Fanget i driften

Fanget af driften? Husk tid til udvikling

Kender du det, at din kalender er planlagt til mindste detalje – men så kommer der en mail, eller du får et opkald med en hasteopgave – og når du kommer hjem om aftenen, kan du sætte kryds ved 10 procent af opgaverne? Næste dag starter du derfor på hælene og skal ikke alene indhente gårsdagens opgaver, men også løse det, du skal nå i dag.

Det er svært at holde øje med markedstendenser hver dag, hvis du har næsen i opgaverne og kun arbejder med drift. Det er ligesom, når man på en mørk landevej kun kigger ned på striberne, men glemmer det lange lys, så man ikke kan se, om der kommer en kurve længere fremme.

Byd disruption velkommen

Udvikling af forretningen og refleksioner over det næste udviklingstrin er dog afgørende. Tag bare Kodak, Blockbuster og Nokia. De havde alle super produkter og beherskede markedet i årevis. Men af forskellige årsager fik de ikke tilpasset forretningen i tide og mistede førerpositionen.

Med digitalisering og disruption er det gået stærkt de seneste år – og det kommer kun til at gå stærkere. Start-ups og digitale netværk af flere tusinde udviklere vil udfordre på tværs af markeder. Det er derfor ikke et spørgsmål, OM etablerede industrier og virksomheder bliver udfordret. Men et spørgsmål om, HVOR i værdikæden, hvordan og hvornår disruption vil ske. Derfor handler det om at tænke proaktivt, hvis din forretning også skal eksistere i fremtiden.

Den rette balance

Men hvordan balancerer man mellem udvikling, drift og produktion? Det er der af gode grunde ikke en entydig opskrift på. Der findes masser af råd, som kan bidrage til at få dig og din virksomhed i den rigtige retning. Udfordringen er at efterleve dem! Du kender givetvis nogle af dem. Vi har udvalgt et par stykker af dem, som du måske kan bruge.

#1: Spredehagl eller missil?

Tager du ukritisk de kunder, som ringer til dig? Eller prøver du at segmentere i forhold til landsdel, branche eller andre parametre, så du er selektiv på, hvordan dit nysalg håndteres?

Er dit forretningskoncept opbygget, så du tilbyder den rigtige ydelse i den rigtige mængde? Eller kunne du med fordel skære noget fra?

Udarbejdelse af en fokuseret salgsstrategi og et gennemtænkt forretningskoncept er væsentligt i forhold til at sætte kursen for virksomhedens sejlads ud i fremtidens farvande.

#2: Haster eller vigtig?

Sociale medier, irrelevante mails, overspringshandlinger og hastesager er tidsrøvere, der tager tiden fra de vigtige opgaver, som du ikke får gjort, fordi der lige er en brand, der skal slukkes. Planlæg og strukturér derfor din dag, så du får prioriteret imellem hasteopgaver og vigtige opgaver.

Har du brug for mere hjælp til at styre din tid er et godt værktøj en tidsstyringsmatrice. Denne deler dine daglige gøremål og opgaver op i fire forskellige kvadranter ud fra haster/ikke haster og om de er vigtige/uvigtige.

TilMyVismablog

For at få succes med matricen kræver det naturligvis, at du er klar over, hvad der er vigtigt – både på kort og lang sigt.

#3: De rigtige kunder og koncepter

Er din forretning baseret på viden om, hvilke opgaver og kunder, der er lønsomme? Eller er det en formodning?

En god ide er at trække ABC-analyser på dine kunder og leverandører – både de tidligere og eksisterende. De kan give en kærkommen anledning til at gennemgå nuværende kontrakter og samarbejdsaftaler – enten med reforhandling eller opsigelse. Det kan vise sig at have større effekt på bundlinjen end at skaffe nye kunder.

Selvom nysalg er vigtigt, så kan dybdesalg til den eksisterende kundemasse også være en mulighed, som kan give hurtigere effekt. Undersøgelser viser nemlig, at det er op til fire gange dyrere at skaffe en ny kunde som at lave mersalg på en eksisterende!

Læs også: Få styr på din betalingsevne med et likviditetsbudget

#4: Sørg for at have de rette kompetencer om bord

Uanset om du driver en produktionsvirksomhed, videnvirksomhed eller servicevirksomhed har du behov for adgang til kompetent og kvalificeret arbejdskraft. People management delen er nemlig vigtig i forhold til at få frigjort tid som leder samt for at få så mange processer til at køre så smidigt som muligt – også uden indehaverens tilstedeværelse.

