Pipeline management – det forudsigelige salg

Meningerne om hvad du bør registrere i din pipeline er cirka lige så mange som der er salgschefer. Min Top 5 er ikke nødvendigvis bedre end din personlige top fem. Det data du skal bruge i din virksomhed, afhænger 100% af den salgsproces salgsafdelingen arbejder efter, kombineret med egenskaberne fra det produkt eller den løsning du sælger. Men uanset din salgsproces er der nogle typer af data, der er stærkere at have med end andre. Her får du min personlige Top 5, taget ud fra et gennemsnit af de salgsprocesser jeg selv har været med til at søsætte.

Entiteten i Microsoft CRM du bruger til pipeline management hedder ”Sales Opportunity” eller ”Salgsmulighed” på Dansk (hvilket jeg bruger fremadrettet). Salgsmuligheden skal indeholde de data du ønsker at måle på – altså kun de data du aktivt vil bruge til noget. ”Nice to have” bør holdes langt væk, de forvirrer sælgerne og de forvirrer forretningsanalyser og de frustrerer ledelsen. Få dem væk!

# 1 – Værdien af dine salgsmuligheder

Værdien af din salgsmulighed er en af de absolut vigtigste faktorer. Du registrerer værdien af din salgsmulighed, der giver mening for din forretning. Hvis du sælger løbende ydelser (f.eks. abonnementer), bør du inkorporerer dette i din salgsproces. Eventuelt have en salgsmulighed pr. kvartal således at dine sælgere sikrer løbende opfølgning. Hvis du sælger produkter kan du måske nøjes med en samlet sum. Dette bør du være grundig med at få udfærdiget optimalt for din forretning.

# 2 – Forventet lukke/godkendelsesdato

Lyder nemt, kan være død svært. Skal lukkedato sættes når beslutningstager godkender købet? Når regningen betales? Når servicen igangsættes? Ja, det skal igen designes efter din salgsproces. Og her er det ikke nok kun at se på salgsafdelingen. Hvordan du bruger datoen eller kombinationen af flere datoer afhænger af din forretning, men med i dine overvejelser bør du have:

  • Bonusordning – hvordan og hvornår udbetales bonus?
  • Hvornår indtægtsføres salget i regnskabet?
  • Eventuel produktion, udgifter, tid og leverance.
  • Eventuelle servicebelastninger

Denne datotype bliver altid undervurderet. Det er en af de vigtigste discipliner at få styr på hvis du vil have en retvisende pipeline – og forudse dine fremtidige salg.

Alene med disse to typer data, bør du til enhver tid kunne have et live overblik, der ser nogen lunde således ud

Pipeline

 #3 – Procesbestemt sandsynlighed for vundet salgsmulighed (vægtet pipline (%))

Det er ikke alle sælgere der er lige dygtige til at vurdere hvor stor en sandsynlighed en salgsmulighed har for at lukke. Derfor er det som udgangspunkt en fordel at opsætte nogle mål for en salgsmulighed i form af en proces, hvor hver aktivitet tilføjer x-procent til sandsynligheden for at salget lukkes. Det kan være registreret møde (+5%), afholdt møde (+20%), fremsendt tilbud (+30%), telefonopkald (+10%), mails (+5%), kampagneaktiviteter (+15%) og meget mere. Det er din salgsproces der skal være med til at beslutte dette.

En procesbestemt sandsynlighedsvurdering af dine salgsmuligheder kan f.eks. give dig en pipelinerapport over tid der ser således ud, hvor grøn er et stensikkert salg, gul har 80% sandsynlighed for at lukke og rød har en sandsynlighed for at lukke på 40%.

VgtetPipeline

 

#4 – Gut feeling

Mange salgsafdelinger arbejder med en ”gut feeling” procentsats som sælgeren selv fastsætter. At arbejde med denne sats alene kan godt være risikabelt, da den giver mulighed for at nedprioritere salgsmulighederne med en dårlig gut feeling, ved at rate dem dårligt. Hvis en stor salgsmulighed er i spil, men sælgeren ikke mener den kan vindes er det oplagt at rate den dårligt, hvilket vil fjerne fokus fra salgsmuligheden – hvis man alene kigger på denne sats. Som salgschef bør du hjælpe dine sælgere. Hvis man, i sin pipeline-rapport tager højde for gut feeling-satsen OG den procesbestemte sandsynlighed, kan man tage et gennemsnit af de to tal og lade det gennemsnit vægte sin pipeline. Det giver en mere korrekt vægtet pipeline, gør det svært at fjerne fokus fra værdifulde salgsmuligheder, samt nemmere at forudsige fremtidige salg.

Et eksempel:

Vi har en salgsmulighed med lukkedato 31/9 – 2015.
Salgsmuligheden er værdisat til kr. 1.000.000.
Der er afholdt to møder og fremsendt tilbud, hvilket placerer salgsmuligheden i salgsfase 3, som vi har værdisat til 70 %.
Sælger har en dårlig gut feeling og sætter satsen til 10%.
I en vægtet pipeline bliver denne salgsmulighed altså værdisat til 40% af beløbet. 400.000kr

Det kan lyde som en dårligt vægtet pipeline. Men hvis man har 100 salgsmuligheder liggende i en vægtet pipeline vil din salgs-pipeline statistisk set holde vand. Nogen vil gå tabt, andre vil vindes og dermed udligne det ubekendte.

GutFeeling

 # 5 – Next step

Der skal altid være én åben aktivitet på en salgsmulighed, der beskriver next step. Den sikreste vej til at tabe en slagsmulighed, er at glemme at følge op. Manglende åbne aktiviteter på åbne salgsmuligheder kan man nemt danne sig et overblik over, så det er et glimrende parameter at måle på.

Hvis du har nogle input eller kommentarer til mit indlæg er de hjertens velkommen.

Som altid! Med et ønske om en succesfuld CRM implementering!

Kasper Trondhjem Møltov is an experienced CRM professional with more than 15 years of experience. He has been covering roles as both a CRM administrator on a major CRM solution and as a Business process consultant.