”Med det nye Visma Business set-up er vores logistik- og lagerstyring mega-stram, og vi bliver i stand til helt nøjagtigt at se, hvor vi tjener pengene, og hvor vi ikke gør.”

- Mikael Rasmussen, Uno-X Smøreolie

 

 

Sidste sommer etablerede man en håndplukket projektgruppe hos Uno-X Smøreolie. Gruppen fik til ansvar at finde frem til et nyt ERPsystem. Mikael Rasmussen fra konsulentfirmaet Strategipartnerne blev udnævnt til projektleder. Han fortæller: - Anledningen til det hele var, at Uno-X Smøreolie blev skilt ud fra koncernen som en selvstændig forretning bestående af to afdelinger i Danmark og Norge. Derfor stod det os nu frit at finde et alternativ til den løsning Uno-X Energi A/S kører med.

 

Kravspecifikationen var en vigtig proces

Uno-X Smøreolie er storleverandør af olier og andre smøreolier til industrien i Norden. - Målet med at skille os fra som et selvstændigt forretningsområde er, at vi skal blive bedre til at fokusere på kerneområdet og vokse på alle markeder og segmenter, forklarer Mikael Rasmussen. I første omgang var projektgruppen koncentreret omkring at definere kravspecifikationer til det nye ERP-system, herunder overhovedet at finde frem til, hvad Uno-X Smøreolie har brug for.

- Kravspecifikationen har været en vigtig proces, hvor vi har været tvunget til at ”genopfinde” Uno-X Smøreolie – hvad er det vi sælger, hvordan skal et køb fungere, hvordan registrerer og ekspederer vi en ordre?

 

ERP-systemet kan kigge på hylderne

- Et af de vigtigste krav er, at der skal være tæt integration med fabrikken Scanlube i Sverige, der producerer smøreolierne. Via det nye Visma Business ERP-system kan man kigge på hylderne på lageret hos vores leverandør og se, hvad der er i restordre, og hvad der straks kan afsendes. Det har vi ikke kunnet gøre hidtil, og vi har derfor haft medarbejdere fuldtidsbeskæftigede med at besvare bunkevis af henvendelser fra kunderne, spørge på fabrikken og kontakte kunderne igen med svar på hvornår de kunne forvente at modtage varer. Med den Visma Business løsning vi har fået, er det lykkedes os at smide to lande, to virksomheder op i luften og få dem til at lande samme sted som en helhed, vurderer Mikael Rasmussen.

Karakterer fra 1-5

Visma Business var i konkurrence med tre andre ERP-systemer, men endte med at løbe af med sejren – bl.a. over Microsoft Dynamic Nav - efter en række hårde prøvelser foran dommerpanelet – projektgruppen.

- Vi indledte med en række formøder, hvor hvert ERP-hus fik lov til at vise, hvad de kunne, uden at de på forhånd vidste, hvad vi var ude efter. En form for blind date, hvor vi virkelig fik mulighed for at tjekke de forskellige systemer ud helt uforpligtende, fortæller Mikael Rasmussen og fortsætter: - Efterfølgende fik ERP-leverandørerne udleveret kravspecifikationen og 3 dage til at sætte sig ind i den og komme med spørgsmål til os. Efter yderligere 14 dage skulle de komme med estimat over økonomi, og derefter fik de lektier for, i form af en bunden opgave, hvor de skulle vise os deres bud på håndteringen af vores kunder, priser og rabataftaler. Derefter gik vi i tænkeboks og vurderede systemerne ud fra alt det, vi nu vidste, og en masse andre parametre. Vi gav hver især systemerne points efter en skala fra 1-5, hvor 5 var det bedste, forklarer Mikael Rasmussen.

 

Personlig kemi var afgørende

Den personlige kemi var en afgørende parameter for Uno-X Smøreolie. - Både ERP-systemet i sig selv, mulighederne for opsætning af skærmbilleder og udvikling uden konstant brug af konsulenter og menneskene bag, betyder noget for vores valg. Vi har ingen IT-afdeling selv, så vi vidste godt, at vi udover et ERP-system også var ude efter en livslang sparringspartner. Vi har en rigtig god følelse af kemien mellem os og medarbejderne fra Amesto. Desuden er vi meget glade for det nordiske set-up hos Amesto, fordi det matcher perfekt med det nordiske set-up hos Uno-X Smøreolie, som har en afdeling i henholdsvis Danmark og Norge, siger markedsteknisk chef, Eirik Strømnes.

 

Webshop med Visma Business

- Vi er nu der, at vi er i gang med at teste den første udgave af systemet. Tests og tilretninger foregår løbende resten af året, så vi går endelig i drift 1. januar. Vi har besluttet både at få tillægsmodulerne Web-shop og Document Center til elektronisk dokumenthåndtering. Vi har en web-løsning i dag, men vi bygger nu en ny og langt mere integreret løsning, hvor kunderne får fuldt overblik over vores mere end 1000 forskellige produkter inden for gearolie, motorolie, hydraulisk olie, fedt osv. Det bliver lettere at tjekke, om en vare er på lager, at genbestille, at se historik, tidligere fakturaer osv. Et vigtigt element bliver en track and trace-funktion, hvor kunderne får mulighed for at følge deres vare fra os via transportørerne Danske Fragtmænd og Schenker, siger Mikael Rasmussen.

 

Mere proaktive

- Med det nye Visma Business set-up er vores logistik- og lagerstyring mega-stram, og vi bliver i stand til helt nøjagtigt at se, hvor vi tjener pengene, og hvor vi ikke gør. Det bliver muligt for os at blive langt mere proaktive og f.eks. i god tid kontakte kunder, der har bestilt varer i restordre, slutter Mikael Rasmussen.