”Visma Business er genialt til integration - også til databaserne i vores Business Intelligence system. Jeg henter konstant, hurtigt og nemt data fra Visma Business via BI systemet... ”

- Rico Herrmann, Prodesign International

 

 

At være ERP-system hos brillevirksomheden ProDesign i Århus er ikke noget, man kommer sovende til. Man er nemlig underlagt krav om maksimum ydeevne og konstant udvikling – med andre ord: Systemet skal være lige så ambitiøst, som ProDesign selv er. Her er intet overladt til tilfældighederne – alt, hvad der kan automatiseres, er automatiseret, og alt, hvad der kan systematiseres, er systematiseret.

Ambitionerne gælder selvfølgelig også firmaets kerneområde, danskdesignede briller, hvoraf 90 % sælges direkte til optikere, resten sælges til grossister world wide.

 

Automatisk prioritering af ordrer

Historien om Visma Business og Prodesign begyndte i 2006, da ProDesign stod over for enten en dyr opdatering af den daværende AS 400-løsning eller en udskiftning. Valget faldt på det sidste, og der blev researchet grundigt på 3-4 forskellige systemer.

- Vi valgte Visma Business og har i dag et 100 % tilpasset ERP-system, der kan præcist det, vi har brug for. En af de meget vigtige processer for os er ordrebehandlingen af de i gennemsnit ca. 1500 ordrer, vi får ind dagligt via telefon, direkte fra sælgere eller via web. Vi har ca. 6.500 kunder, og ordrerne skal prioriteres forskelligt, alt efter om det er hasteordrer på en brille i en bestemt farve eller større ordrer på udstillingsvarer til butikkerne. Visma Business klarer automatisk prioriteringen, efter de regler vi har defineret i systemet, og genererer en plukliste til lageret, forklarer IT-chef, Michael Friis.

 

Blot én fejl er meget dyr

Lageret hos Prodesign indeholder ca. 20.000 forskellige varer, så det er meget vigtigt, at plukningen foregår efter en nøje tilrettelagt planlægning, ellers kan lagerpersonalet nemt risikere at spilde kostbar tid på at løbe planløst frem og tilbage. Alt det tager Visma Business højde for i pluklisterne, der altid har udgangspunkt i logistikken og placeringen på lageret.

- Når varerne plukkes, indscanner lagermedarbejderen samtidig den pågældende vares stregkode, og ud fra de oplysninger bliver der automatisk udskrevet fragtlabel og sendt data videre til kunderne. Når varerne er sendt, kan vi følge dem helt frem til modtageren via opkobling til track and trace-systemerne hos vores transportører, DHL og FedEx. Vi har indført systemet med stregkoder for to år siden, og det betyder, at vi har reduceret vores fejl betragteligt. Blot én enkelt fejl er meget dyr og tidskrævende for os, fordi briller skal sendes frem og tilbage osv. Og desuden er det besværligt for vores kunder. Vi er ikke tilfredse med systemet, før der er 0 fejl, og det kræver en del af Visma Business, siger Rico Herrmann.

Vi kan straks stoppe med at købe "forkert" ind

Den største ros får Visma Business for den lethed, hvorved systemet integrerer sig med andre systemer, f.eks. Dynamic Web, som styrer Prodesigns Website.

Visma Business er genialt til integration - også til databaserne i vores Business Intelligence system. Jeg henter konstant, hurtigt og nemt data fra Visma Business via BI systemet, f.eks. øjebliksbilleder af salgsindsatsen for hver enkelt af vores 60 sælgere. Vi kan straks spørge sælgeren, hvorfor han f.eks. har svært ved at sælge i øjeblikket og sætte løsninger ind. Pga. muligheden for hurtig info og integration mellem systemerne er vi blevet skarpere i vores omkostningsstruktur. Når vi ved nøjagtigt, hvad der bliver solgt, hvilke briller det hitter, kan vi straks indrette vores indkøb efter det og f.eks. stoppe med at købe ”forkert” ind, siger Rico Herrmann.

 

Vi vil være dobbelt så store

ProDesigns sælgere i marken er udstyret med et mobilt system, så de løbende kan sende info om nysalg til Prodesign. Salgsresultater bliver straks modtaget på firmaets store infoboards, der hænger i både administration og lager. På den måde kan alle dele viden om virksomhedens kerneområde: Salget af briller.

- Vi er meget langt i vores IT-mæssige udvikling, som begyndte for alvor i 1999, hvor vi også begyndte vores omsætningsmæssige vækst. Vores mål er at blive dobbelt så store inden for de næste 3 år, og så skal Visma Business kunne følge med i vores tempo – det forventer vi. Jeg er sikker på, at vi er en daglig udfordring for Amesto, fordi vi stræber efter det optimale, slutter Rico Herrmann.