-have-funktioner og forbedrede need-to-have-funktioner

Visma har bistået Udlændingestyrelsen med

  • At udvikle et kortbestillingskomponent, hvor data til bestilling af opholdskort automatisk overføres til ekstern leverandør
  • Den komplette integration af ansøgningsblanketsystem og sagsbehandlingssystem
  • Løbende brugerinddragelse, der sikrede fokus på organisationens reelle ønsker og behov

Agile metoder sikrer brugerinddragelse

I Staten er der krav om, at it-projekter gennemføres efter PRINCE2 projektledelsesmodellen, og Integrationsministeriet ønskede at kombinere denne model med principper fra agile arbejdsmetoder. Anders Carlsen forklarer: ”Der er lavet undersøgelser, som viser, at det reelt kun er 15-30 % af funktionerne i et system, der rent faktisk udnyttes. For eksempel er hovedparten af funktionerne i Word jo ukendt for langt de fleste brugere. Vi ville gerne komme tættere på, at 100 % af funktionerne i vores systemer udnyttes.

Med agile arbejdsmetoder sikrer man, at projektet fra start til slut inddrager de folk, der skal bruge systemet efterfølgende, og at man holder fokus på de funktioner, der reelt er nødvendige at udvikle.”

Velfungerende brugerinddragelse

Inddrag brugerne og få brugervenlige systemer – sådan gjorde Udlændingestyrelsen.

Hos Udlændingestyrelsen var der en række forskellige systemer til digital ansøgning og sagsbehandling i forbindelse med opholds- og arbejdstilladelse, men systemerne var ikke bundet sammen. Det betød bl.a., at sagsbehandlerne skulle genindtaste alle de oplysninger,som ansøgerne allerede havde tastet i ansøgningsproceduren.

Samtidig stod styrelsen over for forskellige udfordringer i forbindelse med de kort, der udstedes til udlændinge som bevis på, at de har opholdstilladelse i Danmark: For det første var der en række nye lovkrav til, hvilke oplysninger kortene skulle indeholde. 

Fremover skal der nemlig også være digitale biometriske data på kortene. For det andet savnede styrelsen en automatisk overførsel af de digitale biometriske data til den leverandør, der producerer kortene.

Udlændingestyrelsen søgte en leverandør, der gennem en agil samarbejdsform kunne hjælpe med at integrere de rette systemer med hinanden og udvikle dem i forhold til de nye lovkrav, og Visma blev valgt til opgaven.

Systemintegration begrænser manuelle arbejdsgange

”Allerede inden, Visma kom på banen, havde vi fuldt udviklede digitale løsninger til ansøgninger og sagsbehandling i forbindelse med opholdstilladelse,” fortæller Anders Carlsen, der er it-udviklingschef hos Udlændingestyrelsen. ”Men når en person udfyldte det elektroniske ansøgningsskema, fik vi blot oplysningerne som en pdf eller e-mail, og så skulle vores sagsbehandlere sidde og taste det hele igen.

Visma har hjulpet med at integrere de to systemer, så vi potentielt sparer en lang række manuelle arbejdsgange.”

Automatisk dataoverførsel til ekstern leverandør

”Derudover har Visma udviklet en kortbestillingskomponent, der gør, at vi automatisk kan samle og overføre data til det firma, der producerer opholdskort til udlændinge, som befinder sig i Danmark, eksempelvis i forbindelse med arbejde eller uddannelse,” fortsætter Anders Carlsen. ”Der kommer løbende nye lovkrav om, hvad kortene skal indeholde, og som noget af det nyeste skal vi lave en chip, der blandt andet indeholder fingeraftryk.

Med løsningen fra Visma kan vi opsamle og automatisk overføre alle relevante data til vores eksterne kortleverandør.”

Agilt samarbejde sikrer fokus

”Agilt samarbejde er ikke bare et samarbejde men et fællesskab. Udlændingestyrelsen og Visma Consulting har været fælles om at udvikle løsningerne, og den slags stiller store krav til begge parter. Fordelen er, at begge parter holder hinanden op på, hvad der skal leveres, og så bliver projektet en succes. Fra vores side har vi hele tiden skullet være skarpe på at prioritere, hvilke opgaver, vi gerne ville have lavet, og Visma Consulting har så sørget for at have de udviklere parat, der skulle bruges til en given opgave.”

Anders Carlsen
it-udviklingschef, Udlændingestyrelsen

Samarbejde og tillid

Anders Carlsen mener, at den agile samarbejdsform har mange fordele: ”Vi har flyttet fokus væk fra den traditionelle tankegang, hvor man allerede fra starten skal være 100 % skarp på, hvilke funktioner, man gerne vil have. Ofte er det jo sådan, at man først kan se, hvad man har brug for, når man går i gang med at bruge systemerne.

I den agile proces har vi løbende kunnet se, hvordan systemerne virkede i praksis, og brugerne har kunnet komme med deres input undervejs. Det betyder naturligvis, at vi har været nødt til at lægge en del af de traditionelle sikkerhedsforanstaltninger på hylden og stole på vores leverandør. Samtidig har det krævet mange ressourcer af os, fordi vi hele tiden skulle være inde over løbende prioriteringer og stå til rådighed for udviklingen.

Samarbejde og tillid bliver ekstremt vigtige i sådan en situation, men slutresultatet er det hele værd.”

Sikring af økonomiske rammer

Det agile samarbejde betød blandt andet, at projektdeltagere fra både Udlændingestyrelsen og Visma løbende har samlet op på, hvor de var i projektet, hvilke funktioner der skulle prioriteres til udvikling som de næste, og hvordan disse funktioner bedst muligt tog hensyn til arbejdsgangene hos Udlændingestyrelsen.

Samtidig vurderede de fra gang til gang, hvor gode, de havde været til at estimere tids- og ressourceforbrug, og derefter justerede de estimaterne til de kommende dele af projektet. Det var med til at sikre, at de økonomiske rammer blev overholdt, samtidig med at fokus blev holdt på netop de funktioner, der var vigtigst for Udlændingestyrelsen.

Business Process Management

Vi har samlet udvikling af unikke BPM-løsninger i divisionen Visma Consulting A/S. Kontakt os, og hør hvad vi kan gøre for dig og din virksomhed.

Carsten Foghmar
Team Manager, BPM
carsten.foghmar@visma.com
Telefon: +45 41 91 43 47

Vi digitaliserer Danmark