HORSENS KOMMUNE
XFlow og RPA - Det oplagte ægteskab
Horsens Kommune har siden midten af 2015 været brugere af XFlow. Hvad der startede som et projekt med én licens og fem arbejdsgange har i dag udviklet sig til mere end 260 aktive arbejdsgange fordelt på alle forvaltningerne.
”Vi oplevede hurtigt en gevinst ved at digitalisere vores blanketter, og efter at vi flere gange havde udvidet vores abonnement, besluttede vi os for at gå over på en flatrate-aftale, så vi nu kan bygge alle de arbejdsgange, vi har brug for”, fortæller IT- og Digitaliseringskonsulent Thomas Overgaard Nielsen.
XFlow og RPA giver bedre service og sikrer ensartet data
Som konsulent i afdelingen for IT- og Digitalisering arbejder Thomas Overgaard Nielsen både med robotter og XFlow, og han bruger samlet en hel arbejdsdag om ugen inde i XFlow.
Et godt eksempel på, hvor han har forenet sine to primære arbejdsområder, er arbejdsgangen til plejefamilier, der skal indberette kørsel.
”Plejefamilierne er oprettet i vores lønsystem, men da de ikke er en del af AD'et og derfor ikke kunne benytte eksisterede løsninger, besluttede vi os for at lave en blanket til kørselsgodtgørelse i XFlow”, fortæller han.
Plejefamilierne kan hjemmefra tilgå en kørselsblanket, der efterfølgende sendes til godkendelse hos en medarbejder i familieplejen. Hvor medarbejderen førhen manuelt skulle indtaste data i OPUS (lønsystemet), leverer XFlow i dag data ned i en SQL-database. Robotten læser én gang dagligt ned i databasen og tjekker, om der er kommet nye data. RPA-robotten er programmeret til at lede efter fire typer af data: Antal Km, Dato, Medarbejdernummer og Kontonummer.
Gevinsten ved denne løsning er ikke kun den sparede medarbejdertid på ca. 1½ - 2 timer månedligt. Det er lige så meget en bedre service for plejefamilierne, der førhen skulle ind på kommunen én gang om måneden for at aflevere deres håndskrevne kørselsregnskab. Derudover sikrer løsningen ensartet data og forhindrer tastefejl, da robotten også er sat op til at tjekke om plejeforældrenes CPR-nummer og medarbejdernummer stemmer overens.
”Med succes fra denne arbejdsgang fik vi hurtigt udarbejdet en del nye arbejdsgange, der mindede om denne”, fortæller Thomas Overgaard Nielsen. Bl.a. en lignende proces, hvor handicapledsagere kunne indberette deres timer.
Det handler om mindset
I Horsens Kommune er XFlow forankret i IT-afdelingen, og det har primært været familieafdelingen og Jobcentret, der har været frontløbere i forhold til at få digitaliseret deres manuelle blanketter. Dog har de for nyligt også ”fået hul igennem” til deres Velfærd og Sundhedsområde samt Teknik og Miljø, da de også her har fået øjnene op for de mange fordele, der er ved at digitalisere deres løsninger.
Ude i mange af forvaltningerne sidder medarbejdere, der kan opbygge arbejdsgange og blanketter i XFlow, og Thomas Overgaard Nielsen mener, at det handler meget om mindset. ”Selvom udbredelsen af XFlow ikke er personafhængig, så kræver det alligevel, at man har mindsettet – og kan se, hvor der er arbejdsgange, der kan digitaliseres”, siger Thomas Overgaard Nielsen – der også selv underviser sine kollegaer i brugen af XFlow.
XFlow gør det fleksibelt
Når Thomas Overgaard Nielsen er ude og analysere en arbejdsproces hos sine kollegaer i de forskellige afdelinger, ender det oftest med, at han allerede under mødet har bygget en brugbar blanket, der efter en kort test hos afdelingen er klar til at blive sat i drift.
”Der ligger ofte en blanket klar til drift efter mødet – så går jeg efterfølgende retur og laver flowet i arbejdsgangen”, fortæller han. ”XFlow er et fleksibelt system at anvende, og når én forvaltning først har fået idriftsat deres første par blanketter, så går det oftest hurtigt herefter, for så kan de genbruge deres viden og erfaring til selv at spotte den næste XFlow-egnede arbejdsgang.”
Hønen og ægget
Når man arbejder med både RPA og XFlow, så lærer man hurtigt at se mulighederne i samspillet mellem de to softwareprodukter.
”I starten tænkte vi nok mest på at anvende RPA og XFlow sammen i forbindelse med at afslutte nogle arbejdsgange, hvor en robot kunne indlæse nogle data for at færdiggøre en arbejdsgang i XFlow. Når vi i dag bygger RPA-processer, er vi faktisk begyndt at tænke XFlow ind ”front-end” og bygger simple blanketter, der har til formål at levere noget konkret data ind til robotten.”
Der er ingen tvivl om, at Thomas Overgaard Nielsen brænder for de digitaliseringsmuligheder, han ser med kombinationen af RPA og XFlow. Og han stiller gerne op til sparring, hvis din organisation også så småt er begyndt med at kombinere de to produkter – eller hvis I mangler inspiration til at komme i gang.