Driftsbudget

Optimér forretningen med et driftsbudget

Hvordan lægger man et driftsbudget? Kan man lægge det selv? Og er der noget, man skal være særlig opmærksom på?

Disse spørgsmål er der mange virksomhedsejere, der stiller sig selv. Vi giver dig her et overblik over, hvad et driftsbudget er, og hvordan du kan bruge det til at optimere din forretning. Du kan også læse, hvordan du lægger et driftsbudget, og hvad du skal være særligt opmærksom på.

Regnskab og budget – hvad er forskellen?

I modsætning til et regnskab, som er en oversigt over en virksomheds bagudrettede økonomiske aktiviteter, handler et budget om fremtiden. Et budget er et kvalificeret gæt på, hvordan virksomhedens økonomiske udvikling vil forme sig indenfor en given, fremtidig periode. Det dækker for eksempel forventede omkostninger, salg og investeringer.

Lægger du et budget, får du altså overblik over, hvordan du forventer at økonomien vil se ud, og kan derfor planlægge dine aktiviteter og ressourcer ud fra dette. En forskudsopgørelse fra SKAT er et godt eksempel på et budget for fremtidige økonomiske forhold for en person.

Hvad er et driftsbudget?

Et driftsbudget er ét af de mest grundlæggende budgetter, man opererer med. Det viser en bedømmelse af virksomhedens forventede indtægter og omkostninger ekskl. for en given, fremtidig periode. Driftsbudgettet afspejler de samme tal som et regnskab, blot er det fremadrettet. I et driftsbudget vil du derfor kunne se et estimat af, hvordan din resultatopgørelse vil se ud ved årets afslutning.

Det kan enten lægges på basis af hele virksomhedens foregående regnskabsår, for en enkelt afdeling af virksomheden, eller for et enkelt projekt.

I modsætning til et likviditetsbudget, viser driftsbudgettet alle indtægter og udgifter ekskl. moms. Og ALLE indtægter og udgifter er inkluderet – både finansieringsomkostninger, renter, afskrivninger og fakturaer, der endnu ikke er betalt.

Læs også: Få styr på din betalingsevne med et likviditetsbudget

Hvorfor bør man lægge et driftsbudget?

Mange mindre virksomheder fravælger budgettering – ofte på grund af manglende tid, ressourcer og kompetencer. Der er dog mange fordele, hvis man tager sig tiden til det. Et driftsbudget er selvfølgelig ingen krystalkugle, som spår om fremtiden for virksomhedens økonomi. Til gengæld er det et effektivt styringsredskab, der kan give solidt overblik og gøre det muligt at træffe beslutninger på et kvalificeret grundlag.

Sådan bruger du driftsbudgettet

Et driftsbudget kan vise dig både faresignaler, du kan rette op på og optimeringspotentialer, som du kan udnytte til at gøre din forretning mere lønsom. Du kan f.eks. bruge driftsbudgettet til at tilpasse din virksomhedsstruktur eller produktmix til ændringer i indtægter, omkostninger og markedsbetingelser.

Kan jeg selv lægge mit driftsbudget?

Man kan naturligvis hvad man vil – men det betyder ikke altid, at man bør gøre det. Og når det drejer sig om komplicerede regnestykker som de, der er indeholdt i et driftsbudget, kan det kun anbefales at få hjælp fra din revisor eller økonomiske rådgiver.

Der er mange tal, der skal holdes styr på, og det er nemt at glemme småudgifter i budgettet – især hvis de bare trækkes automatisk eller ikke betales hver måned. Et trænet øje, som en økonomisk konsulent eller en revisor, ved præcis hvilke ting, en virksomhed som regel har udgifter til, og kan derfor hurtigt få øje på eventuelle fejl eller forglemmelser.

Gratis guide til regnskabsafdelingen – hvem gør hvad og hvornår?

Hvordan lægger man et driftsbudget?

For at lægge et realistisk driftsbudget, skal du først danne dig et overblik over det kommende års omsætning på månedsbasis – ekskl. moms. Fra dette skal du trække alle de variable omkostninger, altså de omkostninger, der varierer alt efter, hvor meget du omsætter. Variable omkostninger omfatter bl.a. vareforbrug, emballage og transport.

Når du har dette beløb, vil du have dit dækningsbidrag. Dækningsbidraget skal dække alle dine faste omkostninger, finansielle poster og eventuelle afskrivninger. Mens dét, der bliver tilbage, repræsenterer virksomhedens overskud. Kan beløbet ikke dække omkostningerne, vil virksomheden derfor have underskud.

Husk alle de faste omkostninger

De faste omkostninger – også kaldet kapacitetsomkostninger – skal dernæst trækkes fra dækningsbidraget. De faste omkostninger dækker alt fra forsikringer, husleje, hosting af website, kontorartikler, markedsføring, funktionærlønninger og telefonregninger. Det er derfor rigtig nemt at komme til at glemme en udgift – især hvis den ikke betales på månedsbasis.

Har du optaget lån i virksomheden, har du en kassekredit eller har du købt noget på afbetaling, skal du også fratrække renteudgifterne af disse i budgettet. Afskrivninger skal også inkluderes i budgettet, da de repræsenterer en forventet værdiforringelse af udstyr, maskiner eller anlæg.

Resultatet af alle disse mellemregninger repræsenterer virksomhedens forventede over- eller underskud.

Objektivitet i budgettet

Det kan være svært at forholde sig 100% objektivt til sin egen virksomhed. Er man ejerleder, vil man selvfølgelig gerne have, at det går ens virksomhed godt. Derfor kan man nemt komme til at være en smule for optimistisk, når man skal estimere den kommende periodes indtjeninger.

Optimismen kan også nemt skinne igennem, når man skal budgettere udgifter – man forestiller sig måske, at man kan spare lidt på materialer eller timer på en opgave, for at holde udgifterne nede. Det kan være risikabelt, og du kan få dig en slem overraskelse, hvis du har været for optimistisk. En uvildig rådgiver har erfaringen og kompetencerne til at udregne, hvorvidt dine estimater er realistiske – eller optimistiske.

Brug for hjælp?

MyVisma er den eksterne og moderne afdeling for din virksomheds regnskab. Vi bogfører dine bilag, vi betaler dine fakturaer og vi afstemmer regnskabet. Vi tager os af hele dit regnskab, og du får overblik og kontrol. I online portalen har du konstant overblik over dine nøgletal og økonomi, så du kan træffe hurtigere og bedre strategiske beslutninger. Læs mere om MyVisma her

Gratis test: Har din virksomhed styr på økonomi- og regnskabsopgaverne?

Semir Sirbubalo er leder og erfaren økonomikonsulent i Visma Services Danmark A/S. Semir bistår virksomheder med implementering af nye ERP-systemer, rådgivning og effektivisering af forretningsgange inden for regnskabsfunktionen. Siden december 2016 arbejder Semir i Azets som leder og økonomikonsulent.