En ”mini-me” kan arbejde som din sekundant i forskellige driftsopgaver og dermed frigive din tid til udvikling.

Gratis guide til regnskabsafdelingen – hvem gør hvad og hvornår?

#5: Hav styr på pengestrømmene

Kapitalforvaltning og likviditetsstyring er et kritisk fokusområde i enhver virksomhed. Hvis man leverer til store kunder, kan man som leverandør ikke altid sætte sine egne betalingsfrister, men må acceptere det, som kunderne kræver. Aconto-fakturering kan måske være en mulighed, og så må man arbejde på at have korte betalingsfrister til øvrige kunder.

Uanset betalingsfrist har det stor betydning, at du har en fast procedure for, hvordan du får pengene i kassen. Bare for at give et eksempel:

Hvis en virksomhed omsætter for 10 mio. kr. om året, og 20 procent af disse konsekvent bliver betalt for sent, så svarer det til 160.000 kr. i manglende likviditet om måneden. Hvis blot halvdelen af dette beløb kommer hurtigere ind, behøver virksomheden ikke trække unødigt på kassekreditten svarende til måske 60-70.000 kr. om året.

Uanset om du skal vækste, investere eller udvikle, er der behov for kapital. Det kan derfor være værd at bruge tid og ressourcer på dine pengestrømme, herunder debitorstyring og inddrivelse.

Gratis test: Har din virksomhed styr på økonomi- og regnskabsopgaverne?

#6: Brug dit netværk

Selvom du synes, du har en god og veldrevet forretning, er det ingen skade at udfordre sig selv engang imellem. Og da man normalt står så tæt på maleriet, at man ikke kan se det store billede, men har fokus på de enkelte penselstrøg, så vil du opleve, at fremmede øjne, der ser på din virksomhed, ofte vil kunne udvikle og udfordre din forretning.

Samarbejde med en økonomisk rådgiver, revisor eller advokat – eller kolleger i en brancheforening – kan også give dig en 360 graders screening af forretningen – og herunder vise, om der er teknologier eller andre aktører, som kan bistå eller helt overtage dele af virksomhedens arbejdsprocesser.

Undgå disruption: Sæt i gang nu

  • Sæt tid af til udvikling og research af markedet
  • Gentænk din forretning – og hvordan du kan lave gensalg på dit produkt år for år – det gælder både, selvom du leverer service, it, håndværk mv.
  • Fokusér på din kerneforretning – tænk på, hvad der gør den unik – og om der er noget, du kan lade andre løse f.eks. administration, økonomi eller andet.
  • Screen hvor glade dine kunder er for dine ydelser gennem kundetilfredshedsundersøgelse og agér ud fra resultaterne
  • Har du et højt medarbejderfrafald, bør du overveje din ledelsesstil
  • Jo bedre overblik over økonomien jo bedre muligheder i banken – få regnskabsfunktion eller revisor til at gennemgå, om der er et mønster i de kunder, som er langsomme betalere – og kan du lægge en plan for at få dem hurtigere ind?
  • Benyt dig af de gratis rådgivningsværktøjer f.eks. Væksthusene, ADVODANs juratjek, Vismas økonomitjek og indspark fra medarbejderne. Det koster ikke noget.
  • Optimer organisationen – sidder der nogen, der godt kunne bruges til andre ting?

Frigør tid til udvikling. F.eks. en halv dag om ugen – evt. sammen med eksterne rådgivere, hvor der tænkes og drøftes over udviklingsmuligheder.

Brug for hjælp?

MyVisma er den eksterne og moderne afdeling for din virksomheds regnskab. Vi bogfører dine bilag, vi betaler dine fakturaer og vi afstemmer regnskabet. Vi tager os af hele dit regnskab, og du får overblik og kontrol. I online portalen har du konstant overblik over dine nøgletal og økonomi, så du kan træffe hurtigere og bedre strategiske beslutninger. Læs mere om MyVisma her

Semir Sirbubalo er leder og erfaren økonomikonsulent i Visma Services Danmark A/S. Semir bistår virksomheder med implementering af nye ERP-systemer, rådgivning og effektivisering af forretningsgange inden for regnskabsfunktionen. Siden december 2016 arbejder Semir i Azets som leder og økonomikonsulent.