”Vi har fjernet en masse overflødige skærmbilleder, udvalgt de bedste og gjort dem til standard. På den måde har vi også fået best practice integreret i Visma Business løsningen.”

- Lene Kümpel, DFDS Seaways

 

 

Når man køber den nyeste Dior-parfume i taxfree-butikken ombord på DFDS’ passagerskibe, kan man faktisk takke Visma Business for, at parfumen overhovedet er på hylderne. Blandt de mange, mange opgaver, Visma Business har hos DFDS, er nemlig bl.a. at registrere bestilling, betaling og levering af varer, proviant, brændstof og reservedele til de mere end 60 fragtskibe og passagerskibe.

- Til vores fem store passagerskibe indkøbes en masse varer til butikkerne, og til de store fragtskibe er der en masse indkøb af reservedele, brændstof, bunkerolie etc. Alt sammen styres af Visma Business, fortæller Lene Kümpel.

 

I orkanens øje

Visma Business befinder sig lige præcis i midten af et komplekst set-up med 11 andre operationelle IT-systemer til booking, indkøb, lønafregning osv. og 6 andre mere overordnede Business Intelligence-løsninger til rapportering mv. Visma Business er med andre ord lige i orkanens øje, og i denne fredsommelige tilstand siver alle data fra de lynende travle bookingsystemer, betalingssystemer osv. igennem Visma Business, hvor alting sorteres og registreres. Denne klare arbejdsfordeling mellem IT-systemer fungerer rigtigt godt.

- F.eks. booker en kunde sig ind på flytning af en lastbiltrailer eller en container fra A til B via vores bookingsystem STAR. Booking, betaling osv. bliver straks koblet til kontoplanen i Visma Business, hvor data danner grundlag for fakturering og registrering alle de rigtige steder. På den måde bliver det til rigtigt mange data, for vi flytter eksempelvis rundt på 1,4 millioner passagerer årligt, fortæller Réne Thomsen. Han er Lene Kümpels tætte kollega – begge er regnskabschefer; med hvert sit speciale.

Ensartede data i hele koncernen

- Der er mange forretningsmæssige fordele ved den måde, Visma Business samler vores data på. Især i krisetider, som nu, har det stor betydning, at vi kan samle vores betalinger ét sted og få et helt nøjagtigt og aktuelt overblik over likviditeten. At tingene er samlet ét sted betyder også, at man rent administrativt skal bruge færre ressourcer, siger Lene Kümpel. Rene Thomsen tilføjer: - Det er også en meget stor fordel, at vi med Visma Business har en helt ensartet måde at strukturere data på i hele koncernen. Vi arbejder ud fra samme kontoplan, og vi definerer f.eks. omsætningstal osv. på samme måde. Det betyder, at alle rapporter altid stemmer, og at vi dermed altid har helt styr på, hvordan det går med forretningen, hvor vi tjener penge, og hvor vi ikke tjener penge i øjeblikket.

 

Gasser op til vækst

Med købet af rederiet Norfolkline har DFDS skabt Nordeuropas førende søbaserede transportnetværk. DFDS er med et slag blevet 2/3 større, og det er klart, at det skaber nogle nye opgaver; driftsmæssigt og styringsmæssigt. Opgaver, som Visma Business er i fuld gang med at gasse op til at kunne gab over. Lene Kümpel og René Thomsen er begge særdeles fortrolige med Visma Business. De kender hvert et hjørne af systemet og er dybt afhængige af det overblik og de muligheder, systemet giver dem i hverdagen.

- Vi har et virkeligt godt samarbejde med Amesto. Medarbejderne er gode til at forsyne os med de rigtige løsninger, og de kender vores forretning. Visma Business har bredt sig i vores koncern; fra først kun at dække fragtdelen i Sverige til at blive rullet ud til fragt over hele koncernen i 2003 og siden også til resten af koncernen, den generelle økonomi, logistik og indkøb til vores i alt 60 skibe, siger Lene Kümpel.

 

Hovedrengøring i antallet af skærmbilleder

I slutningen af maj opgraderede DFDS fra Visma Business 4.60.9 til 5.21.0. - I forbindelse med opgraderingen er vi blevet inspireret af det Lean-projekt, vi har kørende i koncernen. Vi har nemlig benyttet lejligheden til at rydde op i de alt for mange skærmbilleder, som kreative medarbejdere gennem årene har udviklet. Vi har fjernet en masse overflødige, udvalgt de bedste og gjort dem til standard. På den måde har vi også fået best practice integreret i Visma Business-løsningen, siger Lene Kümpel.

Helt konkret har vi i løbet af en 6-måneders periode kigget medarbejdere i hele koncernen over skuldrene, udvalgt de bedste tricks og metoder og luget ud i de mindre smarte. Det hele har ført til, at vi har reduceret antallet af skærmbilleder fra 2300 til 250. Dermed har vi fået en langt enklere løsning med klarere standarder og adgang til samme viden, afslutter Lene Kümpel.