Unipension

Visma har hjulpet med at integrere de mange printsystemer, som Unipension bruger til at skabe, ændre og distribuere store mængder breve

Single point of contact

Visma er samtidig blevet Unipensions ”Single Point of Contact” i forhold til de enkelte systemleverandører.

  • Brevskabeloner udvikles og ændres centralt.
  • Breve personaliseres og versioneres uden manuel indtastning.
  • Data udveksles automatisk med Unipensions medlemssystem (Liv.net).
  • Breve distribueres via mange forskellige kanaler fx papir, pdf, medlemsportal, e-mails og e-boks.

Samlet og forenklet administration

Unipension er et administrationsfællesskab for tre forskellige pensionskasser, der samlet har cirka 100.000 medlemmer. Gennem årene har Unipension løbende fået flere og flere systemer til administration og distribution af over 400 forskellige brevtyper for de forskellige pensionskasser, og der vil stadig komme flere til.

”Hos Unipension har vi over 400 versioner af breve, som vi sender ud til medlemmerne af de pensionskasser, vi administrerer,” fortæller Esben Larsen, der er it-chef hos Unipension. ”Selv små ændringer i skabelonerne er meget omstændelige, da vi indtil nu har skullet lave ændringerne flere steder. Nogle gange har vi været nødt til at vente i op til et halvt år, før de eksterne konsulenter kunne have ændringerne klar. Det er slet ikke holdbart, og derfor har Visma hjulpet os med at implementere softwarepakken LaserNet, som afhjælper problemet,” fortsætter han.

”Vi har flere forskellige printsystemer, som vi bruger på kryds og tværs til at producere de breve, vi sender ud til vores medlemmer,” fortæller Esben Larsen.

”Det har indtil nu været en stor udfordring at få alle de her systemer til at spille sammen, når vi skal lave ændringer i vores brevskabeloner. Men Visma har sørget for at integrere alle systemerne med hinanden, så vi samler administrationen ét sted, og så rettelser i vores brevskabeloner slår igennem over hele linjen. Desuden får vi mulighed for at spare mange eksterne ressourcer, fordi superbrugere i virksomheden selv kan udvikle og ændre skabeloner uden at involvere it-udviklere.”

Single Point of Contact

”En anden udfordring har været, at systemerne stammer fra mange forskellige leverandører,” fortsætter Esben Larsen. ”Det betyder, at det ofte er svært at placere ansvaret for en eventuel fejl, og at det derfor kommer til at tage alt for lang tid at få den rettet.

Fremover fungerer Visma som vores Single Point of Contact i forhold til de enkelte leverandører, så vi ikke selv skal bøvle med at finde ud af, hvilken leverandør, vi skal have fat i, hvis der er noget, der skal rettes. På den måde får vi så at sige ikke kun integrerede systemer men også integrerede leverandører, og det er noget, vi regner med at komme til at spare rigtig mange mandetimer på.”

Automatisering og digitalisering

Systemintegrationen hos Unipension er overordnet foregået ved, at Visma Consulting har implementeret LaserNet fra FormPipe Software. LaserNet er en input- og output-softwarepakke, som Visma Consulting har integreret med Unipensions medlemssystem (Liv.net) og dokumentarkiv.

Esben Larsen uddyber: ”Med LaserNet sker arkiveringen automatisk på den rigtige måde, så vi altid kan genfinde de breve, vi har sendt ud til vores medlemmer. Samtidig kan de enkelte medlemmer se deres respektive breve på hjemmesiden, så vi ikke skal bruge porto på at sende breve ud.”

Fleksibel og dynamisk løsning

”Det bliver lettere at ensrette det, der skal ensrettes og versionere det, der skal versioneres, og vores rådgivere skal ikke længere sidde og rode i 400 forskellige skabeloner for at finde den, de skal bruge.Samtidig kan vi reagere langt hurtigere end før på eksempelvis lovgivningsmæssige ændringer. Før i tiden skulle vi have en konsulent til at lave ændringerne i selve medlemssystemet, og det var ekstremt tidskrævende.

I dag kan vi selv lave ændringerne, og vi kan oven i købet fremdatere dem, så de først træder i kraft på en given dato ud i fremtiden. Integrationen med LaserNet giver os en fleksibilitet og dynamik, som vi længe har ønsket os. Vi forventer os i det hele taget rigtig meget af den nye løsning.”

Esben Larsen,
it-chef i Unipension.

Mindre risiko for fejl

”I det hele taget kan vi med LaserNet distribuere brevene på mange forskellige måder,” fortsætter Esben Larsen. ”Vi kan selv vælge, om vi vil distribuere dem på papir, via pdf, medlemsportal, e-boks eller e-mail, hvilket jo blandt andet betyder, at vi kommer til at spare mange penge på porto, men også at det bliver enklere at kommunikere med medlemmerne. Med LaserNet er vi i øvrigt langt mere sikre på, at brevene er korrekte. Før i tiden har de fleste brevskabeloner ligget i Word, og vores rådgivere har indtastet de fleste oplysninger manuelt fra gang til gang. Med LaserNet overføres data automatisk fra medlemssystemet til brevene, hvilket mindsker risikoen for fejl.”

Tilpasset output

Da Unipension sender breve ud for flere forskellige pensionskasser, er der store krav til mulighederne for versionering. Når et medlem modtager et brev, skal det afspejle den pensionskasse, medlemmet hører til hos. Desuden har nogle af pensionskasserne medlemmer i flere lande, og derfor har Unipension også brug for at kunne sprogversionere brevene. Det er alt sammen let og smertefrit med LaserNet.

Godt samarbejde

”Vi forventer, at administrationen bliver betydelig lettere fremover. Det er naturligvis en meget omfattende omlægning, vi har kastet os ud i, men samarbejdet med Visma har kørt rigtig godt.

Vi har været nødt til at ændre lidt på skæringsdatoen for, hvornår vi går i drift, men det er på grund af interne prioriteringer af andre opgaver, og vi ser meget frem til at komme i gang med at høste frugterne af den nye løsning,” slutter Esben Larsen.

Visma Consulting

Vi har samlet kompetencerne inden for Output Management i divisionen Visma Consulting A/S. Kontakt os, og hør hvad vi kan gøre for dig og din virksomhed.

Ved at trække på vores kompetencer i stedet for at have dem internt i organisationen, har I altid adgang til den nyeste og mest specialiserede viden på området. Blandt vores kunder er PenSam, SkandiaUnipension, PFA, MercerAon og Willis.

Output management

Kontakt os og hør, hvordan I får fleksibel og professionel rådgivning og hjælp til jeres it-projekter.


Lars Nygaard
Business manager
lars.nygaard@visma.com
Telefon: 21 28 10 77

Vi digitaliserer Danmark