Sker det i en mundtlig aftale, kan det være svært at bevise, hvad der blev sagt i telefonen for en uge siden og dermed nå til enighed. Det kan i sidste ende resultere i nogle ret uheldige diskussioner med kunder, samarbejdspartnere og medarbejdere.
Er der omvendt lavet en skriftlig aftale, står det sort på hvidt, hvad aftalen indeholder. Det fjerner ikke risikoen for tvivlspørgsmål, men det kan reducere den markant. Hvis aftalen også bliver underskrevet, er det et tydeligt bevis på, at begge parter har accepteret aftalen.
I en travl hverdag er det bare ikke altid, man når at få lavet og underskrevet en skriftlig aftale. Især ikke ved de mindre aftaler, fordi besværet med at skrive og sende kontrakten frem og tilbage ikke altid står mål med aftalens indhold.
I dette blogindlæg får du en liste med fire vigtige dokumenter, du skal sørge for at få en underskrift på – enten med kuglepen eller digitalt med for eksempel Visma Addo digital underskrift.
Her skal du sørge for at få en underskrift
- Tilbud til kunderne
- Leverandør- og samarbejdsaftaler
- Revisionspapirer
- Ansættelseskontrakter
På nogle er underskriften et krav, mens det på andre blot er en god ide.
1) Tilbud til kunderne
En klar skriftlig aftale minimerer risikoen for misforståelser. Arbejdsopgaverne er klart defineret. Og I er blevet enige om en pris. Tilsammen giver det de bedste forudsætninger for, at både du og kunden bliver tilfreds.
Skulle der alligevel opstå tvivl om aftalen, står du rigtig stærkt, hvis kunden har underskrevet tilbuddet. Det er dit klokkeklare bevis for, at kunden har accepteret de opgaver og den pris, der står i tilbuddet. Det er svært at argumentere imod.
2) Leverandør- og samarbejdsaftaler
De samme fordele ved et underskrevet tilbud gælder også, når det er din virksomhed, der er kunden. Der er enighed om, hvad der skal leveres og til hvilken pris.
I aftalen bør der også stå, hvad der sker, hvis ikke leverancen overholdes. Får du en kompensation? Bliver varerne sendt med ekspresbud? Eller noget helt tredje? Både af hensyn til din virksomheds økonomi, men også for at sikre din virksomhed mod et dårligt ry pga. en uheldig underleverandør.
3) Revisionspapirer
En tilbagevendende administrativ opgave er årsregnskabet og ledelsespåtegningen, der følger med. Årsregnskabet skal underskrives af revisoren og ledelsespåtegningen skal underskrives af ledelsen. Her er underskrifterne ganske enkelt et krav, og de skal sættes hvert år.
4) Ansættelseskontrakter
Teknisk set behøver en ansættelseskontrakt ikke en underskrift for at være gyldig. Det er dog efterhånden blevet normen, at arbejdsgiver og arbejdstager begge underskriver medarbejderens ansættelseskontrakt.
Ved helt korte ansættelser, freelance- eller konsulentaftaler er der ikke nødvendigvis krav om en ansættelseskontrakt, men det kan stadig være en rigtig god ide. Det er et tydeligt bevis på, at begge parter har accepteret de arbejdsopgaver, der skal løses, og ikke mindst under hvilke forhold.
Det var fire vigtige dokumenter, som alle virksomheder bør få underskrevet – både for sin egen, kundernes og samarbejdspartnernes skyld. Alt efter din virksomheds produkter, branche og størrelse er der sikkert flere vigtige dokumenter, du også skal huske at få en underskrift på.
Det kan både klares med den klassiske pen og papir, eller du kan prøve Visma Addo, der nemt og hurtigt sikrer en digital underskrift. Vi giver de 10 første underskrifter gratis, så du selv kan teste om det er noget for dig.
