”Udover at styre vores bogholderi og fakturering sikrer Visma Business, at der er fuldstændig gennemsigtighed i hele vores interne proces- og logistikflow, og jeg kan her fra skærmen i mit kontor følge alt, hvad der foregår fra lager til salg og levering.”

- Henrik Frellsen, Frellsen

 

 

Frellsen håndterer årligt ca. 50.000 følgesedler elektronisk, og det sparer både tid og øger servicen over for kunderne. Følgesedlerne bruges nemlig som faktureringsgrundlag og som opslagsværk, hvis kunder ringer og spørger om detaljer ved en levering osv.

En hurtig udregning på lommeregneren og adm. direktør Henrik Frellsen kan fortælle, at der drikkes 1 milliard kopper Frellsen-kaffe rundt omkring på de danske arbejdspladser. De fleste ved, hvor vigtige kaffepauserne er, så det er nemt at forestille sig hvilket kaos, der ville blive, hvis kaffeautomaterne pludselig gik i stå rundt omkring på kontorer, institutioner og virksomheder.

Lidt på samme måde er det efterhånden blevet med Visma Business for Frellsen. Kaffen og chokoladen er selvfølgelig livsnerven, men Visma Business er blevet det allestedsnærværende følehorn, der uden ophør mærker efter, hvordan det går med drift, økonomi, salg og service i virksomheden.

 

Fra gefühl til viden

Da Visma Business flyttede ind hos Frellsen – i første afdeling i kaffeafdelingen - var der tale om et markant udviklingsspring fra en mere primitiv AS32- løsning til den nuværende avancerede og integrerede løsning.

- Jeg kom til i 2002, og allerede dengang vidste jeg godt, at en af mine vigtigste opgaver i forbindelse med generationsskiftet var integration af et ERP-system. Det var meget vigtigt, at der var de rette personer til at drive det frem, ellers ville det ikke blive forankret i virksomheden, siger Henrik Frellsen.

- Selvfølgelig kunne jeg undvære systemet, men så ville jeg blive nødt til at gå rundt og spørge en hel masse mennesker hele tiden, om hvordan status er på det og det. Det gjorde den tidligere generation jo, og de havde også styr på virksomheden. Forskellen er nok, at den tidligere generation havde en masse ”gefühl”, mens jeg har en masse underbygget detail-viden.

 

Elektroniske følgesedler

Før Visma Business brugte Frellsens chauffører et kvarters tid hver dag på at udarbejde følgesedler og lister over dagens kundebesøg. Det er slut i dag, hvor de får følgesedlerne genereret automatisk fra Visma Business.

- Vi har 11 chauffører, og det svarer til, at vi bare dér sparer 11 x 15 minutter hver dag, alene på den procedure, siger Henrik Frellsen og tilføjer, at følgesedlerne med chaufførernes håndskrevne tegn og bemærkninger fra køreturene efterfølgende scannes ind via Visma Business’ Document Center. - 40-50.000 følgesedler håndterer vi elektronisk om året, og det sparer os tid, for de bruges som faktureringsgrundlag og som opslagsværk, hvis kunder ringer og spørger om detaljer ved en levering osv., fortæller Henrik Frellsen. Han er, oplyser han, glad for samarbejdet med Amesto Solutions.

- Man kan mærke, at f.eks. både Klaus, Stefan og Ole synes, at det er sjovt og spændende at arbejde med os og finde gode løsninger, der virker. Selve processen med at få systemet implementeret var meget givende og udfordrende for mig, og jeg lærte en masse om virksomheden, som jeg ikke vidste i forvejen. På den måde har det været fint at blive udfordret, slutter Henrik Frellsen.