SILKEBORG BIBLIOTEKERNE
Fjerner papirblanketter og forbedrer service-niveauet
For systemansvarlig ved Silkeborg Bibliotekerne, Trine Dahl, er konklusionen klar:
Den nye Børnelåner-løsning fra XFlow Solutions har forbedret servicen for borgere under 18 år, der ønsker at blive oprettet som låner ved biblioteket, og samtidig sparer medarbejderne tid på manuelt arbejde og sagsbehandling.
Slut med papirblanketter
Silkeborg Bibliotekerne havde i længere tid ønsket en digital løsning, der kunne håndtere oprettelse af børnelånere. De var derfor hurtige til at takke ja til samarbejdet med XFlow om udvikling af en tilmeldings-løsning, der både kunne hjælpe kommunens borgere, aflaste deres medarbejdere på bibliotekerne og leve op til gældende GDPR-krav.
Papirblanketløsningen var en manuel og tidskrævende arbejdsgang for medarbejderne. Medarbejderne skulle oprette de nye lånerprofiler, blanketterne skulle scannes og efterfølgende udleveres eller makuleres. En proces med en vis risiko for fejl.
Det handler lige så meget om at give en forbedret service til vores borgere. Med XFlow’s Børnelåner-løsning kan værgerne selv oprette en børnelåner. Den nye lånerprofil er oprettet inden for kort tid og kan bruges med det samme i bibliotekets selvbetjente åbningstid. Før integreringen skulle værgerne møde fysisk op i bibliotekets betjente åbningstid for at få oprettet en ny låner under 18 år.
– Trine Dahl, Systemansvarlig
Bedre borgerservice
Gevinsten ved XFlow’s Børnelåner-løsning er ikke kun den sparede medarbejdertid, fortæller Trine Dahl. ”Det handler lige så meget om at give en forbedret service til vores borgere. Med XFlow’s Børnelåner-løsning kan værgerne selv oprette en børnelåner. Den nye lånerprofil er oprettet inden for kort tid og kan bruges med det samme i bibliotekets selvbetjente åbningstid. Før integreringen skulle værgerne møde fysisk op i bibliotekets betjente åbningstid for at få oprettet en ny låner under 18 år”.
Børnelåner-løsningen er udviklet med hensyntagende til gældende lovgivning og understøtter GDPR-regler. Endvidere hjælper løsningen til at værge- og kontaktoplysninger på brugerne er korrekte og opdaterede. Med Børnelåner-løsningen kan værgerne nemlig også selv opdatere værge- og kontaktinformationer. Tidligere skulle opdatering af værge- og kontaktinformationer håndteres manuelt i bibliotekernes betjente åbningstid.
Så nemt er det i dag
Trine Dahl kommer med et eksempel på, hvornår Børnelåner-løsningen virkelig har sit værd:
”Når vi førhen skulle have en skoleklasse på besøg, skulle værgen have været forbi biblioteket inden for at få oprettet sine børn. Efter integreringen af Børnelåner-løsningen har vi (biblioteket) indgået et samarbejde med Skoleafdelingen. I forbindelse med skoleindskrivningen bliver værgerne opfordret til at oprette deres barn som bruger ved biblioteket via link til Børnelåner-løsningen.
Inden skolebesøget sender klasselæren besked med link ud til værgerne, hvor de bliver opfordret til at oprette deres barn.
På den måde minimerer vi antallet af børn, der ikke kan låne materialer i forbindelse med skolebesøget og vi får opdateret vores system med kontaktoplysninger på eksisterende låner.
Skulle det ske, at en værge ikke har fået oprettet sit barn inden besøget, kan værgen gøre det med det samme uden at skulle være fysisk til stede”.