VIA UNIVERSITY COLLEGE
VIA administrerer løn nemt og digitalt med XFlow
Professionshøjskolen VIA University College havde et stort antal blanketter i lønadministrationen, hvilket krævede manuel dokumentering i hånden. Derfor var der behov for en større digitalisering, der kunne fungere i samspil med det eksisterende lønsystem.
Nem registrering af ansatte
I dag har VIA University College med XFlow digitaliseret over 60 arbejdsgange inden for administrationen af løn, hvilket er en stor fordel for professionshøjskolens brug af ekstern arbejdskraft.
”XFlow er rigtig nemt at bruge og lægger sig godt op af statens lønsystem. Vi har mange eksterne medarbejdere, og det er supersmart, at de kan logge ind med deres NemID. Så har vi allerede de nødvendige informationer om dem, og der er sørget for overholdelse af GDPR,” siger Anja Mattich Tygesen, løn- og personalekonsulent på VIA University College.
“Vi har mange eksterne medarbejdere, og det er supersmart, at de kan logge ind med deres NemID. Så har vi allerede de nødvendige informationer, og der er sørget for overholdelse af GDPR.”
– Anja Mattich Tygesen, Løn- og personalekonsulent
Digitalisering skaber overblik og overskud
Med XFlow har de projektansvarlige hos VIA University College bygget en digital arbejdsgang, der har skåret flere unødvendige skridt af processen. Det har frigivet tid og ressourcer, der kan bruges på mere presserende opgaver.
”Vores timelønnede undervisere logger ind på blanketten, hvorefter vi har lavet et flow, hvor de skal indskrive timer og lektioner. Herefter skal de vælge en specifik person efter eget valg, som godkender og sætter kontering på, hvorefter blanketten sendes til os i HR. Vi tjekker den så igennem og starter den op til at kunne køre gennem vores lønsystem,” siger Anja Mattich Tygesen.
En af de største fordele ved XFlow er ifølge Anja Mattich Tygesen overblikket, der skabes over den samlede proces, der er bygget, og muligheden for at tildele forskellige ansvarsområder til specifikke brugere.
”Man kan altid se, hvor langt man er i processen, og i tilfælde af spørgsmål kan man hurtigt søge frem, hvor langt blanketten er i flowet. Vi bruger ofte funktionen med at tilknytte én bestemt medarbejder eller en medarbejdergruppe til enkelte opgaver, når vi bygger en ny arbejdsgang, hvilket gør flowet mere hurtigt og smidigt. Før kunne der ligge en bunke papirer ude på en uddannelse og afvente en lederunderskrift, men nu hvor vi har samlet alt i ét system, er det lettere at se, hvor blanketten er henne,” fortæller Anja Mattich Tygesen.
Erfaring leder til større ambitioner
Efter at medarbejderne er begyndt at føle sig kyndige i at bygge nye arbejdsgange, har VIA University College fået større ambitioner for brugen af XFlow. I skrivende stund er flere arbejdsgange i lønadministrationen i testfasen, og samtidig har flere afdelinger brugt løsningen til egne arbejdsgange. Det gælder blandt andet it-afdelingen, hvor bestillingen af simkort nu er digitaliseret.
”Vi er slet ikke færdige endnu. Jo mere vi bygger, jo mere kommer vi i tanke om nye ting, der kan gøres lettere, og nye flows, der kan afhjælpe forskellige arbejdsgange,” slutter Anja Mattich Tygesen.