AABENRAA KOMMUNE
XFlow lod os skalere vores digitalisering
Aabenraa Kommune har de senere år været i fuld gang med at digitalisere en række af de mest tidskrævende arbejdsgange. Men mængden af papirblanketter var stadig mange, og det var svært at holde styr på de mange løsninger. Kommunen havde også lanceret en ny hjemmeside, som åbnede for nye muligheder.
Derfor valgte kommunen i 2016 at effektivisere processen med at digitalisere nye arbejdsgange med XFlow. Løsningen gør det muligt for medarbejderne på egen hånd at bygge nye digitale arbejdsgange og giver samtidig overblikket over driften af de eksisterende.
”Det er tydeligt for os, at fleksibiliteten i løsningen giver os mange muligheder. Vi kan også snakke internt med andre kommuner, der bruger XFlow, og det har vi været rigtigt tilfredse med" udtaler Hans Henrik Schneider, Digitaliseringskonsulent i Aabenraa Kommune.
Barselsansøgninger i små bidder
En af de arbejdsgange, som kommunen har digitaliseret, er en samling af 3 KL blanketter ved interne barselsansøgninger. Her er det lykkedes at understøtte arbejdsgangen digitalt, hvor medarbejderne før skulle printe et hav af dokumenter og sikre underskrifter i en lang proces.
Med XFlow har det været muligt at bryde arbejdsgangen op i flere små dele eller trin, så brugerne kun behøver at udfylde de informationer, som er relevante i den givne situation. En anden feature, der har skabt værdi for brugerne, er muligheden for at tilbyde vejledende tekst undervejs, som erstatter de lange dokumenter med lovtekster, brugerne før blev mødt med.
“Oprindeligt var barselsløsningen ikke en del af pilotprojektet, men da XFlow gav os mulighed for at bygge arbejdsgangen selv og derved forenkle og samtidig berige arbejdsgangen, besluttede vi at integrere den i platformen.”
– Hans Henrik Schneider, Digitaliseringskonsulent
Stor fleksibilitet i løsningen
”Leverandører plejer altid at tale stort om, hvordan deres løsninger kan løse alle kundens problemer, men i XFlows tilfælde var man gode til at bakke salgssnakken op med handling - både i forhold til funktioner i løsningen, kundedialog og hjælp til implementeringen,” siger Hans Henrik Schneider.
Implementeringen forløb godt, med et par fartbump på vejen, som XFlow hjalp med at tage hånd om. Kommunen har siden fremlagt flere ønsker og ideer, som XFlow arbejder videre med at implementere i platformen.
”Det er tydeligt for os, at fleksibiliteten i løsningen giver os mange muligheder. Vi kan også snakke internt med andre kommuner, der bruger platformen, og det har vi været rigtigt tilfredse med,” siger Hans Henrik Schneider.
”Oprindeligt var barselsløsningen ikke en del af pilotprojektet, men da XFlow gav os mulighed for at bygge arbejdsgangen selv og derved forenkle og samtidig berige arbejdsgangen, besluttede vi at integrere den i platformen.”
Fra 12 systemer til én indtastning
En anden løsning er digital registrering af samtykke hos dagplejere, som for nylig blev sat i drift. Tidligere har optagelsen af nye børn altid krævet forældresamtykke på op til 20 delområder i papirform, samt en meget tung og besværlig manuel administration af data. I XFlow er der nu udviklet en løsning, som kan levere data automatisk til kommunens database og give et samlet overblik til den enkelte dagplejer.
De næste projekter på tapetet er – foruden en løbende udvikling af nye digitale arbejdsgange - en større automatisering og integration med fagsystemer, og Hans Henrik Schneider ser frem til de kommende opgaver: ”jeg har en god fornemmelse og ser frem til, at vi får sat de nye løsninger og større grad af automatiseringer i søen.”