Procesmodellering – før loven!

Jeg havde den fantastisk glæde at høre en super bemærkning hos en kunde forleden. Vi havde lige gennemgået konsekvenserne af kundens eget lovforslag gennem  procesmodelleringer lavet i BPMN for kunden. Og dette var en rigtig god oplevelse – vi havde fundet gode løsninger på deres velskrevede lovforslag, men havde også afdækket få mangler og uhensigtsmæssigheder. Så det var en win – win situation. Men så faldt bemærkningen:
“Vi laver aldrig mere et lovforslag uden at lave procesmodelleringen først!”

Så bliver man jo lidt blød inden i! Det er dæleme godt og tilfredsstillende, når ens arbejde kan bruges til noget og endda måske har en inspirerende effekt for de involverede personer. Som Gary Doucet (Chief Architect for the Government of Canada fra 2003 til 2010) også engang sagde til mig under et af hans besøg i København. Det var noget i retningen af, at han opfattede det som en stor success, når forretningen (ministerier og sådant) tog hans værktøjer fra it-projekternes analysearbejde i brug i deres eget arbejde.

Procesmodellering i BPMN

Nu er procesmodellering også en virkelig gavnlig aktivitet, når man skal have styr på ændringer i arbejdet og i it-understøttelsen af dette. Det er så givende grafisk at kunne overskue nye initiativer og deres konsekvenser. Det gør det muligt at diskutere kvalificeret – også med ikke it-folk. Og ligeså vigtigt er det derigennem kommunikérbart til leverandørerne af it-understøttelsen. Procesmodellering danner altså bro mellem it-og forretningen. Det er jo nok også derfor daværende it- og telestyrelse i 2009 placerede procesmodellering med BPMN som nummer ét af de 15 skarpe til digitalisering af Danmark.

BPMN betyder Business Process Modelling Notation og er én af flere mulige måder at tegne forretningsprocesser på. Én af årsagerne til at BPMN er godt til dette, er nok notationens enkelhed. Med få forklaringer kan alle være med. Her er den ene slide, jeg bruger til at introducere mit foretrukne udvalg af notationen.

BPMN notation

Så man kan vise: Hvem (svømmebaner), der gør hvad (kasser), i hvilken rækkefølge (pilene), som følge af hvilke hændelser (cirklerne). Og hvis der foretages et valg (rompe) undervejs, kan vi også illustrere dette! Og vi ved, hvornår det hele starter og stopper.

Og det er alt, hvad der behøves! Processer i enkel og overskuelig streg. Jeg har mange gange fået en heftig og udbytterig diskussion igang med kunder fra forretningen indenfor de første 3 minutter af et møde. Bare ved at placere deres arbejde forståeligt oppe på tavlen. Er det sådan samspillet mellem dig og it-systemet skal foregå? Er det denne beslutningsgang, du mener? Hvem gør hvad, hos jer?
Her er én af modelleringerne fra førstnævnte møde, dog forenklet og anonymiseret:

Modellering

Procesmodellering først – for så forstår vi, før vi handler – og vi kan bestille det rigtige hos leverandøren eller Folketinget 😉

Finn Uldum is working as a combined chief technology and knowledge officer in Visma Consulting A/S. With a broad background from years of work in almost all roles within software development, he is also advising customers on architectural issues. Typically he is working very closely with our projects and customers, both setting a technological direction and capitalizing on the high knowledge levels of his colleagues.